グループチャットとは?意外と簡単な作り方から作成時に気を付けたい"あるコト"とは

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私たちの生活において、コミュニケーションアプリを活用したやり取りが日常的となる中で、プライベートにおいてもビジネスシーンにおいてもグループチャットを利用されたことがある方も少なくないと思います。

本記事では、そんなグループチャットについての解説と、ビジネスシーンにおけるグループチャット作成のポイントについて紹介します。

▶︎お役立ち資料:ビジネスチャット完全ガイド

そもそもチャットとは

チャットとは、インターネットを介したリアルタイムコミュニケーションのことを指します。"chat"は英語で雑談の意味で、現実世界での雑談のようにインターネット上で会話を楽しむことができる手段であるといえます。
電子メールと似ている部分もありますが、電子メールはリアルタイムコミュニケーションを重視しておらず、どちらかというとインターネットを介した手紙といったニュアンスが強いです。それに比べチャットは短い文章を頻繁にやり取りするため、より会話に近いニュアンスで利用が可能です。
スマートフォンが普及する以前は、チャットルームといわれるWebページ上で参加者が同時にアクセスしてPCでチャットをおこなう形式が存在していましたが、昨今ではSNSに付随するチャット機能を活用したコミュニケーションが一般的となり、専用のコミュニケーションアプリも存在しています。

また、プライベートでのチャット利用増加にともない、ビジネスシーンにおいてもビジネスに特化したチャットツールの普及が進んでおり、これまで一般的だった電話やメールに代わる新たなコミュニケーションツールとして今注目を集めています。特に昨今のテレワーク需要の高まりから、Web会議機能やセキュリティ基準を満たしたビジネスチャットツールが注目を集めています。

グループチャットとは

グループチャットとは、通常1:1でやり取りするチャットに対し複数人が集まったチャットのグループを指します。
プライベートで使用するコミュニケーションアプリをイメージしていただくとわかりやすいですが、友人らがひとつのグループチャットに一同に集まりその中でコミュニケーションが行われます。
チャットはリアルタイムでのコミュニケーションができるため、グループチャットの参加メンバーがそれぞれが離れた場所にいたとしても、まるでその場に集まっているかのような臨場感で会話を弾ませることができます。

一方で、コミュニケーションがあまりにスピーディなため、ちょっと目を離した隙に未読件数がとてつもない数になっていて追いつくのに一苦労といったこともしばしば見受けられます。また、プライベートで使用するコミュニケーションアプリの場合、グループチャットに参加したタイミングより前のやり取りはデータとして取得できないため、途中から参加したメンバーは何の話をしていたのかさっぱりわからないといった経験がある方もいるでしょう。

また、ビジネスチャットを利用している方もグループチャットを利用している方は多いと思います。ビジネスシーンにおけるグループチャットの場合、よく見受けられるシチュエーションとして、部門やチーム単位でグループチャットを作成し、その中でさまざまな報告や連絡、相談をしているケースがあります。もちろんグループチャットの使い方として悪いことではないのですが、話題がころころと変わってしまって話の流れがわからなくなってしまったり、タイミングを見計って発言を躊躇してしまったり、そもそもチャット上で発言すべきかどうか迷ってしまって結果的に発言できずにあまり活用しきれていないといった問題を耳にする機会が多くあります。

では、グループチャットを効果的に活用するためには、どのような点に注意して作成するのがよいのでしょうか。

グループチャットの作り方と作成時の注意点

ここでは、国内で約26万社が利用する(2020年5月末時点)ビジネスチャットChatworkにおけるグループチャットの作り方について述べていきたいと思います。

グループチャットの作り方

グループチャットを作成する手順はいたってシンプルです。ボタンひとつで作成画面が表示され、あとは参加者を選択するだけ。具体的な作業手順についてはこちらをご覧いただくと間違いなく作業できるでしょう。

Chatworkご利用ガイド:グループチャットを作成する

グループチャットの作り方はけっして難しものではないことがわかったかと思います。しかし、実はグループチャットの作成をする前におこなうべき大事な作業があります。それは、グループチャットの設計をあらかじめおこなうということです。設計をせずに単純にチームや部署単位でグループを作っただけでは先に述べたような混乱を招いてしまいかねません。

それでは、なぜグループチャットの設計が必要なのか、詳しく説明していきましょう。プライベートにおけるグループチャットのやり取りはあくまで雑談という名目で会話が成立するケース多いでしょう。友人との取り留めのない会話や相談など、プライベートだからこそ自由に発言しコミュニケーションをおこなうことが可能です。一方ビジネスシーンにおけるグループチャットの場合、グループの参加メンバーは業務上何らかの目的を持ってコミュニケーションに参加します。
例えるならばグループチャットは"クラウド上の会議室"です。つまり、何の会議なのか、どういった発言をするべきなのか、どういった資料を共有するべきなのか、コミュニケーションの前提が必要です。議題の決まっていない会議はただの人の集まりにすぎず、適切なコミュニケーションは生まれにくいでしょう。したがって、あらかじめ会議の議題を決めることこそがクラウド上の会議室と言えるグループチャットにおいて必要な準備であり、これを組織やチーム単位で構成し落とし込んでいくことが必要なグループチャットの設計ということになります。

