ペーパーレスは不便?ペーパーレス化の不便を解消する方法

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ペーパーレス化は、紙や印刷代などのコストカットや書類の保管場所が不要になるなど、多くのメリットをもたらします。

政府もペーパーレス化を推進しており、ペーパーレス化はすべての企業の課題となっています。

一方で、ペーパーレス化を進めていく中で「ペーパーレスは不便だ」という声が出てくることもあります。

ペーパーレス化を不便に感じてしまうのは、ペーパーレス化のメリットや目的を理解してなかったり、ITリテラシーが低いことなどが考えられます。

ペーパーレス化の不便を解消する方法を知り、適切にペーパーレス化を進めていきましょう。

ペーパーレスで不便を感じてしまうポイント

紙に慣れている人にとって、直接メモできなかったり操作に時間がかかったりとペーパーレスを不便に感じてしまうことがあります。

ペーパーレスで不便を感じてしまうポイントについて見ていきましょう。

直接メモができない

ペーパーレスでは、紙のように直接メモをしたりマーカーを引くことができない場合があります。

ミーティングや商談などで使う資料に、覚えておかないといけないことを直接書き込みたいという人は多いでしょう。

また、重要な箇所にマーカーを引いて資料を読むという人にとっても、ペーパーレスは不便に感じてしまいます。

文字や画像が見づらい

デバイスによっては、ペーパーレスでは文字や画像が見づらいことがあります。

例えばスマートフォンでは、画面が小さく、資料などを読むのに適していない場合があります。

ズームできるとしても、一度に読める文字数が少なくなり、不便に感じる人もいるでしょう。

  

ITに不慣れな人にとっては操作に時間がかかる

ITに不慣れな人は、ペーパーレスを不便に感じてしまいます。

ペーパーレスを便利に使いこなすためには、一定の知識や操作を覚える必要があります。

ITに不慣れな人にとっては操作を覚える時間や操作自体に時間がかかってしまい、ペーパーレスが紙より不便なもの・手間がかかるものに思えてしまうのです。

 

通信環境に左右される

ネット環境によって使用状況が左右される点にペーパーレスの不便さを感じる人もいます。

ネット通信が安定しなければ、快適に使えなかったり、資料などが閲覧できないということもあります。

また、通信障害が発生すれば、閲覧できないだけでなく、データが消失してしまうという可能性もあります。

データを開くまでに時間がかかることがある

ペーパーレスでは、必要なデータにたどり着くまでに時間がかかることがあります。

タイトルの付け方が統一されていなかったりデータが整理されていなかったりすると、必要なデータを探すのに時間がかかり、ペーパーレスを不便に感じてしまうことがあります。

ルールを決めておかないと、人によって保存場所やタイトルの付け方が変わり、検索性が低くなってしまう可能性もあります。

ペーパーレス化を不便に感じてしまう原因

ペーパーレス化を不便に感じてしまう原因は、ペーパーレス化への理解が得られていないことやITリテラシーが低いことが挙げられます。

ペーパーレス化を不便に感じてしまう原因について具体的に見ていきましょう。

ペーパーレス化への理解が得られていない

ペーパーレス化のメリットや目的が理解されていないと、ただ「新しくて難しいもの」と感じてしまい、ペーパーレスを不便に感じる原因となってしまいます。

最悪の場合、「紙のほうがよかった」とペーパーレスを勝手に辞めてしまう社員が出てきてしまうかもしれません。

ペーパーレス化のメリットや目的、操作方法などについてしっかりと周知することで、ペーパーレスへの理解を深めることが必要です。

ITリテラシーが低い

社員のITリテラシーが低い場合、IT機器を使用するペーパーレス化を不便に感じてしまいます。

ITリテラシーが低いと、操作に時間がかかったりセキュリティ意識が低かったりと、ペーパーレス化のメリットを十分に受けられない可能性があります。

また、ITリテラシーが低い人は「ペーパーレス化はなんだか難しそう」と苦手意識を持っていることが多く、ペーパーレス化に抵抗を持つ傾向にあります。

  

