部活動やイベントで盛り上がる文化を醸成し、SESのコミュニケーション不足を解消

SES事業における社内コミュニケーションに課題

まず、御社の事業について教えてください。

松原：当社は大手企業向けのSES事業と、中小企業向けの業務効率化支援を行っています。SESとはサービスエンジニアリングサービスのことで、お客様の企業に当社社員が常駐し、システムの開発や保守運用に従事するという事業です。また、オーダーメイドのシステム開発やRPAソリューションの提供なども行っています。

Chatwork導入のきっかけとなった組織課題は何だったのでしょうか。

松原：当社は私が2代目であり、2015年に事業承継しました。それまで私自身もいちエンジニアとしてSESに従事していたのですが、当時から感じていた課題がSESメンバー間でのコミュニケーション不足でした。SESはお客様の会社に常駐し、自社に戻る機会がほとんどありません。そのため、自社の同僚や他のSESと接する機会がなく、同じ会社の仲間なのにコミュニケーションが不足してしまうのです。これでは、自社に対する帰属意識も薄れてしまいます。これは当社だけの問題というわけではなく、おそらくSES事業を行っている会社ではよくある悩みではないでしょうか。

私自身がそれを実感していたからこそ、事業承継の1年ほど前にSESの現場を引き上げて自社に戻り、コミュニケーション活性化施策に取り組みました。たとえば、それまで年に2〜3回開催していた全社会議とその後の懇親会の回数を増やしました。また、不定期でSESメンバーのもとを訪ねてランチミーティングを行うようにしました。

ただ、ちょうどコロナ禍になり、そうした集まりやランチミーティングも難しくなってしまいました。さらに、当社ではSES以外に受託開発案件も行っているのですが、コロナ禍で働き方をフルリモートにしたため、受託開発メンバーも顔を合わせることがなくなってしまったのです。もはや、オフィスはあるのに社員がいないという状況でした。

現在は採用を強化していることもあり、社員数が43名まで増えましたが、相変わらず社員同士が顔を合わせる機会がありません。オンライン会議で新入社員に挨拶はしてもらいますが、やはり画面越しだけの付き合いでは顔と名前が一致しづらいのです。経営者として、これほど不安なことはありません。

そのような課題を解決するために導入したのがChatworkでした。

まず無料で試せたのがよかった

他社のチャットツールと比較検討はされましたか。その中でChatworkを選んだ決め手は何だったのでしょうか。

松原：正直に申し上げて、比較検討してChatworkを選んだというわけではありません。コミュニケーションを活性化できるツールを探していたところ、たまたまChatworkに出会い、まずは無料で使えるということが決め手になりました。機能面では、コミュニケーションがとれて、グループチャットが作れて、UIが直感的で、スマホでも使いやすいツールを希望していたので、Chatworkがそれらを満たしていたのも大きかったです。

加えて、まずは無料で使えることもよかったですね。仮に社員が使ってくれなかったとしても、やめればいいだけですから。

Chatworkの導入について、社内外の反響はいかがでしたか。導入する際の懸念点などはありましたか。

松原：特に不満の声や反対意見はなかったです。とはいえ、やはり社員が使ってくれなければ始まらないと思っていたので、最初は私が積極的に投稿するなどして、社員の利用を後押ししました。使い方は自由で、趣味のグループチャットなんかもどんどん作っていいと公言していました。それもあってか、早い段階から私も知らないような趣味や部活動のグループチャットが生まれていたようです。

部活動やイベントに関するやりとりでコミュニケーションを活性化

ここからは、Chatworkの具体的な活用法についてお聞きします。どのようなグループチャットを作成されているのでしょうか。

松原：グループチャットは大きく「業務用」と「プライベート用」に分けて作成しています。まず、業務用ですが、SESメンバーは派遣先の業務内容については機密情報なので共有できません。ですから、たとえばプログラミング言語ごとにグループチャットを作って勉強会のように使ったり、気になる時事ネタを投下してニュースフィードのように使ったりしています。ただ、これらの活用法については活性化させるのが難しく、今後もう少し考えていきたいですね。

