スタッフ間コミュニケーションを改善するためにチャットを導入

チャットワークを導入することになった経緯を教えてください。

堀江:いままで、社内の連絡は電話、メール、紙による回覧がほとんどでした。電話は携帯ではなく内線なので、いなかったりして連絡がつかないこともあります。連絡がとれても電話だと1対1 のやり取りなので、当事者以外には伝わらず言った言わないの水掛け論になることも多かったのです。

鈴木:スパリゾートハワイアンズで働くスタッフ全てのコミュニケーションをより活発にするソリューションが無いかと検討を進める中で「リアルタイム性が高く、それでいて多人数でコミュニケーションできるツール」はないかということで、チャットワークの導入に行き着いたのです。

スパリゾートハワイアンズでは、毎日フラダンスショーやファイヤーナイフダンスショーが開催され、来場者を魅了している。
チャットツールは様々あると思いますが、チャットワークを選んだ決め手は何でしょうか。

鈴木:UIが日本語であることと、既読がつかないことです。読んだかどうかがわかってしまうと、「読んだのになぜ返事してくれないんだ」のような諍いが起きたりして、いわゆる既読疲れになってしまうのではないかと懸念しました。既読機能がほしいという企業もいらっしゃると思いますが、弊社としてはない方がいいと判断しました。

商品販売グループ マネージャー 阿部大康様(左)、システム推進室 室長 堀江文彦様(中央)。

「コミュニケーション改善プラン」の中でチャットワークを提案

チャットワーク導入時に懸念していた点はありますか。

鈴木:弊社従業員は平均年齢が40代と高めなので、チャットに馴染みがなく、導入しても使用頻度が低かったり、使用する人物が偏ったりするのでは......という懸念がありました。しかし、実際に導入してみるとまったく問題ありませんでしたね。

社内への導入はどのように進んでいったのですか。

鈴木:スパリゾートハワイアンズ内で、どのようなコミュニケーション上の問題があるのかをまとめた「コミュニケーション改善プラン」の中で、問題の解決策としてチャットワークを社内に提案したのが始まりです。

堀江:弊社の経営幹部はITに対して理解があるので、すぐ情報共有不足や情報の周知の遅さを解決するためにITツールを導入してみよう、という話になり試験的導入が決まりました。

鈴木:試験導入後のアンケートでは、「チャットを導入したことで、コミュニケーション改善に大いに改善があった」、「各部門での動きや予定の把握が、従来の紙の回覧に比べてスピードアップした」、「部門内での上下の情報共有、部門を跨ぐ横櫛の情報共有、全社での情報共有が格段に良くなった」といった回答が多くあり、本格的に導入することになったのです。

阿部:商品販売グループでも、「情報共有のスピードが上がった」という声が現場からありましたね。

鈴木様が作成したコミュニケーション改善プラン。

各部署や案件ごとにグループを作成して情報共有

普段はどのようなやり取りにご利用いただいているのでしょうか。

堀江:チャットワークを使っているのは現在、155名。全メンバー参加のグループ「緊急一斉通知」、「SRH内連絡」「SRH内連絡手配」「SRH内連絡営業」を設けて、緊急連絡や報知事項の共有をおこなっています。また、各部署や案件ごとのグループを作成し、特定のメンバー間で情報共有しています。他にも「社内知恵袋」というグループがあり、わからないことを全体に向けて質問できるグループとして使っています。

鈴木:他にも社長の井上が数日に1回くらいのペースで日々感じたことなどを書く「社長雑感コーナー」グループもあります。

堀江:弊社はISO9001を取得しているので、品質報告をする必要があります。今までは紙で提出していたのですが、現在は電子化することで情報を一元化することができました。

チャットワークのアカウントを付与されたメンバーに配布する「チャットワーク利用手引き」。全メンバーが入るグループは、手引きの中でも一覧で掲載している。

新商品情報をチャットで共有。スタッフのモチベーションも向上

現場のスタッフの方はどのように使っていらっしゃるのでしょうか。

阿部:たとえば、私が所属する商品販売グループでは、お土産売り場の商品の陳列をスタッフがiPod Touchで撮影し、チャットワークに共有しています。スパリゾートハワイアンズでは年間2,000個もの新商品が入るのですが、これまではどんな商品が入ったかを全員に共有する手段がなかったんですね。

