Chatwork(チャットワーク)初心者が知っておくべき操作と始め方

Chatworkの使い方
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目次

Chatwork(チャットワーク)は、国内で多くの中小企業に利用されているビジネスチャットツールです。

国産のビジネスチャットであり、日本人のユーザーにとって使い方がわかりやすいことも多くの企業で利用されている理由のひとつです。

Chatworkの操作方法は非常にシンプルですが、Chatworkをまだ使ったことがない方、使い始めたばかりの初心者の方に向けて、Chatworkの始め方と、最低限覚えておくべき基本機能と操作方法を解説します。

Chatwork初心者が知っておくべきChatworkの始め方

Chatworkを始めるためには、いくつかの事前準備が必要です。

必要な準備の内容は、利用するプランによって異なります。

Chatworkの利用プランには、はじめての方もはじめての企業も無料で使い始めることができる「フリープラン」と、セキュリティ・管理機能を強化した「有料プラン(ビジネスプラン、エンタープライズプラン)」の三種類があります。

初心者が覚えておくべき基本機能については、プランによる違いはありません。

「とにかくChatworkを使ってみたい」という方や、「操作感を確かめてみたい」という方は、まずはフリープランを使ってみましょう。

Chatworkを始めるための事前準備には、アカウント作成、アプリダウンロード、ログイン、コンタクト追加の4ステップがあります。

利用者の権限ごとに、必要となるステップは以下の通りです。

アカウント作成 アプリダウンロード ログイン コンタクト追加
管理者 必要 必要 必要 必要
管理下のユーザー 不要(管理者より付与) 必要 必要 不要(組織内のみで利用する場合)

