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【例文あり】ビジネスメールの書き出しのマナーとは？基本の書き方や注意点を解説
目次
ビジネスにおける連絡手段のひとつとして頻繁に使われるメールですが、ビジネスメールの書き出しに悩まれる方も多いのではないでしょうか。
ビジネスメールの書き出しにはマナーがあるため、相手に不快な思いをさせないように、書き出しのマナーを把握しておく必要があります。
ビジネスメールの基本の書き方やマナーを例文とともに解説します。
ビジネスメールの書き出しのマナー
相手に失礼のないメールを送るために、ビジネスメールの書き出しのマナーを把握しておきましょう。
構成は「宛名・挨拶・自己紹介」
ビジネスメールの書き出しの基本的な構成は、「宛名」「挨拶」「名乗り」の順番です。
まず、「宛名」としてメールの宛先人の名前を記載し、次に「いつもお世話になっております」などの挨拶文を載せます。
挨拶文のあとに「名乗り」として自身の会社名と部署、氏名を載せましょう。
拝啓や敬具などは省略する
ビジネスメールの書き出しでは、「拝啓」や「敬具」などは省略します。
日々業務で忙しい社会人が使用するビジネスメールは、用件を簡潔に伝えることが求められるため、手紙でよく書かれる「拝啓」や「敬具」を記載すると、簡潔さが損なわれてしまいます。
「拝啓」や「敬具」の代わりが「いつもお世話になっております」などの挨拶文となるため、省略しても失礼にはあたりません。
宛名を挿入する
宛名の基本的な構成は「会社名」「部署名」「役職名」「氏名」の順番です。
敬称は「様」を使用するのが一般的ですが、組織などの団体宛の場合は「御中」、複数人宛の場合は「各位」なども使用されます。
メール送信先の担当者が不明の場合は、「担当者様」としましょう。
自己紹介を挿入する
ビジネスメールは、挨拶文のあとに名乗りを入れ、自己紹介するのがマナーです。
そのため、相手との面識の有無に関わらず、「いつもお世話になっております。株式会社〇〇の××です」のように自己紹介をしましょう。
また、社内メールの場合は「おはようございます」「お疲れ様です」が挨拶文としてよく使用されています。
一言添えると丁寧な印象に
ビジネスメールは「宛名」「挨拶」「名乗り」が基本的な構成要素ですが、相手にお世話になったときや迷惑をかけたときには一言添えると、より丁寧な印象になります。
相手に感謝を伝える一言と謝罪を伝える一言の例は、下記のとおりです。
| 感謝を伝える一言 |
|
|---|---|
| 謝罪を伝える一言 |
|
シチュエーション別の書き出し方の例文
ビジネスメールの書き出しを、シチュエーション別に例文をあげて紹介します。
はじめてメールする場合の書き出し
相手に対しはじめてメールする場合の書き出しは、はじめて送るメールであるとわかるような書き出しにしましょう。
また、はじめて送るメールになるため、相手に不信感や不快感を抱かせないよう、メールを送るまでのいきさつを書くなど、よりいっそう丁寧な文面を意識することが大切です。
【例】
- 突然のご連絡失礼いたします。
- はじめてメールを差し上げます。
- お忙しいところ、突然のご連絡をご容赦ください。
- 〇〇で貴社のことを拝見し、ご連絡いたしました。
久しぶりに連絡する場合の書き出し
久しぶりに連絡する場合の書き出しは、「お久しぶりです」や「ご無沙汰しております」などを使用しましょう。
「お久しぶりです」より「ご無沙汰しております」のほうがより丁寧な印象を相手に与えるため、親しい相手には「お久しぶりです」、ビジネスでの付き合いが強い相手には「ご無沙汰しております」を使用するなど、使いわけることもできます。
【例】
- お久しぶりです。いかがお過ごしでしょうか？
- ご無沙汰しております。〇〇の件では、お世話になりました。
- 長らくご無沙汰をしまして、申し訳ございません。
やりとりが複数回になる場合の書き出し
ビジネスメールは、相手とのやりとりが複数回におよぶ場合がありますが、メールを送るたびに「いつもお世話になっております」などの挨拶文を入れる必要はありません。
やりとりが複数回になった場合には、挨拶文ではなく適切な書き出しを使用しましょう。
【例】
- たびたび失礼いたします。
- 何度もご連絡をして申し訳ございません。
- 五月雨式に失礼いたします。
返信する場合の書き出し
相手のメールに返信する場合の書き出しは、「ご連絡ありがとうございます」など、メールしてくれたことに対するお礼を載せます。
また、自身が送ったメールに対して相手から返信を受けた場合には、「ご返信ありがとうございます」のような書き出しにしましょう。
【例】
- ご連絡いただきありがとうございます。
- さっそくのご返信、ありがとうございます。
- 迅速なご返信、心より感謝申し上げます。
謝罪する場合の書き出し
相手に謝罪する場合の書き出しは、迷惑をかけてしまったことに対する謝罪の意を表しましょう。
迷惑をかけてしまった経緯などを先に伝えた場合、相手に言い訳のように思われて不快感や不信感を募らせてしまう恐れがあります。
相手に謝罪する事態が発生した場合は、まずは電話などで迅速に謝罪し、メールでも書き出しで謝罪することが大切です。
【例】
- このたびはご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ございませんでした。
- 私の不手際でお手数をおかけしましたこと、猛省しております。
