オンライン秘書の比較ポイントを解説！失敗しない選び方や各サービスの相場を紹介

初期設定から基本の使い方までを徹底解説！

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目次

「人手が足りず、コア業務に集中できない」「バックオフィス業務を効率化したいけど、人を雇うほどの余裕はない」そんな悩みを抱えていませんか。オンライン秘書は、そんな企業の課題を解決する心強い味方です。本記事では、オンライン秘書の基本的な知識から、失敗しないための選び方、料金相場までを網羅的に解説します。この記事を読めば、自社に最適なオンライン秘書サービスを見つけるための具体的な比較ポイントがわかります。

オンライン秘書とは？派遣やアルバイトとの違いを解説

オンライン秘書は、近年多くの企業で導入が進んでいる新しい業務形態です。しかし、具体的にどのようなサービスなのか、派遣社員やアルバイトと何が違うのか、よくわからないという人もいるかもしれません。まずは、オンライン秘書の基本的な概念と、ほかの人材サービスとの違いを明確にしていきましょう。

オンライン秘書（オンラインアシスタント）の基本

オンライン秘書とは、その名の通り、オンライン上で秘書業務やアシスタント業務を代行してくれるサービスです。一般的には「オンラインアシスタント」とも呼ばれます。

企業に直接出社するのではなく、インターネットを通じて以下のようなバックオフィス業務をサポートします。

• 資料作成
• スケジュール管理
• メール対応
• データ入力

専門的なスキルを持った人材がチームまたは個人で対応するため、企業は自社で人材を採用・育成するコストや手間をかけずに、必要なときに必要な分だけ業務を依頼できるのが大きな特徴です。

派遣社員との違い

最も大きな違いは「指揮命令権」の所在です。

• 派遣社員：業務の指示は派遣先企業（自社）が行う
• オンライン秘書：業務の指示はサービス提供会社が行う（自社は依頼するだけ）

これにより、自社の管理工数を大幅に削減できます。また、派遣の場合は派遣料金＋社会保険料などの間接コストがかかりますが、オンライン秘書は基本的に契約プランに応じた料金のみで追加費用が発生しません。

アルバイト・パートとの違い

アルバイトやパートを直接雇用する場合との違いは、主に以下の2点です。

• 教育コスト：アルバイト・パートは教育が必要だが、オンライン秘書は教育不要
• 業務の継続性：アルバイト・パートは欠勤・退職で業務が止まるリスクがあるが、オンライン秘書はチーム対応のため安定性が高い

このように、オンライン秘書は「即戦力性」と「継続性」の両方を備えているのが大きな強みです。

クラウドソーシングとの違い

クラウドソーシングとオンライン秘書は、依頼のスタイルや活用シーンが大きく異なります。

• クラウドソーシング：単発のタスクやプロジェクトを不特定多数に依頼（例：ロゴデザイン、記事作成）
• オンライン秘書：継続的な業務サポートを前提に「パートナー」として関わる（例：スケジュール管理、経理補助、業務改善提案）

単発業務はクラウドソーシング、継続的なバックオフィス業務はオンライン秘書、と目的に応じて使い分けるのが賢い選択です。

失敗しないオンライン秘書の選び方【4つの最重要ポイント】

オンライン秘書サービスは数多く存在し、それぞれに特徴があります。その中から自社に最適なサービスを選ぶためには、どこに注目して比較検討すればよいのでしょうか。ここでは、オンライン秘書選びで絶対に外せない4つの最重要ポイントを解説します。

ポイント1：料金体系は自社の業務量に合っているか

料金はサービス選定において最も重要な要素のひとつです。しかし、ただ価格が安いという理由だけで選んでしまうと、以下のような失敗につながりかねません。

• 思っていたより高くついた
• サービス内容が見合わなかった

自社の業務量や予算に合わせて、最適な料金体系を見極めることが大切です。

月額固定制と時間単価制のメリット・デメリット

毎月一定量の業務を依頼するなら「月額固定制」、業務量に波がある場合やお試し利用には「時間単価制」が向いています。

次は、料金以外に必ずチェックすべき「対応業務範囲と専門性」について見ていきましょう。

「最低契約期間」と「時間の繰り越し」は必ずチェック

料金プランを比較する際には、最低契約期間の有無も重要なチェックポイントです。

「1か月から契約可能」なサービスもあれば、「6か月以上の契約が必須」というサービスもあります。

初めて利用する場合は、短期間から始められるサービスを選ぶと、万が一自社に合わなかったときのリスクを低減できます。

また、月額固定制のプランでは、その月に使いきれなかった契約時間を翌月に繰り越せるかどうかも確認しましょう。

繰り越しが可能なサービスであれば、業務量の波に合わせて柔軟に利用できるため、コストの無駄をなくせます。

隠れたコスト（超過料金など）にも注意

月額料金の安さだけに注目していると、思わぬ「隠れコスト」に後で気づくことがあります。

例えば、契約時間を超過した場合の追加料金が割高に設定されていないか、特定の専門業務を依頼する際にオプション料金が発生しないかなど、契約前に詳細を確認しておくことが重要です。

初期費用がかかるサービスもあるため、トータルでかかる費用を把握した上で比較検討しましょう。

ポイント2：依頼したい業務範囲に対応しているか

オンライン秘書サービスによって、対応できる業務の範囲や得意分野は異なります。

「せっかく契約したのに、頼みたい業務に対応していなかった」という事態を避けるためにも、自社が何を依頼したいのかを事前に明確にし、それに対応可能なサービスを選ぶ必要があります。

