雇用における各分野で、人と企業を結び付けるプロフェッショナル

貴社は、新卒、中途、パート、アルバイトに至るまで非常に幅広いサービスをされていると聞いています。

古川 : ネオキャリアは、関連子会社を含めれば、人材に関わる事業と呼べるもので扱っていないサービスを挙げた方が早いほど幅広い分野をカバーしています。 人材に関する悩みがあれば、ほとんどのことを当社で対応できるのが強みです。

私が担当しているのは採用インテグレーションサービスといい、新卒採用支援をおこなう部署です。新卒の募集や面接は毎年一定のスケジュールでイベントが発生しますが、どこに広告を出し、どのような説明会をするかといった細かい部分までサポートさせていただいております。

ビジネスの現場にマッチしたコミュニケーションツールを模索

これまでのビジネスコミュニケーションで改善したかった点はありましたか?

古川 : 最初は社内間のやりとりにGmailを利用していました。しかし、会社から支給されているモバイル端末はガラケーだったので、外にいる営業メンバーがGmailを受け取れないという問題があったのです。

お客様の要望にお答えするためには、部署内でのリアルタイムなコミュニケーションが必須となります。しかし、環境が整っていなかったため、自然発生したのがLINEを使ったコミュニケーションでした。

誰でも使えてなおかつ高いセキュリティが保てるコミュニケーションツールを探していたと語る古川様。
LINEをどのように業務に活用していたのですか?

古川 : ここ数年、プライベートで幅広く使われることが多くなったLINEというツールは、誰の端末にも入っている状況です。チームの何人かで使っているうちに、それが広がり、その手軽さも手伝って業務連絡にも活用されていきました。

ただし、プライベートアカウントをそのまま使っていたため、ID名が社内で使うには不適当なものであったり、土日祝日といった時間帯にもメッセージが届いたり、仕事用としては不都合もありました。また、既読状況もわかるので、「すぐに返事をしなくては」という強迫観念のようなものが発生してしまい、業務利用には向いていない部分も多かったと思います。

プライベートアカウント利用による懸念点はありましたか?

古川 : ありがたいことに会社も成長を続けており、人員が増えるに従い、 プライベートアカウントを流用してのLINEでは不適切だという意識を持つようになりました。そこで、私も直接ビジネス向けのコミュニケーションツールを探してみることにしたのです。

協力会社から口コミで知ったチャットワーク

チャットワークをどちらで知りましたか?

古川 : 2015年の年明けに、「新卒WATCH」という人事担当者様向けの情報サイトを構築するプロジェクトが走り出したのですが、そこで協力先として加わった制作会社がチャットワークを使っていました。私もIDだけは取得していたので先方にそれを告げたところ、「ぜひチャットワークを使ってプロジェクト管理をしましょう」と誘われ、利用がスタートしました。

最初は戸惑う部分もありましたが、チャットワークの操作はすぐに慣れましたね。TOの使い方やタスクの切り方など、様々な機能を覚えました。そしてもう一つ気が付いたのは、こうしたツールがあれば、直接顔を合わせなくても理解し合える部分が非常に多いということでした。

チャットワークへの理解の下地が出来上がったころ、私の部署へ砂川が異動してきました。彼女が前にいた部署ではすでにチャットワークが導入されていたと聞いて、非常に心強かったですね。

砂川 : 私が所属していた部署でも、はじめは業務連絡にFacebookメッセージが使われていました。しかし、中途入社の方が、チャットワークへの移行を提案しているのを見て、FacebookメッセージやLINEを業務活用する危うさをよく知ることができたので、異動先の採用インテグレーション事業部でも同じように提案したのです。

古川 : こうした経験やきっかけもあり、部内の業務連絡ツールとしてチャットワークを導入することを決断したのです。

砂川恵里佳様

アイデアを活かして部内への一斉導入を実現

チャットワークの導入はどのようにおこなわれましたか?

古川 : 具体的には2015年6月にチャットワーク導入を決めたのですが、先んじてリーダー以上のメンバーにアカウントを発行し、操作に慣れてもらうというところからスタートしました。同年7月には法人契約により本格導入となったのですが、部内の全メンバーに使ってもらう前に、砂川に頼んでちょっとした工夫をしてみることにしたのです。

砂川 : チャットワークの使い方に関しては、それほど難易度が高いとは思いません。ですが、 きちんと運用できるようにいくつかのルールを作っておこうということになったのです。とはいえ、それは難しいものではなく、「出勤してきたらチャットワークを開く」、誰が誰に向けて発言しているか分かるように「TO、REを必ずつける」、「自分宛てのTOが来たら必ず返事をする」などといった誰でも守れる簡単なものです。

古川 : 操作方法を書いたデータと、このルールを「チャットワークの使い方」という閲覧専用のスレッドに直接貼っておくことで、誰でも再確認できるようにしました。新しいメンバーが入ってきた時も、説明会や勉強会を開かなくてもそこを見てもらえればチャットワークの使い方や運用ルールが分かるようにしたのです。これによってヘルプデスク的な作業への負担は激減できましたね。

同社が定めた運用ルール。ルールで縛るのではなく、約束を交わすといった簡単な内容になっているところに注目
運用開始後に問題などは起きましたか?

