Chatwork

成功案例

想推薦給休閒設施、飯店業等24小時營業工作環境的實用工具

常磐興産株式会社

產業類別:服務業

企業規模:1,001名以上

當初為什麼會決定要將Chatwork引進工作中呢?
堀江:目前為止公司內互相聯絡的方式只有電話、e-mail和紙本通知。其中電話連絡並非使用手機,而是公司的內線電話,因此因對方暫時離席而無法聯絡上的情形也屢見不顯。且電話聯絡僅能進行1對1的聯繫,往往容易陷入只有當事人之間爭論不休的局面。
鈴木:為了使Spa Resort Hawaiians員工們的交流更加蓬勃,在思考、檢討解決方案時,出現了渴望「即時性高,且能進行多人交流的工具」的想法,使我們開始嘗試將Chatwork引進工作中。

Spa Resort Hawaiians每天都會舉辦吸睛的草裙舞秀以及火舞表演。

交談軟體的種類繁多,為什麼會決定要使用Chatwork呢?
鈴木:主要是因為多語言的操作介面、不會顯示已讀,這兩個原因。在能看出對方已讀或未讀的情況下,容易出現「為了麼明明讀了卻不回覆呢?」這樣的紛爭、也令人擔憂可能會造成疲於應付「已讀」的狀況。雖然許多公司都對於已讀功能有所需求,不過對本公司而言沒有比較好。

商品販賣部 經理 阿部大康 先生(左)、系統推廣部 室長 堀江文彦 先生(中央)。

當初在引進Chatwork進入工作之前,是否有哪些擔心的地方呢?
鈴木:因為本公司的員工平均年齡偏高,落在40歲左右,對於聊天軟體大概接觸不多。最初頗為擔心即使將軟體引進仍然可能出現使用頻率低下、使用者不平衡等問題。不過實際開始使用過後,發現完全沒有這樣的問題。
請問當初是如何開始將Chatwork引進公司的呢?
鈴木:在Spa Resort Hawaiians公司討論溝通問題點時所整理出的「改善溝通方案」中,Chatwork作為解決方案之一,在內部討論中被提出來,進而開始將其引進。
堀江:本公司經營層本身對IT產業已有一定程度理解,在思考情報交流不足、傳遞緩慢等問題的解決方案時,馬上想到了使用IT軟體這個方式,因此決定實驗性地將其引進工作中。
鈴木:在實際使用後的調查中,「交談軟體的引進大幅地改善了溝通」、「在掌握各部門動向、預定行程方面,也比過往的紙本傳遞來得快速許多」、「有效改善了部門內上到下、跨部門以至於全公司的情報互換、共享」等回答佔多數、因此才決定正式將軟體引進工作中。
阿部:商品販賣部裡也有「情報共享的速度提升了」這樣的意見呢。

鈴木先生製作的改善溝通方案。

平常是用怎樣的方式來使用本軟體呢?
堀江:目前公司中使用Chatwork的員工共有155人。建立了「緊急通知」、「SRH內聯繫」、「SRH內籌備聯繫」、「SRH內業務聯繫」等全員參加的群組,以便於緊急聯絡、宣布事項時的情報共享。此外,也依照各部門、案件別建立特定成員的群組來進行情報交換。其他還有像是「公司內知識+」,有任何疑問時可以用來向公司全體發問的群組。
鈴木:還有井上社長每隔幾天就會更新的「社長雜談專欄」,寫日常中感覺到的一些事情。
堀江:本公司擁有ISO9001認證,因此有提供品質報告的必要。過去為止都是以紙本方式提出,現在電子化的成果使情報能夠統一了。

