Chatwork

Trường hợp thực tế

Tôi thật không dám tưởng tượng nếu không có Chatwork thì công việc sẽ vất vả đến thế nào. Thông thường để bắt đầu một dự án phải mất 2 ngày chuẩn bị, nhưng nhờ Chatwork mà thời gian chuẩn bị chỉ còn 15 phút.

Ông Kobayashi Taihei, FRAMGIA VIETNAM

Công ty FRAMGIA hoạt động chủ yếu trong lĩnh vưc phát triển offshore tại Việt Nam. Bên cạnh đó, công ty còn phát triển mảng tư vấn cho kỹ sư Việt Nam sang làm việc tại Nhật. Chỉ trong vòng 3 năm kể từ ngày thành lập, công ty FRAMGIA phát triển nhanh chóng và đạt quy mô hơn 400 nhân viên. Một phần là nhờ vào việc đã chọn đúng công cụ trao đổi thích hợp. Sau đây, chúng tôi có buổi nói chuyện với ông Kobayashi - CEO của công ty FRAMGIA - về vai trò và những đóng góp của Chatwork trong sự phát triển nhanh chóng của công ty FRAMGIA.

Số nhân viên
627 người

Công ty chúng tôi tập hợp nguồn nhân lực ưu tú, cung cấp các sản phẩm tốt nhất cho khách hàng.

Công ty của chúng tôi hiện tại đang hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực phát triển Offshore cho nhiều đối tượng khách hàng, từ các tập đoàn lớn cho đến những công ty khởi nghiệp. Mục tiêu của chúng tôi là đưa FRAMGIA nhanh chóng phát triển trở thành một tập đoàn IT chuyên nghiệp có kỹ thuật hàng đầu châu Á. Lúc thành lập, chúng tôi đã quyết định dời trụ sở chính của công ty từ Nhật Bản sang Việt Nam.

Ban đầu, chúng tôi chỉ phát triển sản phẩm dựa trên yêu cầu của khách hàng. Nhưng sau quá trình quan sát cách làm việc của lập trình viên Việt Nam, tôi nhận ra mặc dù họ thiếu kinh nghiệm tổng thể trong việc phát triển dự án độc lập, nhưng do có thế mạnh về số học, họ có thể triển khai các thuật toán và lý luận phức tạp một cách đầy sáng tạo. Từ đó, tôi đã đề xuất với công ty nên chuyển sang phát triển theo mô hình Lab.

Ở mô hình Lab, chúng tôi có thể đảm bảo được các kỹ sư, trưởng nhóm, kỹ sư cầu nối chuyên phụ trách, từ đó đáp ứng được các thay đổi về yêu cầu của khách hàng linh hoạt. Từ việc có một nhóm đảm nhận cố định trong thời gian dài hạn, chất lượng trao đổi thông tin được nâng cao, giúp tăng chất lượng sản phẩm cung cấp cho khách hàng một cách đáng kể.

Khả năng đào tạo và cung cấp được nguồn nhân sự có chất lượng cao của chúng tô nhận được dánh giá rất cao từ phía khách hàng. Nhờ đó, chỉ trong vòng 3 năm kể từ ngày sáng lập, quy mô công ty đã mở rộng lên đến hơn 400 nhân viên.

Bầu không khí sôi nổi ở văn phòng

Khi dùng các liên lạc thông thường như điện thoại qua mạng, việc trao đổi thông tin gặp rất nhiều khó khăn

Điều gì làm cho ông quyết định đưa Chatwork vào sử dụng trong công ty vậy thưa ông?

Ông KobayashiTrong 3 công ty hợp tác với chúng tôi ban đầu từ khi sáng lập có 1 công ty đã sử dụng Chatwork, hai công ty còn lại dùng phương tiện gọi điện thoại qua mạng.

Với công cụ điện thoại qua mạng, chúng tôi vẫn có thể dùng chức năng Chat, nhưng nó lại không chức năng Mention (để chỉ định ai là người nhận tin nhắn). Điều này gây nhiều khó khăn cho việc trao đổi thông tin. Ngoài ra, các chức năng cần thiết như là Quote, hoặc như chức năng Task cũng hoàn toàn không có.

Hơn nữa, vì đây là những phương tiện liên lạc thông dụng, các nhân viên hầu hết đều đã có tài khoản cá nhân riêng. Vì tên tài khoản cá nhân được đặt sẵn từ trước nên không thể biết được tài khoản này là của ai. Thêm vào đó, nhiều người không muốn chuyển sang tài khoản của công ty dẫn đến việc không thể phân biệt rạch ròi được giữa việc nào là cá nhân và việc nào là việc chung. Điều này thật sự rất là bất tiện.

Và điều bất tiện lớn nhất đó chính là phần trao đổi thông tin. Do không có chức năng mention, mặc dù đã gửi tin nhắn cho đối phương nhưng khả năng họ đọc sót thông tin và gây chậm trễ cho công việc thường xuyên xảy ra.

