使いやすいUIが導入の決め手に

チャットワークを使おうと思ったきっかけは何だったのでしょう。

西間木:2年ほど前、受託開発のプロジェクトで使う良いコミュニケーションツールがないか探していました。それまではSkypeがメインだったのですが、セキュリティ面や、グループに途中参加した人が過去ログを参照できない、ユーザー管理ができないといった問題があり、新しいツールを探す必要があったのです。

社内ではSkypeの他にプロジェクトによってSlack、talknote、yammerなどを使い分けており、業務で使うチャットツールを統一したいという思いもありました。

チャットワークを選んだポイントを教えてください。

西間木:使いやすくわかりやすいUIです。たとえばSlackはエンジニアにとっては良いサービスなのですが、日本語対応もまだできていませんし、使うにはITリテラシーを必要とします。社外のお客様とも使うことを考えると、使い方がよりわかりやすいチャットワークが良かったですね。スマートフォンでも使いやすいです。

それから、業務のエビデンスとして使えるのも魅力でした。過去ログを検索しやすく、お客様との約束事項などをチャットワークに上げておけば後から簡単に探せます。Skypeだとログが流れて埋もれてしまいますし、後から参加したメンバーがログを参照できません。

資料の共有に関しても、Skypeはオンライン中でないとできませんがチャットワークならいつでもアップできます。

通知のコントロールも重要なポイントです。Skypeの場合、グループへのコメントがデフォルトで全員に通知されてしまうので、自分に関係のない発言でも参加していると通知されるのです。これでは通知ばかりになってしまって業務が進まなくなってしまいます。チャットワークなら「TO」機能があるので、関係のない人には通知されません。

他にもグループチャットの作成の簡単さ、情報の検索のしやすさなどは、非エンジニアでも使いやすいポイントですね。

クライアントにも導入を提案

お客様にもチャットワークを使うことをご提案いただいているとのことですよね。

西間木:そうですね。お客様の目的もプロジェクトを成功させることですから、よりやりやすい方法があるならということで導入いただけています。使っているうちに慣れてきて、お客様の社内でもいろいろな使い方をされているみたいですよ。

グループチャットはどのように作成していますか。

西間木:企画ごと、クライアントごと、サービス単位ごと、部署ごとなど、案件単位でグループがどんどんできています。

Pepperとの連携で来客対応

チャットでどんなやりとりをしていらっしゃるのでしょうか。御社ならではの使い方があれば教えてください。

西間木:本社の受付にはPepperがいて、お客様のお出迎えをするのですが、その際チャットワークに通知がくるようになっています。

また、PepperはMicrosoft Azure Cognitive Serviceと連携して顔認識機能をつけており、お客様が初めて来社されると撮影します。Salesforceとも連携させており、顔情報とお客様情報の紐づけをおこなっています。

すると次回の来社時には、Pepperがお客様の顔を認識して「〇〇様、以前の来社から〇〇日経ちましたね」のように挨拶します。 同時に「〇〇様が来社された」という情報がチャットワークにも飛ぶという仕組みです。 これらの連携を自社サービス「SynApps(シナップス)」で実現しています。

なるほど、お客様からすると、Pepperが自分のことを覚えていてくれて、さらに担当者を呼んでくれるということですね。

デザインチェックやマージリクエストなど、開発での活用方法

西間木:受付のPepper以外ですと、開発業務やプロジェクトを進める上でも活用しています。

プロジェクトごとにグループチャットを作成しているのですが、概要欄には各種開発ツールへのリンクを記載しておいて、ブックマークとして使用しています。チャットワークは業務中に必ず開いて見るツールなので、そこから各情報へ飛べるハブとしてぴったりなのです。

また、デザインチェックにも活用しています。今まではデザイナーがデザインを作成した際、専用のツール上にアップして、それをメンバーに通知していました。これだとチェックする側も一度ツールを開いてデザインをダウンロードしないといけないので手間がかかっていたのですが、チャットワークにjpgでアップすることでスピーディーにチェックできるようになりました。特にスマートフォンアプリのデザインの場合は、スマートフォンの画角そのままで確認できるので便利です。

GitLabでのマージリクエストや、Jenkinsでのデプロイの成否、運用中のエラーログなどをチャットワークで通知・監視する仕組みも導入しています。

たとえば担当者がマージリクエストをおこなったら、「レビューお願いします」というコメントがグループチャットに自動的に流れるといったように、他のツールで起きたことがチャットワークを見ていればわかるようになっているのです。