發送給所有擁有Chatwork使用權成員們的「Chatwork使用索引」,裡面還記載著所有全員參加的群組名稱。

現場工作人員們是如何使用Chatwork的呢?
阿部:以我所屬的商品販賣部為例,伴手禮賣場的工作人員會把商品陳列用iPod Touch照下來,分享到Chatwork裡。Spa Resort Hawaiians每年會採買2,000種新商品,但過去都尚未出現過能確實週知所有員工的方法。
堀江:如此龐大的數量,若是每次只要新商品一來就發mail給大家的話,感覺也不太妥當。而且收信的人也會困擾吧。
阿部:但Chatwork的話,一開始就把專用的群組建立好,便可以輕鬆地傳遞情報了。而且,使用iPod Touch來配合可以縮短工作流程,真是太好了。以前的話都要先用數位相機拍好再傳到電腦裡......工作上也算是蠻大的負擔。
因此、工作人員們的行動力大幅地提高了。負責採買的也是員工本身,能夠讓其他部門的人也看到自己採買的商品,也是很令人開心的一件事情呢。
除此之外,最近我們也努力把像是一般生活中所看到、體驗到的外部情報等,利用Chatwork來進行分享,期待能促進未來商品的開發。尚未使用Chatwork之前,還沒能有這樣情報共享的方式呢。
對我個人而言,「我的交談」也是一個很重要的部分。以前總是必須將會議資料放在包包裡才能行動,現在只要把資料儲存在「我的交談」裡面就行了,非常方便。
堀江:還有像是,預定7月下旬開幕的新設施BIG☆ALOHA(以長度和高低差日本第一為賣點的滑水道)也設有群組交談,用來共享新設施開幕的籌備等情報。

(左)新商品可以透過Chatwork來共享情報。/(中央)高低差和長度皆為日本第一的滑水道『BIG☆ALOHA』等新設施的建立,公司總是勇於努力著新事物的發展。/(右)每年都有2000多種新商品,如公司內部的女子會所開發的,女性聚會用香鬆『ふりガール』等。

那麼「緊急通知」的群組交談,又是用來進行怎麼樣的情報共享呢?
鈴木:針對天災等緊急狀況發生時的情報共享,比方說,2016年11月時的地震。
阿部:當時地震是在早上六點左右發生的,我馬上就用「緊急通知」群組進行聯絡,也陸續收到了各部門的狀況報告,像是飯店、賣場的狀況如何、草裙舞秀的舉行是否有困難、交通情報等。
鈴木:本公司提供有往來市區的住宿者專用巴士,所以交通情報也特別重要。
堀江:在東京負責宣傳的人員也有加入「緊急通知」群組,他們可以透過各部門的報告內容來確認、了解情況,進而將最新情報上傳到網路上。
鈴木:如果當時沒有Chatwork的話,大概只能以電話聯絡為主了吧。這樣的話就會變成像剛才說的,只有1對1的交談,難以掌握全員的狀況,而且地震發生時電話本來就很容易打不通。
阿部:多虧了Chatwork,我們才能在地震發生後的2小時內快速掌握好各部屬的狀況。讓人深切感覺到情報傳遞的效率、速度、範圍等,都壓倒性地更加全面了。

在地震時派上用場的Chatwork。

請說說看引進Chatwork有哪些優點吧。
阿部:我本來每天會收到100封以上的mail,感覺現在大概減少到只剩3分之1左右。多虧於此,再也沒有情報疏漏的情形。
堀江:依照群組分門別類,溝通時也更簡單易懂了。
阿部:還有,放假時終於可以好好休息了(笑)。
堀江:沒錯。本公司也正在進行減少加班時數、增加休假日等作法,但這樣的話人員間的溝通勢必減少,而Chatwork正好可以用來彌補這部分的不足。
阿部:因為Spa Resort Hawaiians是24小時營業的關係,工作人員採輪休的方式,休假日也不一致。而且現場情況每時每刻都在變化,連休三天就可能導致無法掌握狀況。有了Chatwork以後,可以隨時隨地都了解現場狀況,也比較放心。也多虧了Chatwork,收假後上工之前也不再需要太多時間就能進入狀況了。
鈴木:出差也更加方便了呢。以前有很多一定要到現場才能判斷的決策,現在即使是遠距離也能夠執行。
這麼說來,像Spa Resort Hawaiian這樣的度假村、飯店等,24小時營業的環境,可能都很適合Chatwork這樣非同步性的通訊軟體呢。
鈴木:我也這麼覺得。正在考慮是否引入Chatwork的企業,建議可以先直接開始使用看看,體驗免費版以後,如果覺得不適合再換掉也行。
堀江:我們當初討論時也說過不適合的話就停用這樣的話,現在反而已變成不可或缺的利器了呢。(笑)。
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