3名でスタートし、社内外の人を巻き込んでいった

三浦さんの業務について教えてください。

三浦:北海道テレビのクロスメディアコミュニケーションセンター(CCC)に所属しています。北海道テレビは社員が約190名で、番組制作ディレクター、記者、カメラマン、音声、放送技術など、さまざまな職種の人が働いています。

CCC(クロスメディアコミュニケーションセンター)はそのなかでも放送に関わらない仕事をまるごと担当する部署です。たとえばWebサイトの管理運営や、データ放送のコンテンツ制作、最近はSNSマーケティングやデータ分析、SaaS系のサービスの運用なども「WebなんだからCCCでしょ」という理由で担当します(笑)。放送に関わらないって言いましたけど、最近は簡易中継セットを組んでインターネット向けの動画配信をしたりも......。

本当に業務範囲が幅広いですね。三浦様は特にITツールの勉強会などにも積極的に参加している印象です。

三浦:そうですね、勉強会は都内開催が多いので東京にも頻繁に出張しています。テレビもインターネットにつながり、そこからいろいろなデータが取れる時代です。それをちゃんと活用していきたいですね。

テレビ業界も変化の時代なのですね。そんななかで、Chatworkを導入したきっかけを教えてください。

三浦:知ったきっかけはChatworkエヴァンジェリストの中山亜子様に勉強会で教えていただいたことです。私自身はEvernoteやG SuiteといったITツールを以前から使っていたのですが、テレビ業界はどちらかといえばレガシーなカルチャーです。そういうわけでChatworkも最初は3人だけで使っていたのですが、やはり大人数のほうが情報共有しやすくなっていいよね、ということで社内外の人を巻き込むことにしました。

どのように広めたのですか。

三浦:系列局の方々と仲が良くて、この人たちなら使いこなせそうだなと提案し、Chatworkで雑談用のグループチャットを作って、勉強会や出張時の情報をやり取りしています。あとはHTBグループ会社のディ・キャストでも使ってもらっています。

社内でも広まっていますか。

三浦:最初は3名だったのですが、今では少しずつ部内に広がってきています。3人で使っていたらほかのメンバーが気になったのか、のぞきこんで「それ何?」と聞いてくるので、ChatworkのWebサイトを教えたら真剣に調べ始めたので、これはいけるぞ、と(笑)。

三浦様が所属する部署では、北海道テレビのデータ放送なども担当

仕事で電話が必要になる状況はもうない

導入してみて印象はどうですか。

三浦:すごくよいですね。UIもシンプルでほかの人も使いやすいようです。画面を見て、どこを押せばいいかすぐにわかるので、上司もしっくりきたようでした。現在Chatworkを使っているメンバーの中には60代後半の方もいるのですが、Chatworkを難なく使いこなしています。

そもそもテレビ業界の連絡ツールは主に何が使われているのでしょうか。

三浦:テレビ業界は電話とメールがメインの連絡ツールで、特に営業や報道は電話ばかりです。「電話に出てください」というメールが来るくらいです(笑)。

たしかに電話が多いイメージはありますね。

三浦:ただ、個人的には仕事で電話が必要になる状況ってほとんどないと思うんですよ。電話だと1:1でしかやり取りできないから大人数で喋れないし、記録も残らないし、写真も送れない。今言ったことはChatworkならできますからね。

「テレビ業界はまだまだアナログな業務が多く、効率化を進められる点が多い」と語る三浦氏

ストレスのたまる"メールあるある"をChatworkで解消

電話にもメリットがないわけではありませんが、たしかにいうとおりです。ではメールについてはどうでしょうか。

三浦:メールもデメリットが大きいんです。今もメーリングリストでメールが送られてきたりするのですが、まったく関係のない内容だったことがありました。よく見てみたら、送信先の「三浦」が別の三浦さんでした(笑)。Chatworkならグループチャットにメンバーを入れておけばいいだけなので、送信先をミスするということがそもそも起きませんよね。

ほかにもクラウドストレージなど使わないから、重いファイルもそのまま添付で送られてきたり、ずっと全文引用で返信し合っているから文字数制限をオーバーして読めなくなったり、件名が「よろしくお願いします」になっているからメールを開いてさかのぼらないと何のメールかわからなくなったり......。

