優れたUIで効率的な情報管理を実現
日本人に最適なチャットツール

以前のチャットツールではメンバー管理と検索が課題だった

Chatworkを導入するきっかけとなった組織課題について教えてください。

西村：弊社が社内のコミュニケーションツールとしてChatworkを本格的に導入したのは2021年になります。それまで利用していたチャットツールは社員が入社した際にすべてのグループに一括でメンバー追加する機能がなく、毎回一つずつ追加作業をおこなっていました。これは、弊社のチャットの使い方ならではの課題かもしれません。Chatworkを導入した今でもそうなのですが、弊社ではプロジェクトごとにグループチャットを作成したら、担当者以外も含めて全メンバーをCC的に追加しています。そのため、仮にプロジェクト進行用のグループチャットが30あるとすれば、新メンバーが1人入るたびに、グループへの追加作業を30回手作業でおこなう必要があります。

Chatworkにはあらかじめ組織内で作成したチームをグループチャットに追加しておき、ユーザーをチームに追加するだけで複数のチャットに一度でユーザーを参加させられる「チーム機能」がありますよね。まさにこの機能が欲しかったこともあり、乗り換えを検討しました。

もう1つの課題は検索機能があまりよくなかったことです。おそらく検索できる期間が限定されているのか、あるいは検索キーワードが完全一致でないと引っかからないのかもしれません。いずれにしても検索の使い勝手がよくなかったので、過去の情報を探すのが大変でした。

直感的な使いやすさや文字の見やすさが決め手

Chatworkと比較検討したツールやサービスはありましたか。その際、Chatworkを選んだ決め手は何だったのでしょうか。

西村：Chatworkを含めて5つのサービスを比較検討しました。そもそも比較対象にする条件として、「すでに使い方がわかっているツール」であることを重視しました。

Chatworkは以前から社外とのやりとりで利用していましたし、他のサービスもお客さまに合わせて使っていいました。今まで使ったことがないサービスも1つ検討内容に含めましたが、それは有名なサービスなので比較対象にしたほうがいいだろうとの考えでした。また、グループ会社全体で利用していた他社ビジネスチャットもあったので、社内でのコミュニケーションにも使えるかどうかを検討することにしました。

そうやって検討した結果、求めていたのがチャット機能だけでスレッド機能などは不要だったこともあり、直感的な使いやすさや文字の見やすさなどのUI面でChatworkを選びました。やはりChatworkが純粋なチャットツールだったことが好印象でしたね。

Chatwork独自の「概要欄」機能で情報整理が格段にやりやすくなった

Chatworkはすでに社外とのやりとりでお使いいただいていたとのことですが、社内に浸透させるにあたって工夫されたことはありますか。

西村：移行自体は特に工夫することもなく定着できました。それまで使っていたチャットツールを使い続けることにこだわるメンバーもいませんでしたし、そもそもメンバーの順応性が高いのだと思います。

Chatworkのご利用にあたり、ルールなどは制定されましたか。

西村：導入前の課題でも少し述べましたが、プロジェクトごとのグループチャットにメンバー全員を参加させることをルールとしました。なぜ全員参加させるのかというと、たとえばプロジェクトに関わるメンバーがディレクター、コーダー、デザイナー、監修者の4名だったとします。もし、プロジェクトの進行中にコーダーが迷って誰かに聞きたいことができた場合、コーディングチーム用のグループチャットで質問すると、回答者はプロジェクトの内容を知らないので都度説明しないといけなくなります。

だったら、最初からその人にもメンバーとしてグループチャットに入ってもらっていたほうが早いですよね。同じことがデザイナーやディクレターにもいえるので、じゃあ最初から全メンバーをすべてのプロジェクトグループチャットに入れておこうという方針になりました。担当者が代わって引き継ぎをする場合にも便利です。

もちろん、参加するグループチャットがどんどん増えていくことには課題もあります。ただ、現場のメンバーは必要なければグループチャットを見なければいいだけですからね。未読の件数はどんどん増えてしまいますが......。

もう1つのルールは、グループチャットの概要欄に必ず決まったフォーマットで情報を記載することです。というのも、概要欄が便利すぎて、メンバーがどんどん好きなように使い始めたからです。ルールがないと収拾がつかなくなるので、概要欄に情報を書き込む際は必ず決まったフォーマットを使うことにしました。

