事業成長の要である「情報カード」をChatworkで一元管理

連絡手段が統一されておらず、「言った言わない」によるトラブルも

まず、御社の事業について教えてください。

内田：当社は富山・北陸を中心に、運送や倉庫保管、生産設備の移動や据付、オーダーメイドの生産設備や機械の設計製作、改造、修理などの事業を展開しています。50年前に創業した当時は、トラック1台で物流事業を行っていましたが、物流は運ぶだけでなく、その前後も重要だということに気づき、現在は製造業のお客様をトータルでサポートしています。

Chatwork導入のきっかけとなった組織課題は何だったのでしょうか。

内田：以前は社員同士の連絡手段として、メールやプライベートチャット、電話などを使っていました。会社として、どの連絡手段がオフィシャルなものかを決めていたわけではなかったので、社員はそれぞれ好きな方法で好きなように連絡をしていました。

ただ、電話だと履歴が残らないので「言った言わない」が起きたり、どのツールで話をしていたのか、わからなくなったりといったトラブルが頻発していました。

具体的にはどのような「言った言わない」が発生していたのでしょうか。

内田：たとえば、お客様に伝えてほしい内容を電話で言っておいたのに、そのことを忘れてしまって、後から「お願いしたでしょ」「いや、聞いてない」といったやりとりが起きたりしていました。

また、外出中の社員から事務所へ電話がかかってくることも多く、電話に出るだけでどんどん時間が過ぎてしまうようなことも課題でした。概ね、電話は昼休みや休憩時間にかかってくるので、重なってしまうんですよね。緊急性の高い電話連絡は仕方ありませんが、中にはあまり重要ではない用件もあります。そちらに手が取られて、緊急の電話に出られないというのも困ります。

こうした課題を解消することを目的にChatworkを導入しました。

使い勝手の良さと"既読"機能がないことが決め手

他社のチャットツールと比較検討はされましたか。

内田：特に比較はしていません。社長がChatworkを見つけてきて、試しに何人かでテスト導入をしてみました。その結果、様々なメリットがあったので導入を決めたという経緯です。

Chatworkのどのような点がよかったのでしょうか。

内田：まず、使い勝手の良さです。たとえば、グループチャットに入っていても、すべてのやりとりに自分が関係するわけではありません。グループチャットに入っているというだけで、全ての通知が来たら大変です。その点、ChatworkはTOや返信で自分を指定されなければ、通知は来ません。つまり、自分が関係しているときだけ通知が来る仕様になっているんです。これが便利だと思いました。

また、既読機能がないのもよかったです。プライベートチャットのように既読がついてしまうと、"既読スルー"がお互いのプレッシャーになってしまう恐れがありますから。

実際に使ってみることでChatworkのメリットを実感

Chatworkの導入について、懸念点はありましたか。

内田：やはり新しいものに抵抗感を持つ人は一定数いるものなので、新しいツールを導入する際はいつも使ってもらえるか懸念しています。Chatworkを導入した当時は、プライベートチャットを使ったことがない人もいたので、チャットツールというものをちゃんと使えるのかも心配でした。

その懸念をどのように払拭し、社内にChatworkを定着されたのでしょうか。

内田：ちょうどデジタル化を推進していたタイミングだったのがよかったです。社員にiPhoneやiPadを支給し、経費精算や勤怠管理、アルコールチェックなどもデジタル化していきました。そうしたデジタル化の流れの中で、Chatworkを使ううちになじんできたのだと思います。

最初は「電話したほうが速いだろう」という意見などもありましたが、導入後はChatworkの方が正確で速く伝えられるのだとわかってもらえました。電話に出られないと伝言を頼むことになって遅れるし、先ほど申し上げたような「言った言わない」が起きる恐れもあります。Chatworkなら一言入れておけばそれで済みますし、文字で残るので誤解も起きません。

事業成長の要である「情報カード」のデジタル化に成功

ここからは、Chatworkの具体的な活用法についてお聞きします。どのようなグループチャットを作成されているのでしょうか。

内田：全社、役職別、部門別、案件別などに分けてグループチャットを作成しています。なかでも当社ならではといえるのが「情報カード入力データ」グループチャットです。情報カードとは、お客様から聞いた情報や改善提案、ヒヤリハット情報を報告する仕組みです。以前は紙に手書きしていたものをExcelに転記し、コメントを追記した上で印刷して配布していました。

現在はiPhoneやiPadからGoogleフォームで入力し、スプレッドシートにまとめて、それをChatworkに連携しています。「情報カード入力データ」グループチャットで内容を確認したら、スプレッドシートにコメントを追記、PDF化した上でChatworkで配布するという流れです。これにより、情報共有のスピードは大きく向上しました。

情報カードでお客様の声を拾うスピードが早くなると、事業にも好影響がありそうですね。

内田：そうですね。情報カードがきっかけでお客様のニーズに気づくことも多いです。当社自体、そのようなお客様の声を大事にして事業を拡大してきた会社でもあります。最初は物流事業からスタートして、そこからお客様のニーズにお応えする形で派生事業を展開してきましたから。

Googleとの連携を駆使して情報共有を効率化

他にも御社ならではのChatwork活用法はありますか。

内田：備品発注用のQRコードをChatworkに連携して活用しています。連携のやり方は情報カードと同じです。備品を発注する際、QRコードでGoogleフォームにアクセスして入力してもらい、そこをスプレッドシートにまとめ、さらにChatworkに流しています。こうすることで、発注の形式をそろえられるメリットがあります。

他にも、車両点検の写真をアップする「物的環境整備関連」や、社内研修などのイベント情報連絡をスプレッドシートとGASで連携し共有する「勉強会情報」、採用担当が学生情報を共有する「採用チーム」、Webサイトの更新情報など全社向けの情報を共有する「全社員一斉連絡グループ」など、様々なグループチャットを作成、活用しています。

社外の方とChatworkを使われることはありますか。

内田：システム会社や、社労士や税理士事務所との連絡に使用しています。以前はメールでの連絡でしたが、Chatworkの方が便利なので、こちらからお願いして使っていただいています。なにか疑問があるときもChatworkならメールと違って気軽に聞けたり、他のグループメンバーもそのやりとりを確認できるのもメリットですね。

「言った言わない」のトラブルがゼロに

Chatworkを導入した効果について教えてください。

内田：導入目的の1つだった「言った言わない」の解消につながりました。Chatworkなら文字でしっかりと残りますし、グループチャットなら他の誰かも見てくれているので、「言った言わない」のトラブルはゼロになりました。

また、Chatworkを使い始めてから、ずいぶん紙が減りました。たとえば、以前は全社向けのお知らせを紙に印刷して壁に掲示したり、回覧用紙を回して全員がチェックしたかを確認したりしていたのですが、今はChatworkで共有すればいいので、紙を使うことはなくなりました。今では各部門が自主的にChatworkを運用してくれているので、私も知らない多くの効果が出ていると思います。

Chatworkの導入を検討されている企業へメッセージをお願いします。

内田：いろいろなツールがありますが、Chatworkは使い方も簡単で、当社では70代の社員も使っています。引用機能はリマインドするのにも便利ですし、APIでGoogleと連携できるため、データの共有は非常にやりやすいと感じます。

当社はこれまでに数多くのDX施策に取り組んできました。Chatworkもその一環であり、今後もChatworkを活用してさらなるDXを実践していきます。

ありがとうございました。