「添付ファイル送ります」のメールにファイルを添付し忘れて、「忘れました」っていうメールが送られてきて、さらにファイルを開くパスワードを書いたメールが来て、もうそれだけで3通にもなるんですよ!どれもChatworkならありえないことばかりです。

どれも"メールあるある"ですね(笑)。

三浦:そういうこともあったので、これはChatworkを提案するチャンスだと思って打診したところ、上司もWebに関心がある人だったこともあり、トントン拍子に導入が進みましたね。

Chatworkでの雑談からキャンプが実現

貴社ならではの使い方について教えてください。

三浦:内容に応じてグループチャットを作成していますが、部内のメンバー、全員を入れて使っています。ほかに先ほどお話した関連会社とのやり取りをするグループチャットもあります。

たとえば伝票用のグループチャットでは、経理システムの画面をスクリーンショットで撮影してアップし、上司の確認をとっています。確認がとれたらシステムから紙に出力してハンコを押して経理担当社に提出するわけです。Chatworkなら上司や自分が違う場所にいても確認できるのでスピーディーです。

本当は経理担当者もグループチャットに入ってくれると、ぜんぶそこで完結できるんですけど、まだそこまではいってなくて......。

確認作業がチャットでできるだけでも非常にスピードは上がりそうですね。

三浦:ほかには私が参加した勉強会の報告をするグループチャットもあります。以前は報告書にまとめていたのですが、とにかく出張が多くて、出ていた間の報告書を作るだけでも数日かかってしまっていました。

そこで勉強会に参加したときは、その場で撮った写真やメモをグループチャットにどんどん上げてリアルタイムに共有することにしたのです。上司とのやり取りになる報告書と違って、グループチャットはメンバー全員と情報共有できますし、リアルタイムなのでメンバーから出た疑問をその場ですぐ質問することもできます。これはChatworkを入れて非常によかったと思う点ですね。

業務以外のグループチャット活用はしていますか。

三浦:Chatworkがきっかけで他社の人たちとの合同キャンプが実現したことがありましたね。Chatworkで雑談していたらアニメ「ゆるキャン△」の話になって、キャンプ行きたいねという話になり、本当に実現しました。これは気軽にやり取りできるChatworkだからこそ生まれた話だと思います。メールで「ゆるキャン△良かったね」みたいな雑談ってなかなかやりにくいですよね(笑)。

震災時の情報共有はChatworkが圧倒的に便利だった

9月の震災時にもChatworkが役立ったと聞きました。詳しく教えてください。

三浦:ちょうど新社屋に引っ越す1週間前に北海道胆振東部地震が発生しました。震災が起きてすぐ、Chatworkでスタッフと連絡を取り合い、全員の無事を確認しました。Chatworkがなければおそらく電話での確認になったと思いますが、全員と情報をすぐに共有できるChatworkが圧倒的に早いなと感じましたね。

その後もChatworkで連絡を取り合っていたのですが、途中でデータ放送にトラブルが発生したことが発覚します。新社屋は停電が復旧していたのですが、にもかかわらずデータ放送が動いていなかったのです。

新社屋から徒歩圏内にサーバ担当者が住んでおり、彼が見に行ってくれたのですが、原因が特定できませんでした。そこでChatwork内で彼からの報告を聞きながら全員でディスカッションをおこない、詳しい人が原因を探り当てて無事に復旧することができたのです。

Chatworkを活用したリモート会議ができなければ、おそらく復旧にさらに時間を要していたことでしょう。Chatworkによって生まれた集合知でした。

最後にChatworkのどのような点がおすすめか、あらためて教えてください。

三浦:Chatworkは電話やメールよりも共有が早く、震災など緊急時の対応にも適しているツールです。チャットならLINEもありますが、あれはやはりプライベート用のツールです。セキュリティ面での不安もあるし、ファイルを送るのも大変で、タスクも振れません。ChatworkはUIもわかりやすく、年配の方でも使いこなせているのでおすすめです。