アカウントを作成する

個人で利用する場合も、管理者として組織に導入する場合も、自分でアカウント作成をする必要があります。

フォームからメールアドレスを送信することで、無料で簡単にアカウント作成を進められます。

アカウント作成にはメールアドレスが必要です。

組織で新たに有料プランを利用したい場合は、同じくサービスサイトの料金プランページより、アカウント作成の申し込みをします。

なお、すでに組織で利用中で、管理者よりアカウントを付与されている場合は、アカウントを作成する必要はありません。

アプリをダウンロードする

アカウントを取得したら、スマートフォン用のアプリをダウンロードします。

ChatworkはPCからでも利用できますが、スマートフォンにアプリをダウンロードしておくと、スマートフォンからでも利用できるようになるため便利です。

Chatworkにログインする

アカウントとアプリの準備が整ったら、Chatworkにログインしましょう。

ログインをするためには、ログインページにアクセスし、アカウント作成時に登録したメールアドレスとパスワードを入力します。

コンタクト追加する

Chatworkでやりとりができるのは、Chatwork上で「コンタクト」とよばれる連絡先に登録されている相手のみです。

やりとりをしたい相手がまだコンタクト一覧にいない場合、コンタクトに追加しましょう。

なお、組織契約中で、管理者よりアカウントを付与されている場合は、アカウントが付与された時点で、組織内のメンバーがコンタクトに追加されています。

顧客など、組織外のメンバーとやりとりをする場合は、ご自身でコンタクトの追加をしてください。

Chatwork初心者が知っておくべき機能:メッセージの送信

やりとりしたい相手がコンタクトに追加できたら、基本機能である「メッセージの送信」をしてみましょう。

グループチャットまたはダイレクトチャットを立ち上げる

Chatworkでメッセージを送るためには、メッセージを送信するための「グループチャット」または「ダイレクトチャット」に参加していなければなりません。

「グループチャット」は、3名以上の相手とやりとりができるチャットルームになり、「ダイレクトチャット」は、1対1のやりとりができるチャットルームです。

参加しているチャットルーム一覧は、画面左側に表示されています。

01(1)_Chatwork初心者が知っておくべき機能:メッセージの送信.png

やりとりをしたいグループチャットがグループチャット一覧にない場合は、グループチャットを新しく作成することでやりとりができるようになります。

02(1)_Chatwork初心者が知っておくべき機能:メッセージの送信.png

グループチャットを作成するためには、グループチャット一覧の上部にある「+」から「グループチャットを新規作成」を選択してください。

ダイレクトチャットは、「コンタクト管理」より立ち上げることができます。

02-1_Chatwork初心者が知っておくべき機能:メッセージの送信.png

右上のコンタクトアイコンをクリックすると「コンタクト管理」が開きます。

03_Chatwork初心者が知っておくべき機能:メッセージの送信.png

「コンタクト一覧」タブに追加したコンタクトが表示されているため、「ダイレクトチャット」をクリックするとダイレクトチャットができるようになります。

メッセージを作成する

グループチャットまたはダイレクトチャットの準備ができたら、チャットの参加者ににメッセージを送ってみましょう。

04_Chatwork初心者が知っておくべき機能:メッセージの送信.png

メッセージは画面下部のメッセージ作成欄で作成し、「送信」をクリックするとメッセージを送信できます。

チャット内で送信されたメッセージは、チャットの参加者全員が目にすることができます。

なお、メッセージには「TO」や「返信」、「リアクション」「リアクション」をつけることもできます。

Chatwork初心者が知っておくべき機能:音声・ビデオ通話

チャットの参加者とは、メッセージのやりとりだけではなく、音声・ビデオ通話をすることもできます。

05(1)_Chatwork初心者が知っておくべき機能:メッセージの送信.png

やりとりをしたい相手が参加しているグループチャット、またはダイレクトチャットで、画面下部のビデオアイコンをクリックすると、通話が開始できます。

通話機能は、メッセージでは伝わらない情報を伝えたり、複数人でWeb会議をする手段として便利です。

Chatwork初心者が知っておくべき機能:タスク管理

タスク管理機能は、相手に完了してほしい仕事(タスク)をわかりやすく伝えられる機能です。

タスクは「タスクの内容」「タスクの担当者」「タスクの期限」で構成されています。

06_Chatwork初心者が知っておくべき機能:タスク管理.png

グループチャットまたはダイレクトチャット右側のエリアでタスクの情報を入力し、「タスクの追加」をクリックすると、タスクがチャットのタイムラインに表示されます。

07_Chatwork初心者が知っておくべき機能:タスク管理.png

「タスクの担当者」がタスクを完了すると、以下のように表示されます。

08_Chatwork初心者が知っておくべき機能:タスク管理.png

タスクを追加することで、だれがいつタスクを完了したのか分かりやすくなります。

Chatwork初心者が知っておくべき機能:ファイル管理

Chatworkでは、メッセージだけではなくファイルを共有・管理することが可能です。

09_Chatwork初心者が知っておくべき機能:ファイル管理.png

ファイルを共有するためには、画面下部のクリップアイコンをクリックし、共有したいファイルを選んで送信します。

グループチャットまたはダイレクトチャットで共有したファイルは、チャットごとにまとめて確認できます。

10_Chatwork初心者が知っておくべき機能:ファイル管理.png

チャットの右上に表示されているアイコンをクリックすると、ファイルが一覧で確認できます。

なおChatworkでは、チャット上で共有できるファイルのデータ量がプランによって異なります。

フリープランでは1契約5GBまで、有料プランでは1ユーザー10GBまで共有が可能です。

ストレージ容量が足りなくなった場合は、有料プランに限り、管理者ページより追加購入ができます。

ストレージ容量の確認や追加についての詳細はヘルプページをご覧ください。

Chatwork初心者が最低限知っておきたいこと

Chatworkは誰でも使えるビジネスチャットです。アカウント作成やアプリのダウンロードなどをしていただくことで、無料ですぐに利用が開始できます。

「メッセージ作成」「音声・ビデオ通話」「タスク管理」「ファイル共有」の基本機能は、利用プランによらず共通して使っていただける基本機能です。

まずは基本機能をマスターし、Chatworkを活用できるようにしましょう。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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