具体的にはどんなフォーマットでしょうか。

西村：Chatwork内の全体共有グループチャットに「チャットワーク概要テンプレート」を作成し、そこへのメッセージリンクを概要欄に貼っています。テンプレートの中には、「プロジェクト担当者」や「案件概要」、初稿提出などの「期間」、社内で利用しているクラウドストレージBoxのURLなどを記載する「作業ディレクトリ」など、多数の項目をテンプレートとして用意しています。これらの項目から、そのグループチャットのプロジェクトに必要なものだけをコピーして使うことで、グループチャットが違っても概要欄に統一感が出てわかりやすくなるというわけです。

こういった概要欄のような機能はもともと欲しかったので、ツール選定時の検討項目に入れていました。しかし実際に使ってみて、本当に便利な機能だなと実感しています。

プロジェクトや職種ごとのグループチャットで情報を管理

グループチャットの作成方法など、活用法についても教えていただけますか。

西村：グループチャットは案件の受注が確定した段階で作成します。受注前や見積もり段階のやりとりはディレクター用のグループチャットなどで十分可能だからです。また、情報の蓄積はChatworkだけでなく、BoxやXmindなどのツールも活用しておこないます。

グループチャット作成時のポイントは、同じクライアントであったとしても、要件が異なる場合はグループチャットを分けて作成することです。たとえば、美容クリニックを新規に立ち上げる場合、Webサイト制作プロジェクトのグループチャットをまず作成します。さらに、同じタイミングでキャンペーン用のLP制作のプロジェクトがスタートすることもあります。この場合、クライアントは同じですが、Webサイト制作とLP制作は別プロジェクトですから、1つのグループチャットでやりとりしていると何がなんだかわからなくなってしまいます。そうした混乱を避けるために、グループチャットの作成はプロジェクト単位でおこないます。

この他、ディレクターやコーダー、デザイナーなどの職種ごとのグループチャットや、全員が参加する情報共有グループ、さらに「グループ」ごとのグループチャットもあります。

ここでいうグループとは、職種単位ではなく売上達成を目的とした組織になります。ディレクターやコーダー、デザイナーといった職種には直接の売上責任はなく、目指すのは成果物の品質向上です。一方で、売上責任が伴うメンバーもいて、そうしたメンバーで構成されるのが「グループ」です。

まとめると、Chatworkのグループチャットには「全体共有」「プロジェクト」「職種」「グループ」の4種類があり、それぞれやりとりする内容が異なっているわけです。

一部のメンバーの方は社外の方ともChatworkを利用していただいているとのことですが、どのようにして社外の方にお使いいただいているのでしょうか。

西村：すべてのクライアントにChatworkを使っていただいているわけではありません。やはり使ったことのないツールを勧めるのはハードルが高いので。ただ、サイト保守のように長くお付き合いすることがわかっている場合は「Chatworkを使うとやりとりが便利になりますよ」とおすすめしています。

情報を一元化し、手間を削減して業務が効率化

Chatworkの導入効果について教えてください。

西村：まず、先ほどご紹介した、概要欄にメモを残す使い方のおかげで別のツールを開く回数が減少しました。Chatworkを導入する前は、いろいろな情報がばらばらになってしまっていました。たとえばWordPressにログインする際、ログインIDとパスワードがBoxのサーバ情報ファイルの中にあるので、いちいちBoxを開いて見にいく必要がありました。Chatwork導入後は、Boxの該当ファイルのリンクを概要欄に貼ることで、すぐに必要なファイルにアクセスできるようになりました。概要欄はチャットと違って流れてしまうこともないので、それも便利ですね。

また、導入前の課題だった、メンバー入れ替え時のグループ管理の手間も削減できました。Chatworkは「チーム機能」があるので、入社時にチームに入れるだけですべてのグループチャットに追加できるからです。

Chatworkをこれから使おうと思っている企業へメッセージをお願いします。

西村：純粋なチャットツールを導入したいと考えているのであれば、Chatworkは優れたUIで使い勝手がよく、日本人には一番向いているツールだと思います。また、チーム機能を活用するとグループ管理がはかどるので、そういった使い方もおすすめです。