では、具体的にどのように設計をするとよいのでしょうか。

グループチャット設計のポイント

グループチャットの設計の基本は、ビジネスコミュニケーションの基本と言われる"報連相"で考えるとよいでしょう。そしてさらに全社、部門・チーム単位、部門・チーム間で構成していくとスムーズなグループチャットの設計が可能となります。

例えば、報告にあたるグループでは、部門・チームごとに必要な業務報告のグループや、部門・チーム間で組織されたプロジェクト管理用のグループを作成するとよいでしょう。
また、連絡にあたるグループでは全社員向けの共有事項をアナウンスするグループや、部門やチーム単位の勤怠の連絡用グループなどがあげられるでしょう。
そして、相談にあたるグループとしては、管理部門や技術部門など専門性の高い他部門の方に気軽に質問ができる質問用グループや、新入社員の方が上司や先輩に気軽に相談できる相談用グループなどがあげられます。

効果的なグループチャットを活用している好事例

実際にグループチャットの設計を行い、効果的にビジネスチャットを活用している企業をご紹介しましょう。

250名を超えるグループのマネジメントツールとして活用し、業績が右肩上がりに

株式会社アドウェイズ

国内最大級アフィリエイトサービス「JANet」「Smart-C」の運営をはじめ、多彩な事業を展開する広告代理店・株式会社アドウェイズ。ユニット単位のグループチャットのほか、ユニットをまたぐプロジェクト単位のグループチャット、クライアントごとのグループチャットなど、いろいろなグループでのチャットを作っており、グループの概要や必要な資料をチャット横の概要欄に入力することで、誰が見てもそのグループが何なのかわかるようにしているそうです。

▶︎株式会社アドウェイズChatwork導入事例

個人的な活用が評判を呼び全社導入したことで社内外の課題が一気に解決

株式会社船井総合研究所

100を超える業種・業態に対応し、6,000社強のクライアントを抱える船井総合研究所では、全社でChatworkを導入。幹部メンバーだけのグループチャットやお客様ごとのグループチャット、プロジェクトごとのグループチャットなど、目的別にグループチャットを作成し、コミュニケーションを整理して見える化しています。それにより、細かいところまで目が行き届き、課題が顕在化する前に早めに手が打てるようになり、各メンバーが何をしているのかが見えやすく、上長も適切にサポートできるようになり、メンバーも業績が上げやすくなっているそうです。

▶︎株式会社船井総合研究所Chatwork導入事例

士業は生き残りをかけてクラウドサービスを研究する段階で、その1つがChatworkです

トリプルグッドグループ

ワンストップであらゆる専門家のサービスを提供するトリプルグッドグループ。同社は、グループ数が数百を超える見込みだったため、目的のグループチャットをすぐに検索できるように「グループチャットの名前の付け方」を決めました。たとえば「1課内の連絡」「申告書を作成するための部署横断グループ」など、部署や業務ごとのグループを作成しました。同時に、 グループチャットの「カテゴリ分け」もおこないました。カテゴリには「業務」「進捗」などがあります。この結果、すべてのグループチャットの名前は「規則に則ったグループ名/カテゴリ名」の形になっているそうです。

▶︎トリプルグッドグループChatwork導入事例

まとめ

いかがでしたか?グループチャットの設計を行い、効果的に活用することでビジネスコミュニケーションは圧倒的に効率が良くなるということがわかったと思います。

そもそもビジネスチャットとは業務効率を改善するためのコミュニケーションツールとして広く使われるようになりつつありますが、闇雲にグループを乱立してしまったり、ひとつのグループでさまざまな議題をやり取りしていては混乱を招いてしまい返って業務効率が悪化してしまいかねません。
適切なグループチャットの設計を行い、ビジネスコミュニケーションを効率化させることこそが、本来目指すべき事業の発展拡大に一歩近づくことができるのではないでしょうか。

ビジネスチャットを知りたい方におすすめの資料

ビジネスチャット完全ガイド

このお役立ち資料ではビジネスチャットの特徴や導入メリット、メール・電話などとの違い、ビジネスでの活用方法をまとめました。

昨今では、テレワークの必須ツールともいわれるビジネスチャット。 導入にむけて情報収集中の方のための資料です。

  • ビジネスチャットとは
  • 特徴や導入メリット
  • ビジネスチャット選びのポイント

などを解説します。貴社のビジネスチャット導入にあたっての情報収集の一助になれば幸いです。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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