堀江:それだけ数があると、新商品が入るたびにメールを全員に送るのは気が引けますよね。受け手側にしても迷惑でしょうし。

阿部:チャットワークなら、最初からそのためのグループを作成しておけばいいので、気軽に情報を流すことができるのです。また、iPod Touchと組み合わせることで、ワークフローが短縮できたのもよかったですね。今までならデジカメで撮影してPCに取り込んで......とかなりの負担でしたから。

その結果、スタッフのモチベーションが大きく向上しました。仕入れもスタッフがおこなっているので、自分たちが仕入れた商品を他の部署の人に知ってもらえるのはやはり嬉しいものなのです。

また、最近の取り組みとしては、普段の生活で見たり体験したりした他社情報についてもチャットワークで共有しています。今後の商品開発に生かせるのではと期待しています。チャットワーク導入前は、他社情報を共有する手段自体がありませんでしたね。

個人的にはマイチャットも重宝しています。会議の資料なんかは今まで紙で持ち歩いていたのですが、データにしてマイチャットにアップしておけばいいので非常に便利です。

堀江:他にも、7月下旬にオープン予定の新施設 BIG☆ALOHA(日本一の長さと高低差を誇るボディスライダー)に関するグループチャットがあり、新施設オープンに向けた準備情報の共有などをおこなっています。

(左)新商品は、チャットワーク上で共有。/(中央)高低差、長さ日本一のボディスライダー『BIG☆ALOHA』など新施設の設営など、常に新しいことに取り組む同社。/(右)同社内の女子会で考えた女子会用ふりかけ『ふりガール』など、年間で2000もの新商品を扱っている。

地震時に実感したチャットワークの効果

ちなみに「緊急一斉通知」グループではどのような情報を共有するのでしょうか。

鈴木:天災など緊急事態が起きた際の情報共有ですね。たとえば大きな出来事としては、2016年11月の地震があります。

阿部:地震が起きたのは朝6時くらいで、すぐに私が「緊急一斉通知」グループに書き込み、各セクションからも状況が続々と書きこまれました。ホテルや売り場などの状況はどうなのか、フラガールショーの開催は問題ないか、交通情報はどうなっているのかといった内容です。

鈴木:弊社は都内より宿泊者様用のシャトルバスを出しているので、交通情報も重要なのです。

堀江:緊急一斉通知グループには東京にいる広報の人間も参加しています。各部署から報告される内容を確認して、彼らがSNSなどに最新情報をアップしていくのです。

鈴木:もしチャットワークがなければ、連絡は電話が主になっていたでしょう。それでは先ほど言った通り、1対1のやり取りになってしまって、全員が事態を把握しづらいですし、そもそも地震時には電話はつながりにくくなります。

阿部:チャットワークのおかげで、地震発生から2時間ほどで情報を全部署が把握することができました。情報のスピード、速度、範囲、すべてが圧倒的に広がったことを実感した出来事でした。

地震時に活躍したチャットワーク。

メールの量が激減。安心して休日休めるようになった

チャットワークを導入してよかった点を教えてください。

阿部:私自身は1日100件以上あったメールの量が、3分の1くらいになったと感じています。おかげで情報が抜け落ちることもなくなりました。

堀江:グループごとにテーマが分かれているので、話の流れがわかりやすいですよね。

阿部:もう一つ、安心して休日に休めるようになりました(笑)。

堀江:たしかに、その通りですね。残業時間を抑制しようとか、休日日数を増やしましょうという動きが弊社でもあるのですが、そうなるとスタッフ間のコミュニケーションが減ってしまいます。チャットワークはそこを補うことができますね。

阿部:スパリゾートハワイアンズは24時間稼働していますから、スタッフはシフト制で休日もバラバラです。さらに現場の状況は刻一刻と変わっていくため、3日も休むともう状況を把握できません。しかし、チャットワークがあればいつもどこにいても現場のことがわかるので安心できます。チャットワークのおかげで休み明け、情報をキャッチアップするまでの時間が短くなりました。

鈴木:出張もやりやすくなりましたよね。今までは現場にいないとできなかった判断が遠隔地からでもできるので。

レジャー施設やホテル業には特に薦めたい

そういう意味ではスパリゾートハワイアンズのようなレジャー施設やホテルなど、シフト制で24時間体制の現場に、非同期型のコミュニケーションツールであるチャットワークは向いているのかもしれませんね。

鈴木:本当にそうだと思いますね。チャットワークの導入を検討されている企業は、案ずるより産むが易しということで、まずやってみることをおすすめしますよ。無料版もありますし、向いていなかったらやめればいいんですから。

堀江:うちもダメだったらやめようと言っていたのですが、逆に欠かせないツールになりましたね(笑)。