ペーパーレス化の移行に手間がかかる

紙からペーパーレスへの移行にはどうしても時間がかかるため、その移行期間のわずらわしさからペーパーレスは不便なものだと感じてしまう人もいるでしょう。

ペーパーレス化への移行期には、一部の資料は紙媒体なのに一部はデータ化されているということも起こりえます。

また、ペーパーレス化のために紙の資料をスキャンしたりデータ化したりする作業が必要なため、移行期にはペーパーレス化を面倒に感じてしまうことがあります。

デバイスがニーズと合っていない

使用するデバイスがニーズと合っていないことも、ペーパーレス化を不便に感じてしまう原因です。

例えば、取引先に資料を見せる場面ではスマートフォンよりPCやタブレットのような画面が大きなものが向いています。

また、工事や飲食の現場などでは、起動が早く持ち運びに便利なタブレットやスマートフォンが向いています。

使用する場面に適したデバイスでないと、見にくかったり機動性が下がったりして、不便に感じてしまうことがあります。

タイトルの付け方が統一されていない

データのタイトルの付け方や保存場所のルールが統一されてないと、検索性が低くなり不便です。

人によってタイトルの付け方や保存場所が異なるようでは、いちいちその人に確認を取るなどの手間が増え、かえって時間がかかってしまいます。

また、PC内やクラウド上のファイルが整理されていないと、必要なデータにたどり着くまでに時間がかかり、不便に感じる原因になってしまいます。

ペーパーレス化の不便を解消する方法

ペーパーレス化の不便を解消するにはどうしたらいいのでしょうか。

ペーパーレス化の目的やメリットの理解を深め、ルールを決めることで、ペーパーレスを不便に感じる原因をなくすことができます。

ペーパーレス化の不便を解消する方法を具体的に見ていきましょう。

ペーパーレス化に関する研修をおこなう

ペーパーレス化に関する研修をおこない、ペーパーレス化のメリットや目的を理解させることが大切です。

ITリテラシーの低い社員やITに不慣れな社員には、ペーパーレス化への理解を深めた上で、操作方法などを詳しく説明することもいいでしょう。

ペーパーレス化のメリットや目的の理解が得られれば、手間がかかる移行期間でも社員からの不満が出にくくなります。

保存の仕方などのルールを決める

データの保存方法やタイトルの付け方などのルールを決めることも必要です。

ペーパーレス化のルールを定め、社員全体の認識を統一することで検索性が高まり、ペーパーレス化のメリットを十分に受けられます。

また、セキュリティの観点からも、必要に応じてアクセス制限を設けたりパスワードを設定したりするなどのルールを定めることも必要です。

  

段階的なペーパーレス化から始める

いきなりすべてをペーパーレス化するのは、時間的にも労力的にも非常に大変です。

段階的なペーパーレス化から始めることで、社員がペーパーレス化に慣れながら進めることができます。

例えば、給与明細や請求書などの身近な書類をデータ化をすれば、印刷や封入などの作業をなくすことができる上に、多くの社員がペーパーレス化のメリットを感じやすくなります。

 

利用実態に合ったデバイスを導入する

使用するシーンに合わせたデバイスを導入することも大切です。

移動が多い営業職は、持ち運びに便利なタブレットが便利でしょう。

デスクワークが中心の部署では、画面も容量の大きなPCが向いています。

利用実態に合わせたデバイスを使うことで、不便を感じることなくペーパーレス化を進めることができます。

取り組みやすいペーパーレス化の例

ペーパーレス化に取り組みたいけど、何から始めたらいいのか分からないという人も多いでしょう。

実際に取り組みやすいペーパーレス化の例を紹介します。

電子決裁システムを導入する

電子決裁システムを導入することで、上司から部下まで幅広い役職の人がペーパーレスのメリットを実感できます。

電子決裁システムとは、その名のとおり、決裁フローを電子化するシステムのことです。

今まで回覧でおこなっていた決裁を電子化することで、決裁のスピードが上がったり、どこで決裁が止まっているかをすぐに確認することができ、業務効率がアップします。

クラウドサービスを活用する

データの共有や保存にクラウドサービスを活用するのも、導入しやすいペーパーレス化です。

クラウドサービスを活用することで、どこにいても必要なデータにアクセスでき、ペーパーレス化のメリットを感じられます。

クラウドサービスによって保存できる容量やサービス内容が異なるので、自社に合ったサービスを選ぶといいでしょう。

  

ビジネスチャットに切り替える

コミュニケーションツールをビジネスチャットに切り替えるのもペーパーレス化の推進に有効です。

ビジネスチャットでは、チャットでのコミュニケーション機能に加えて、データや画像の共有機能やビデオ通話機能など、ペーパーレス化を推進するのに役立つ機能がそろっています。

ビジネスチャットはメールよりも画像やデータの共有が簡単なので、ビジネスチャットに切り替えることで、ペーパーレス化のメリットをより感じやすくなるでしょう。

   

ペーパーレス化の不便をChatworkで解消しよう

ペーパーレス化への理解が得られていなかったり、ペーパーレス化に関するルールが定まっていないと、ペーパーレスを「使いにくい・不便なもの」と感じてしまいます。

ペーパーレス化の目的やメリットをしっかりと周知し、タイトルの付け方や保存方法などのルールを統一することで、誰もが使いやすいペーパーレス化を推進することができます。

また、ペーパーレス化を導入するときには、身近なものからペーパーレスに移行し、ペーパーレス化のメリットを実感することが重要です。

ビジネスチャットの「Chatwork」では、画像やデータの共有がチャット上で簡単にできるため、ペーパーレス化の推進に役立ちます。

Chatworkは直感的に操作できるため、ITに不慣れな人でも扱いやすいツールとなっています。

ペーパーレス化の不便を解消するためのツールとして、Chatworkの導入をご検討ください。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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