古川 : どんなシステム移行時にもありますが、LINEを続けたいというチームもありました。しかし、結局はそれも自然に集約されていく形で、現在ではチャットワークに完全移行できています。あとは、運用開始直後はグループやスレッドの乱立が目立ちましたが、砂川が 管理して、使われていないスレッドを削除するなどをしているうちに、部内で使いやすいように収束されていった形です。ひとつだけ、業務連絡などで数名のメンバーを選んでコメントを送信するのに手間がかかるという課題がありましたが、これは富田がAPIを使って解決しています。

富田 :多数の人へ向けてコメントを配信する際、TOを使ってリストから選択しなくてはならないので、頻発すると結構な工数を使ってしまうのです。そこで、もっと簡単に一斉配信する仕組みを考え、チャットワークのAPIとGoogle Apps Scriptを組み合わせて簡単なツールを作りました。

Googleフォームに配信者のリストを貼り付けて、コメントを入力するだけでチャットワークへ向けて一斉配信ができます。リストから一人ずつアカウントを選んでいたときよりも、簡単に配信できるのでずいぶん負担が減りましたね。

古川 : これとは逆に全部員に向けてコメントを配信する際には、Botキャラの「RI子(りこ)ちゃん」というアカウントを用意しています。RI子ちゃんのアイコンには砂川が作画した萌えキャラを用意していますが、イライラしている時間帯に配信されても、心境を逆なでしないよう心配りをした結果です(笑)ちなみにRIというのは、わたしたちの部署(採用インテグレーション事業部=Recruitment Integration)の頭文字を取った通称です。このBotキャラは、株式会社LIG様の導入事例で紹介されていた「LIG子ちゃん」を参考にさせていただきました。

富田絵美様
砂川様によるキャラクター「RI子ちゃん」(左)/打刻忘れがないように、出退勤の時間帯にはこのようなアナウンスが流れる。業務効率を上げる取り組みのひとつだが、ちょっとした遊び心が入れられるのもチャットワークならではだ。(右)

情報共有の品質が向上し、課題が見える化できた

運用を始めて約半年近くとのことですが、効果はありますか?

古川 : 情報の広がり方が目に見えて良くなりましたね。共有したい情報がすぐに伝わるので対応が格段に速くなりました。東京と大阪、名古屋に支店があるのですが、そこのメンバーとのやり取りもスムーズです。それにチャットワークを使い始めてから、 メールの量が目に見えて減ったのも、コミュニケーション品質が上がっている証拠だと思います。また、クライアントがチャットワークを使っている場合は、IDを共有するようにしています。他企業間であっても情報伝達のスピード感が違いますから、業務がよりスムーズにおこなえます。

砂川 : 実はチャットワーク導入直後の出来事なのですが、当社ではメンバーの誕生日にサプライズパーティーをする文化があります。古川が7月生まれだったので、早速チャットワークが大活躍して、支社間を通じて役割分担を決めたり、タスクを共有したり、非常にスムーズにサプライズ計画を実行できました。

富田 : 古川を別の会議で呼び出しておいて、その間に急いで準備をし、帰ってきた際には人間アーチで出迎えました。支社からは、テレビ会議システム経由でハッピーバースデーを歌ってもらうなど、大いに盛り上がりましたね。

古川 : 例年のサプライズパーティーに比べて、品質がとても高くて驚きました(笑)タスク機能の使い方などは、あの時に全員がマスターしたのではないでしょうか? それはともかく、タスクの消化具合などもわかるので課題が表に出やすくなりましたね。 どこに業務フローのネックがあって、どこで工数がかかっているのかが把握しやすくなったことが、業務全体の見える化につながっていると思います。

その他受注報告用のグループチャットは、営業スタッフが取引に成功するとみんなが褒める、という図式が簡単に出来上がるので モチベーションのアップに繋がりますし、リアルタイムに受注状況が分かるので次のステップへの移行速度も速まります。 業務効率化という面でも大きく貢献しているといえるでしょう。

2次アクションへのすばやい移行を可能にする受注報告用のグループチャット。

チャットワークの効果は絶大!次に目指すのは全社導入!

チャットワークの今後の運用はどうなりますか?

古川 : 約半年使用してみての感想は、「あれ?まだ半年しか経ってない?」という感じです。それほど、業務に不可欠なツールとして根付いているのが驚きですね。使い方に関してはこれまでどおりだと思いますが、それよりも急務なのは他部署との連携部分での改善です。

他部署の多くは今でもメール中心のコミュニケーションに留まっているのですが、連携が不可欠なシーンもありますから、そこはやりづらさを感じてしまいます。わたしたちと同じ時期にチャットワーク導入を決めた部署もあることですし、 全社的に浸透すればさらに良いと思います。

同様にクライアント様でもチャットワークを使用しているところが増えていて、IDを共有して業務のやり取りができると便利です。こういった事例が増えるとさらに活発なコミュニケーションが可能になるでしょうね。

最後に、チャットワークを検討している企業へ、一言アドバイスをお願いします。

古川 : チャットワークに関しては、ITリテラシーが高くなくても扱えるツールだと思います。こうしたビジネスコミュニケーションツールは使われなくなることもあると聞きますが、チャットワークについてはその心配はないので、まずはお試しでよいので体験してみるのが一番ですね!

今回の導入の中心となった3名。