- お客様にご不快な思いをさせてしまい、心よりお詫び申し上げます。
確認事項がある場合の書き出し
ビジネスメールは、日々忙しい社会人が使用するため、書き出しで相手に用件が伝わるようにしましょう。
書き出しに用件を簡潔に記した場合、相手はおおまかな内容を把握でき、その後に記されている詳細も理解しやすくなります。
【例】
- 先日お伺いした〇〇の件のご検討状況は、いかがでしょうか？
- 先日の〇〇の件につきまして、ご確認させていただきたいことがありご連絡いたしました。
- 先日お送りしました資料は、ご確認いただけましたでしょうか？
電話でやりとりをした後の書き出し
電話でやりとりしたあとにメールを送る際には、電話の内容に関するメールであることが書き出しで伝わるようにしましょう。
また、電話は文書のように連絡した内容が形に残らないため、重要な内容の場合はトラブル防止のためにも、あらためてメールで送り、明文化しておくことをおすすめします。
【例】
- 先ほどのお電話の件ですが、内容をまとめましたのでご確認ください。
- 先ほどはお時間を頂戴しまして誠にありがとうございました。
- 先ほどお電話いたしましたがご不在のようでしたので、失礼ながらメールにてご連絡いたします。
英語でメールを送る場合の書き出し
グローバル化が進行している現代において、英語でビジネスメールを送る場合もあるでしょう。
英語でメールを送る場合の書き出しも、使い方や意味は日本語の場合と同様です。
【例】
- 宛名の場合「Hi 〇〇」「Dear 〇〇」
- メールを送ってくれたお礼をいう場合「Thank you for contacting us.」
- 協力してくれたお礼をいう場合「Thank you for your help.」
相手別の書き出し方の例文
ビジネスメールの書き出しは、相手によっても使いわけましょう。
誤った書き出しは相手に失礼なため、言葉の違いにも注意が必要です。
取引先にメールする際の例文
取引先にメールする際の書き出しは、「いつもお世話になっております」という一般的な挨拶文以外にも、感謝の言葉が多い傾向です。
【例】
- いつもご配慮いただきまして、ありがとうございます。
- このたびは貴重なお時間をいただきまして、誠にありがとうございました。
- 平素は格別のご高配を賜り、心よりお礼申し上げます。
上司にメールする際の例文
上司にメールする際には、書き出しに「ご苦労様です」を使わないように注意しましょう。
「ご苦労様です」は、目上の人から目下の人にかける言葉のため、上司に使用すると大変失礼にあたります。
【例】
- お疲れ様です。
- おはようございます。
同僚にメールする際の例文
同僚にメールする際の書き出しは、上司にメールする際と同様で「お疲れ様です」や「おはようございます」が使用されます。
目上の人が目下の人に対して使う「ご苦労様です」は、相手が不快な思いをする恐れがあるため、同僚に対しても使わないほうがいいでしょう。
【例】
- お疲れ様です。
- おはようございます。
ビジネスメールの注意点
ビジネスメールを使用する際の注意点を解説します。
正しい敬語をつかう
ビジネスメールを送る際には、誤字脱字のみでなく正しい敬語が使えているかも確認しましょう。
ビジネスメールは、目上の人や取引先に送るケースも多々あるため、正しい敬語が使えていない場合、相手を不快にさせたり、信用を損ねたりする恐れがあります。
敬語の誤りでビジネスを衰退させないためにも、ビジネスメールのマナーを守るとともに日本語の使い方にも注意することが大切です。
宛名や内容は間違えないよう注意する
ビジネスメールは、受信者が自分宛のメールだと認識するために宛名を入れるのが基本ですが、宛名に誤字脱字があったり、役職名が間違えていたりすると、相手に対して失礼です。
また、ビジネスメールは内部情報や顧客情報が含まれている可能性が高いため、相手に送る内容を誤った場合、情報漏洩を引き起こす恐れがあります。
ビジネスメールを送る際には、宛名や内容に誤りがないか十分確認しましょう。
結びの挨拶も忘れずに記載する
ビジネスメールは、書き出しに定型文があるように、結びの挨拶にも定型文があるため、メールの文末に忘れずに記載しましょう。
結びの挨拶は、メールの内容によって適切な文章を選んで使用します。
【例】
- 何卒よろしくお願い申し上げます。
- 引き続き、よろしくお願いいたします。
- お手数をおかけして申し訳ございませんが、ご対応よろしくお願いいたします。
- お忙しいところ恐縮ではございますが、ご確認よろしくお願いいたします。
社内・外の業務連絡に「Chatwork」を活用しよう
ビジネスメールの書き出し方は、「宛名」「挨拶」「名乗り」という基本構成があるため、構成に沿って作成すれば、相手に対し失礼にはならないでしょう。
しかし、社内の人や親しい取引先のなかには、本記事で紹介した書き出し方の基本構成や、時候の挨拶などの定型文を最小限にしたコミュニケーションの効率化を望む方もいることでしょう。
マナーを意識したビジネスメールを毎回送ることに手間を感じているなら、ビジネスチャット「Chatwork」の活用をおすすめします。
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＞Chatworkのリアクション機能とは？に関する記事はこちら
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