Nhờ các chức năng tuyệt vời của Chatwork mà chúng tôi có thể xây dựng một công cụ trao đổi thông tin hiệu quả

Vậy nên ông đã đưa Chatwork vào sử dụng cho quy mô toàn công ty phải không ạ?

Ông KobayashiBan đầu, tôi chỉ xem Chatwork cũng chỉ là một phương tiện liên lạc thông thường và cũng không nghĩ chọn đúng công cụ liên lạc lại có tầm quan trọng đến như vậy. Sau khi bắt đầu dùng Chatwork, tôi đã nhận ra rằng nhờ tính năng Mention của Chatwork mà việc liên lạc trở nên thuận lợi hơn, mà chức năng này thì công cụ điện thoại qua mạng lại không có.

Đối với những nhân viên đã quen với phương pháp làm việc từ xa, họ thường hay có thói quen sử dụng những đoạn chat ngắn khi trao đổi nên chức năng Quote và Reply của Chatwork rất thích hợp.

Từ trước đến nay chúng tôi không có quy tắc nhất định nào trong việc gọi tên đối phương. Do có nhiều người trùng tên với nhau nên khi liên lạc, sẽ không phân biệt được ai là người đang được nói đến. Sau khi sử dụng Chatwork và có quy ước về cách đặt tên, đặt hình đại diện nên việc liên lạc đã trở nên suôn sẻ và hệ thống hơn nhiều.

Thêm nữa, phần lớn các nhân viên không sử dụng tài khoản Chatwork cho mục đích cá nhân nên dễ dàng để phân biệt giữa công việc cá nhân và đâu là công việc chung . Đó cũng là một điểm tuyệt vời của Chatwork. Các nhân viên sử dụng hình chụp chính thức của công ty làm hình đại diện trên Chatwork, nên cho dù số lượng nhân viên có tăng thêm, tôi vẫn có thể phân biệt được người đó là ai và không bị nhầm lẫn. Hiện tại, dù quy mô của công ty lên đến 400 nhân viên nhưng tôi vẫn có thể làm việc với tất cả mọi người như thể trong một nhóm. Tất cả nhờ vào các tiện ích và chức năng của Chatwork.

Việc phát triển được các Bot và Extension là đặc thù riêng của những công ty có đội ngũ kỹ sư.

Ông đánh giá thế nào về điểm đặc biệt chỉ có khi sử dụng Chatwork thưa ông?

Ông KobayashiKhi chuẩn bị bắt đầu một dự án, các thông tin tổng quan sẽ được ghi chú trên mục thông tin nằm ở góc phải bên trên màn hình Chatwork. Ví dụ như repository của GitHub ở chỗ này, Redmine tại đây, lịch họp như thế nào, những thông tin được ghi chú hết lại, và thông tin này được chia sẻ lên nhóm. Sau đó tôi sẽ giao công việc cần thiết cho các thành viên thực hiện và cuối cùng là quyết định ngày tổ chức Kickoff Meeting của dự án. Cảm giác khi bắt đầu tạo một nhóm chat trong Chatwork cũng có nghĩa là dự án được bắt đầu rất hay. Trước đây, để thông báo và chia sẻ thông tin khi dự án bắt đầu phải mất khoảng 2 ngày thì hiện tại nhờ Chatwork, công việc đó chỉ mất khoảng 15 phút.

Thêm nữa, sau khi dự án kết thúc, chỉ cần 1 người bên phía khách hàng và 1 trưởng nhóm bên phía mình ở lại, các thành viên khác được phép rời khỏi nhóm chat Điều đó cũng giúp tránh khỏi nguy cơ rò rỉ thông tin của các dự án đã kết thúc.

Thêm vào đó, trong công ty, chúng tôi cũng tạo các nhóm chat như là những nhóm chat cho từng phòng ban, cho manager, và cả nhóm chat toàn công ty. Giữa các chi nhánh tại các quốc gia khác nhau, cũng có cả những nhóm chat để liên lạc giữa các manager, nhóm những người làm về quản lý văn phòng. Ngoài ra, cũng có những nhóm chat dành cho thảo luận việc cải thiện Form-page, cho marketing, branding và sự kiện của công ty. Công ty chúng tôi đầu tư khá nhiều vào tổ chức sự kiện, và nhóm chat liên quan đến công tác tổ chức lên kế hoạch sự kiện khá nhiều.

Khi trao đổi qua phương thức chat, hễ có một sai sót nào đó sẽ làm cho cuộc đối thoại trở nên khá lúng túng, nên người ta hay dùng các biểu tượng cảm xúc. Trong các cuộc đối thoại giữa các kỹ sư Infrastructure cũng như nhân viên khối văn phòng đều hay sử dụng các biểu tượng cảm xúc để bày tỏ tình cảm của mình một cách dễ dàng.

Hơn nữa, chúng tôi cũng đầu tư sử dụng Redmine kết hợp với liên kết API trong công việc. Tôi rất tâm đắc với việc kết hợp sử dụng Chatwork và Redmine. Chúng tôi phát triển khá nhiều plugin và có công bố trên trang Qiita đấy.