通知がチャットワークに統合されたことで、各ツールをいちいち開いて見に行かなくてよくなり、業務がスピーディーになったと実感しています。

APIを利用することで他のクラウドサービスと連携でき、通知がチャットワーク上に集約される。

新規事業プランコンテストの窓口にチャットワークを利用

開発以外の業務ではどのように使っていらっしゃいますか。

西間木:社内で新規事業プランコンテストをおこなっているのですが、その窓口として使っています。

新規事業プランコンテストは、正式には「サービスチャレンジ制度」といって、弊社の次の軸となる事業を作っていこうという制度です。

社員がアイデアを出し、優れた企画はテストマーケティングをして、事業フェーズ、起業フェーズと進んでいきます。

その最初の企画アイデアを出す場所がチャットワークの「サービスチャレンジ問い合わせ窓口」グループなのです。

グループチャットに参加メンバーがアイデアを書き込んでいくのですか。

西間木:いえ、参加メンバーは「自分」と「担当者」の2人だけです。つまり、社員がそれぞれダイレクトチャットでサービスチャレンジ制度の担当者とつながっているのです。こうすることで、アイデアが他の人からは見えないようになっているのです。

なるほど、グループだと誰がどんなアイデアを出したのかわかってしまいますよね。他の人から見えない方がより自由な発想が生まれそうです。

「塾」グループチャットで若手社員にスキルを継承

西間木:一方で、大勢が参加することで効果を発揮するグループチャットもあります。それが「塾」です。

「塾」と言いますと・・・

西間木:営業部にお客様への提案がうまいメンバーがいて、その人のスキルを若手に伝えるためのグループチャットです。

全員に1:1で教えているときりがありませんが、グループチャットでやりとりを公開すれば全員がノウハウを共有できます。勉強会をチャットワーク内で開催しているようなイメージですね。

勉強会の運営もチャットワークで効率化を図っている。

会議が効率化され、クライアントとのコミュニケーションも円滑に

なるほど、全員が集まらなくてもいいのは効率がいいですね。チャットワークを使ってみて、よかった点や効果をあらためて教えていただけますか。

西間木:まずお客様とのコミュニケーションが円滑になったこと。開発業務のDevOpsとしても有効活用できていますし、APIを利用することで他クラウドと連携し、業務を効率化できました。

また、使いやすいUIのおかげで、ITリテラシーの高くない管理部メンバーを始め、全社への浸透が速かったですね。コミュニケーションツールが統一されたことでメールでの連絡工数が減り、会議体の運営・実施が効率化されました。

会議の効率化とついて、具体的に教えてください。

西間木:議事録を展開する前に会議の場でToDoをタスク化するようになり、漏れが減りました。次回のミーティングの日程やアジェンダ、主要ツールへのリンクを概要に記載することで、会議への準備を事前にチェックする際、立ち返る場所ができたのも大きいです。

ステークホルダーが多い会議ですと、話があさっての方向に行ってしまったり発言力によって意見が消されたりすることが多いのですが、会議中の"ヒソヒソ話"をチャットワークでできることで少ない人数で合意形成ができ、全体の方向性を決めやすくすることもできます。

会議の準備段階はもちろん、会議中にも役立っているのですね。

部署をまたいだコミュニケーションが活性化し、経営スピードも加速

西間木:チャットワークのおかげで、社内のコミュニケーションが活性化されたとも感じています。

業務上、縦割りになりがちな組織課題もありましたが、チャットワークを導入後、部署を横断したコミュニケーションが増えています。勉強会や部活動、ランチミーティングなど、もともと会社文化としてコミュニケーションは豊富でしたが、さらに活性化されていますね。

組織がある一定の規模になると、人の顔と名前が一致しないことや、社内なのに個人連絡先を知らないことも出てくるので、それを参照する場としても便利です。

経営陣の中でも情報共有の場が統一されたことで、戦略や数値がスピーディーに共有されており、結果として経営スピードが加速しています。

チャットワークとAPI連携で業務を効率化できる

ありがとうございます。これからチャットワークを使おうと思っている企業へ一言、お願いします。

西間木:チャットワークはクライアントとのやりとり、社内でのやりとりを含め、安心してわかりやすく使えるツールだと思います。

APIを利用することで他のクラウドサービスと連携でき、これまで使っていたサービスをそのまま利用しながら、情報をチャットワークに集めることができます。ぜひ導入して業務効率化を図っていただければと思います。