在宅勤務者や拠点間のコミュニケーションツールとしてチャットワークを導入

まずは、チャットツールを使おうと思ったきっかけを教えていただけますか。

青木:弊社は大阪に本社があり、東京にも営業所があります。それら拠点間のコミュニケーションを円滑にしたいという課題がありました。特に営業マンは外出が多く、なかなか社内におりません。

山田:もう一つ、弊社は女性社員比率が5割を超えており、さらにその中でも子育て中の社員は日によって在宅勤務をすることがあります。そうした事情から、手軽にコミュニケーションがとれるツールが必要であると考えていました。

それまでは他社のコミュニケーションツールを使っていたのでしょうか。

青木:Facebookメッセンジャーを使っていましたね。ただ、Facebookグループを作ると、さらにその中で会話グループを分けることができないんです。また、メッセージを後からさかのぼって検索することもできず、もっと使い勝手のいいツールを探していました。そこで出会ったのがチャットワークだったのです。

山田:チャットワークはグループチャットがたくさん作れるのがよかったですね。今では全社で導入し、140ほどのグループチャットでやりとりしています。

140ですか! それはたしかにFacebookグループでは難しいですね。どういったやりとりをしているのでしょうか。
同社の青木様(左)、取締役 管理担当役員の山田様(右)にお話を伺った。

OfferBoxとチャットワークを連携させてあらゆる通知を一元化

山田:弊社では新卒版ダイレクトリクルーティングサービスOfferBoxを運営しており、学歴だけでなく個人の経験やコンピテンシーを重視した採用活動を企業に啓蒙しています。このOfferBoxとチャットワークを連携させ、企業や学生からの問い合わせを一元管理しています。

青木:具体的には、たとえば新規ユーザーが登録されたり、問い合わせのメッセージが届いたりした場合に、通知がチャットワークのグループチャットに流れてくるようにしています。

チャットワークから直接返信できるのですか。

青木:いえ、あくまで通知だけです。

山田:OfferBoxを使っていただいている企業からお問い合わせいただいて、弊社のサポートメンバーとやりとりをした場合は、企業からのお問い合わせメッセージのみをチャットワークに自動で流しています。チャットワークならサポートメンバー以外も閲覧できますから、営業マンも企業からの要望や疑問を把握できるのです。

SalesforceやMarketoとの連携で営業活動を効率化

たしかにサポートでのやりとりを後から手入力で共有するよりも早いですね。

青木:他にはSalesforceやMarketoなどとも連携しています。Salesforceは何か新規の登録があった場合にグループチャットに通知しており、Marketoではスコアがある程度の点数に達すると通知がくるのです。

山田:営業部の訪問カレンダーをGoogleカレンダーで管理していますが、そちらとも連携していて、週の頭には情報が入ってきます。

青木:システム監視ツールのSentryとも連携させています。アプリケーションのエラーが発生したときにグループチャットに情報が入ってくるようになっています。

コミュニケーション量が増え、意思決定プロセスが2倍高速化

チャットワーク導入時の懸念点などはありましたか。

青木:ITが苦手なメンバーでも使いこなせるかどうかが心配でした。

山田:ただ、導入してみると特に操作が難しいなどの話は聞こえてこなかったので、大丈夫だったんだなと。最初は参加するグループの数を絞って、慣れたら増やしていくといった方法で教えています。

チャットワークを使ってみて、よかった点を教えてください。

山田:メール特有の「○○さん、お疲れ様です。□□です。」みたいなやりとりが少なく、コミュニケーションがとにかく早くなりましたね。

青木:体感で2倍くらいの効率化が図れたと思います。何しろ、チャットワークは立ち上げっぱなしにしていますから。

山田:特に承認のプロセスが早くなりました。「これやっていいですか」といった確認がいつでもチャットワークでできるので、移動中でも上司が承認できるのです。とにかく意思決定が早くなったと感じていますね。

青木:コミュニケーションという面でいうと、絵文字(エモーティコン)が思った以上にコミュニケーションを円滑にしてくれている気がします。今までビジネスのメールやメッセージルールでは絵文字を使ってこなかったのですが、いざ使ってみると雰囲気が柔らかくなっていいですね。

山田:ちょっとした返事なら、絵文字だけでレスポンスすることもありますね。社内でのやりとりならそれで全然いいんじゃないでしょうか。

社内で立ち話している感覚でコミュニケーションがとれる

チャットワークを使う上での運用ルールはありますか。

青木:特にルールは設けず自由に使っていますね。

山田:そうですね。グループチャットの命名ルールなどもありませんし。

これからチャットワークを使おうと思っている企業へメッセージをお願いします。

青木:メールの場合、それなりに文章を組み立てる必要がありましたが、チャットワークは文字通りチャットなので、社内で立ち話している感覚でコミュニケーションがとれます。

山田:チャットワーク導入前は、もしかするとチャットばかりになってリアルのコミュニケーションが薄れるのでは......と思っていたのですが、そんなことはありませんでした。チャットしつつ、きちんとリアルでもコミュニケーションできているので、その心配はありませんよ。