Gần đây, đại đa số mọi người phân vân không quyết định được ăn trưa ở đâu nên chúng tôi đã phát triển Bot chuyên dụng cho vấn đề đó. Bot này sẽ thu thập các thông tin về món ăn mà mọi người nghĩ đến và sự hài lòng về các món ăn. Nhờ vào việc thu thập thông tin đó mà BOT sẽ càng ngày càng hoàn thiện và đưa ra địa điểm ăn trưa hợp với sở thích của mọi người.

Các kỹ sư đã phát triển Chrome Extension tích hợp với Chatwork: Anh Nguyen Anh Tien (trái), anh Tran Duc Thang (giữa), anh Tran Ba Trong (phải).

Việc hợp tác đào tạo và bồi dưỡng nhân lực chất lượng cao là thế mạnh của công ty chúng tôi.

Ông có thể chia sẻ bí quyết nào mà số lượng nhân viên giỏi của công ty tăng nhanh đến vậy không thưa ông?

Ông KobayashiTừ lúc công ty mới thành lập, chúng tôi đã hợp tác với trường đại học hàng đầu trong lĩnh vực CNTT ở Việt Nam là Đại học Bách khoa Hà Nội, để thực hiện chương trình đào tạo nguồn nhân lực cho công ty. Chúng tôi tuyển chọn 120 bạn từ 600 sinh viên năm nhất thuộc khoa CNTT để đào tạo kiến thức IT và tiếng Nhật. Ban đầu, chúng tôi tiếp quản chương trình đào tạo bắt đầu từ vốn ODA của JICA và cử khoảng 15 nhân viên gồm các kỹ sư và CTO phụ trách đào tạo.

Lý do mà chúng tôi đầu tư vào việc đào tạo nguồn nhân lực là vì tôi tin rằng những người thuộc khối châu Á rất giỏi. Trong chương trình đào tạo, chúng tôi chủ yếu cho học viên sử dụng kỹ thuật Ruby on Rails thích hợp nhất với mô hình phát triển Agile, và có rất nhiều cơ hội được cộng tác với những kỹ sư có tiếng trong giới Ruby. Cả những vị trong giới này cũng khen rằng “ Code được viết bởi công ty FRAMGIA rất tốt “.

Việc viết code đẹp là cả một nỗ lực của công ty chúng tôi suốt quá trình khuyến khích và vận động các anh em kỹ sư thực hiện. Thêm vào đó, các kỹ sư của Việt Nam có thể tận dụng thế mạnh về số học của mình và viết những đoạn code rất thú vị. Một bạn nữ chỉ vừa mới tốt nghiệp 2 tháng, nhưng đã viết được những đoạn code rất sáng tạo , rất khác biệt so với cách suy nghĩ thông thường. Tôi nghĩ đây là một tiềm năng lớn và quyết định đào tạo nguồn nhân lực ở châu Á.

Sau 5 năm hay 10 năm nữa nếu muốn trở thành một công ty có hàng trăm ngàn nhân viên với quy mô vượt qua công ty đầu ngành hiện tại là Infosys, thì nhân lực sẽ trở nên thiếu trầm trọng, không thể không đầu tư đào tạo nguồn nhân lực. Gần đây, chúng tôi cũng đã quyết định mang chương trình đào tạo đến hợp tác cùng Đại học Bách Khoa Đà Nẵng. Đồng thời, chúng tôi cũng quyết định mở các khóa đào tạo IT của Framgia ở Bangladesh và Philipines.

FRAMGIA không chỉ đào tạo được nguồn nhân lực cho công ty, đồng thời cũng được đánh giá cao khi cung cấp nguồn nhân lực cho thị trường Nhật Bản. Những kỹ sư Việt Nam sang Nhật Bản đều có thể giao tiếp thành thạo, chắc chắn là chất lượng của các dự án phát triển Offshore sẽ được tăng lên.

Hiện tại, ông Kobayashi cũng phụ trách công việc Start-up tại Bangladesh.

Chúng tôi xem Chatwork là vũ khí chiến lược để nâng cao hiệu suất trong trao đổi thông tin.

Ông có thể trình bày đôi lời về Chatwork được không?

Ông KobayashiĐối với công ty chúng tôi, Chatwork được xem như là vũ khí chiến lược không thể thiếu để nâng cao hiệu suất công việc. Nếu lấy game Dragon Quest làm ví dụ, tầm quan trọng của Chatwork như thanh kiếm Hayabus vậy. Khoảng thời gian sử dụng để gửi mail 1 lần tương đương với trao đổi thông tin được 2 lần bên Chatwork. Bên cạnh đó, việc kiểm soát thông tin cũng dễ dàng hơn. Sau khi sử dụng Chatwork, tôi có cảm giác tiến độ công việc cũng nâng cao rõ rệt. Nếu lấy bộ truyện tranh Bảy Viên Ngọc Rồng làm ví dụ thì nó mạnh mẽ như khi nâng cấp lên thành siêu Saiya vậy.

Thật không dám tưởng tượng công việc sẽ vất vả đến thế nào nếu không có Chatwork.