社員が急増したことでコミュニケーションに課題が生まれた

事業内容について教えてください。

成瀬:当社は2016年4月にパーソルプロセス&テクノロジー株式会社(旧・株式会社インテリジェンスビジネスソリューションズ)の社内ベンチャー制度で立ち上がった新規事業組織です。業務コンサルティングを主なサービスとしており、企業や自治体の働き方改革プロジェクトも支援しています。立ち上げ当初は25名でしたが、2017年現在は約100名の組織です。

写真:ワークスイッチコンサルティングの社内風景
(左)仕事と子育てを両立するママ社員がイキイキと働く同社。/(右)月に1度、業績やプロジェクトの成果を報告するために帰社する機会を設けるなど、リアルなコミュニケーションも大切にしているという。
チャットの導入を検討された理由を教えてください。

成瀬:当社は社員全員がフルタイムフレックスで、また、多くの社員がお客様先や在宅勤務、サテライトオフィス勤務などを活用して働いているため、全員が揃う機会がなかなかありません。最初は少人数だったのでよかったのですが、80名を超えてきたころから「横の部署で何をやっているのか全然知らない」「(中途入社者に対して)あの人は誰?」という声がよく聞こえてくるようになりました。グループ間でのコミュニケーションがとれず、組織としての一体感を感じないという社員の声をよく聞くようになりました。

もうひとつの理由は、業務上のやり取りでFacebookメッセンジャーやLINEといったコンシューマー向けサービスが使われ始めたことです。

佐藤:コンシューマー向けサービスはプライベートのやり取りで利便性を感じているため、「あの件伝えておいて」などの業務上のやり取りにおいてもそういったサービスを使ったコミュニケーションラインができていました。

成瀬:こうしたツールは社員のアカウント管理と、機密情報の管理の観点から業務で使用することは望ましくないため、オフィシャルなビジネスチャットツール導入の必要性を感じていました。

ただ、実は以前に一度、社内SNSツールを導入したものの、導入タイミングやツール自体の使い勝手が悪く、定着しなかった経験があります。そのため、コンシューマー向けサービスに劣らない使い勝手の良さと、シャドーITの問題を解決するビジネスチャットツールの導入を検討しはじめたのです。

写真:成瀬様と佐藤様
取材では、同社で新卒採用、中途採用領域を担当する佐藤 香蓮様にも話を伺った。

トップダウンでチャットワークを導入

チャットワークを選んだ理由を教えてください。

成瀬:ポイントは3つです。まずセキュリティがしっかりしていること。それからインターフェースが使いやすいこと。そしてビジネスチャットとしての実績があることです。

正直、コストや機能については、ほかのチャットサービスも大差ないと思いました。その中でチャットワークにいたった理由は「誰でも使いこなせるように」というポリシーに惹かれたからです。実際、とてもわかりやすく、使いやすいと思いました。

それから、導入にあたってChatWorkの営業の方とやり取りさせていただいたのですが、その時からチャットワークを使っていたのもよかったかもしれませんね。自然に使い方を覚えてしまいましたから(笑)。

とはいえ、新しいツールが導入されることに対して抵抗感をもつ方もおられたのではないでしょうか。

成瀬:はい。選考過程の段階では全員が賛成というわけではありませんでした。

そういった方に使っていただけるようになったのはなぜでしょう。

成瀬:理由は二つあり、まずトップであるカンパニー長がその使い勝手の良さから短期間でチャットワークを気に入って、トップダウンで導入を進められたことです。導入から1ヶ月でシャドーIT防止のために社内メールを禁止して、社内連絡はチャットワークに移行すると決定したのです。

このことで全員が強制的にチャットワークを使うようになり、短期間で内部コミュニケーションのインフラになりました。チャットワークの良さは使えばわかりますから、まずは強制的に使わざるを得ない状況を作ることが大事だと思いますね。

佐藤:チャットワークでしか発信されない情報が増えてきたことも大きかったと思いますね。

成瀬:そうですね。新しいツールを浸透させるのは時間ではなく、勢いが大事なんだなと学びました。

画像:入社後の声
中途でママ社員のテレワークに関する入社後の声。

業務連絡から気軽な情報共有まで用途はさまざま

普段、どのようにチャットワークを使っているのでしょうか。

成瀬:クライアントやプロジェクトごとにグループを作り、関係するメンバーを入れて業務の相談や報告、書類の共有などをおこなっています。

佐藤:私は人事を担当しているのですが、採用業務でもチャットワークを活用しています。採用する候補者ごとにグループを作り、関係部署の社員を入れて、面接の連絡や意見交換などをしています。

成瀬:面白い取り組みとしては、カンパニー長が自分の「つぶやき」をひたすら載せるグループなんかもあるんですよ。

Twitterのようなかんじでしょうか。

成瀬:そうです。クローズドな社内SNSみたいな使い方ですね。

それはユニークですね。

成瀬:この「つぶやき」おかげで、トップと現場社員の距離感も近くなったと感じています。チャットワークはメール(手紙)というよりもチャット(会話)のためのツールですから、メールではできないような気軽な投稿も多いです。たとえばおすすめの書籍やウェブ記事の共有などですね。

佐藤:そういった気軽な情報共有をするには、メールだとちょっと堅い感じがしますよね。

お客様とのやり取りにも活用されているのでしょうか。

成瀬:一部のプロジェクトで試行的に使っています。当社が働き方改革を支援しているのでお客様にご提案しやすい、ということもあります。ChatWork Liveを使った会議なども普通におこなっていますよ。

画像:チャットワークのキャプチャー画面
台風接近に関するやり取り。カンパニー長から全社員向けにチャットで連絡。オフィスに来なくても仕事ができる環境が普段から構築されているので、急な事態にも柔軟に対応できているという。

意思決定の速度が上がり事業運営に好影響

チャットワーク導入の効果は感じていらっしゃいますか。

成瀬:もっとも実感しているのは意思決定のスピードアップです。先ほど申し上げたように、当社は社員のほとんどが会社におらず、それぞれのスタイルで業務をおこなっています。これはカンパニー長を始めとする経営陣も例外ではありません。そのため、重要な意思決定は週に1回の会議でおこなうことが多く、以前は「この問題は次週の会議で決めよう」というように、週単位のスピードで動くことが当然の状況になっていました。

でも、それは当社の都合でありお客様には何も関係ないことです。お客様のためには、今すぐ意思決定した方がいいことも多いのです。チャットワークの導入により、こうした意思決定がチャット上でできるようになり、事業運営の速度アップにつながったと実感しています。

また、測定しているわけではないのですが、チャットワークの導入により会議自体も減ったと感じています。それにともない、会議のための集まる移動時間や、会議自体の時間削減でも効果が出ていると思いますね。

画像:業務効率化を表した図

今後の展開やチャットワーク活用について教えてください。

成瀬:チャットでコミュニケーション不足は解消されつつありますが、より相互理解が深まるようなコミュニケーションにも利用できないかと模索しています。先日は「ChatWork Live飲み会」を開催してみました。

ChatWork Live飲み会とはどういった飲み会でしょうか。

成瀬:ChatWork Liveで話しながらする飲み会ですね。各自、自宅で好きなお酒を飲んで。

それはおもしろいですね!

成瀬:当社もコンサルティングという手段で「働き方改革」を支援するサービス提供者ですので、ChatWork社とともに世の中の企業や働く人がより便利になるような機能や連携サービスをともに実現できないか、と考えています。