他に業務用としては、SESではなく社内の受託開発メンバーのグループチャットがあります。開発案件ごとにグループチャットを作成し、業務に関する内容をやりとりしています。当社はフルリモートを採用していることもあり、顔を合わせる機会が少ないので、Chatworkでの情報共有や社内連絡はかなり活発に行われています。

プライベート用としては、社内部活動のグループチャットがあります。たとえば、ボードゲーム部やテニス部、ボウリング部、卓球部、将棋部、麻雀部など、様々な部活動があり、それぞれのグループチャット内で日程調整や雑談などが行われています。

あとは、社内イベント用のグループチャットです。もともと、Chatworkを導入したのは、この社内イベントの活性化が目的でした。バーベキューやビアガーデンなどのイベントを積極的に企画し、グループチャットで参加者を募ったり日程の調整をしたりと盛り上がっています。

最近、私が良い使い方だと感じたのは、採用に関するグループチャットです。当社は採用に力を入れていて、来春にも新卒が何名か入社予定です。これまでは学生に対して入社するまで何か働きかけることはなかったのですが、今年からはChatworkのIDを先に用意して、学生にChatworkに入ってもらい、そこで情報共有などを行っています。

たとえば、入社前にeラーニングの研修プログラムを共有し、時間があるときに見てもらったり、そういった連携を入社前にできるのもChatworkがあるからこそですね。入社後のエンゲージメントにも好影響が生まれるのではないかと期待しています。

また、中途採用の社員についても、Chatworkで他の社員との交流が生まれるなど、オンボーディングに効果を発揮しています。チャットなら堅苦しい定型文も不要ですし、ちょっとした返信はリアクション機能で済ませられるので迅速です。

タスク管理や概要欄機能については活用されていますか。

松原：タスク管理は特に使用を推奨しているわけではありませんが、使っている社員もいると思います。私自身も、雑務などはマイチャットに自分でタスク登録し、管理しています。

概要欄に関しては、グループチャットに関する情報を記載しています。たとえば、当社は進捗管理をスプレッドシートで行っているので、受託開発グループチャットの概要欄には、そのシートのURLを貼り付けています。また、私自身のマイチャットには、たまにしか見ないけれど、ないと困る情報を書いています。たとえば、会社が入っているビルの夜間入口の暗証番号などですね。

外部の方とChatworkでやりとりすることはありますか。

松原：ありますよ。もともと顧問弁護士はChatworkでやりとりしていますし、取引先やお客様ともChatworkを活用することは多いです。こちらからお願いして使っていただくこともあれば、逆に先方からご提案されることもあります。

Chatworkに蓄積された過去のやりとりが会社にとっての大きな資産に

Chatworkを導入した効果について教えてください。

松原：もともと抱えていた社内コミュニケーションに関する課題はChatworkで解決できていると感じています。Chatworkがこれだけ社内で活用されていることがその証左です。本当に、Chatworkを導入してよかったと思います。

Chatworkだけの効果ではないかもしれませんが、導入前と比べると組織としての一体感も増しているように思います。また、Chatworkには過去のやりとりが蓄積されており、今となってはそれが会社としての大きな資産になっています。

Chatworkの導入を検討されている企業へメッセージをお願いします。

松原：SES事業に限らず、組織にとってコミュニケーションはまさに一丁目一番地です。コミュニケーションなしに組織は成り立たないからです。当社にとって、そのコミュニケーションを活性化してくれるのがChatworkです。とはいえ、Chatworkもツールですから、活かせるかどうかは会社次第です。導入したから無条件にうまくいくものではありません。Chatworkの活用法は組織によって異なります。導入することで何をしたいのか、何を目指すのかを考えることが大事でしょう。

ありがとうございました。