対応業務の広さと専門性（秘書・経理・人事・Web運用など）

一般的な秘書業務（スケジュール調整、メール対応、電話代行など）や事務作業（データ入力、資料作成など）は、ほとんどのオンライン秘書サービスで対応しています。

しかし、経理（記帳代行、請求書発行）、人事・採用（求人媒体の管理、面接日程調整）、Webサイト運用（記事作成、SNS投稿）、デザイン（バナー作成、資料デザイン）といった専門的な業務については、サービスごとに対応可否や品質が大きく異なります。

自社が抱える課題を洗い出し、どの業務をアウトソースしたいのかをリストアップした上で、各サービスの対応業務一覧を確認しましょう。

特に専門知識が必要な業務を依頼したい場合は、その分野での実績が豊富なサービスを選ぶと安心です。

オフライン業務（郵送など）の対応可否

オンライン秘書という名前の通り、業務は基本的にオンラインで完結します。

しかし、サービスによってはオフラインでの業務に対応してくれる場合もあります。

例えば、書類のスキャンやファイリング、郵便物の発送代行などです。

物理的な作業を依頼したい場合は、オフライン業務に対応しているかどうかを事前に確認しておきましょう。

ポイント3：サポート体制は自社に合うか（チーム制 vs 専任制）

業務をサポートしてくれるアシスタントの体制も、サービス選定の重要なポイントです。

提供形態は主に、複数人のアシスタントがチームで対応する「チーム制」と、一人のアシスタントが専属で担当する「専任制」に分かれます。

チーム制のメリット・デメリット

チーム制の最大のメリットは、業務の安定性と対応範囲の広さです。

複数人のアシスタントが情報を共有しながら業務を進めるため、一人が急に休んでも業務が滞る心配がありません。

また、各メンバーの得意分野を活かして、経理、人事、Web運用といった幅広い業務に柔軟に対応できるのも強みです。

一方で、毎回コミュニケーションをとる相手が変わる可能性があるため、特定の担当者との深い関係性を築きたい場合には不向きかもしれません。

専任制のメリット・デメリット

専任制では、毎回同じ担当者が業務にあたるため、自社の事業内容や業務の進め方への理解が深まりやすく、スムーズなコミュニケーションが期待できます。

「阿吽の呼吸」でやりとりできるような、パートナーとしての関係を築きたい企業に向いています。

ただし、その担当者が病気や休暇で不在の場合、業務が一時的にストップしてしまうリスクがあります。

また、担当者のスキルセットに依存するため、依頼できる業務範囲が限られる可能性も考慮しておく必要があります。

ポイント4：セキュリティ体制とリスク軽減策は万全か

業務を外部に委託する上で、セキュリティ対策は最も気を使うべき点のひとつです。

顧客情報や社内の機密情報を扱うことも少なくないため、信頼できるセキュリティ体制が整っているサービスを選ぶことが不可欠です。

NDA（秘密保持契約）の締結はもちろんのこと、どのような情報管理体制を敷いているかを確認しましょう。

情報漏洩を防ぐための具体的な対策

信頼できるサービスは、情報漏洩を防ぐために多角的な対策を講じています。

例えば、ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）認証の取得、業務に使用するPCのセキュリティ対策、アシスタントへの定期的なセキュリティ教育などが挙げられます。

公式サイトなどで、どのようなセキュリティ対策をおこなっているかを具体的に明記しているサービスは、信頼性が高いといえるでしょう。

無料トライアルや返金保証の有無

「契約してみたものの、品質やコミュニケーションのスタイルが自社に合わなかった」というミスマッチは、導入における最大のリスクです。

このリスクを軽減するためには、無料トライアル（お試し期間）や返金保証制度があるサービスを選ぶのがおすすめです。

実際にサービスを試してみることで、アシスタントのスキルレベルやコミュニケーションの質、業務の進め方などを契約前に確認できます。

本格導入後の「こんなはずではなかった」を防ぐために、これらの制度を積極的に活用しましょう。

【目的・課題別】おすすめオンライン秘書サービスの選び方

4つの重要ポイントを押さえた上で、さらに自社の目的や課題に焦点を当ててみることで、より最適なサービスが見つかります。

ここでは、よくある企業のニーズ別に、どのような特徴を持つサービスを選べばよいのかを解説します。

とにかくコストを抑えて導入したい

予算が限られており、まずはコストを最優先で考えたいという場合は、時間単価や月額料金が比較的安価に設定されているサービスが選択肢になります。

特に、実働時間に応じて料金が発生する「時間単価制」のプランや、月の稼働時間が10時間程度の短いプランから始められるサービスは、初期投資を抑えたい企業にとって魅力的です。

ただし、安さだけでなく、依頼したい業務にきちんと対応しているか、サポート体制は十分かといった点も忘れずに確認しましょう。

初めてで不安なので、短い時間から試したい

オンライン秘書の利用が初めてで、まずはどのようなものか試してみたいという企業には、最低契約期間が1か月など短く設定されているサービスや、無料トライアル期間を設けているサービスがおすすめです。

短期間の契約であれば、もし自社に合わなかった場合でもすぐに別のサービスを検討できます。

トライアルを利用すれば、実際の業務の進め方やアシスタントの質を体験できるため、安心して本格導入に移行できるでしょう。

業務量の変動が激しいので、柔軟なプランを選びたい

月によって依頼したい業務量が大きく変動する、あるいは繁忙期だけ集中的にサポートしてほしい、といったニーズを持つ企業には、プランの柔軟性が高いサービスが適しています。

具体的には、契約時間を翌月に繰り越せるサービスや、月ごとに契約時間（プラン）を柔軟に変更できるサービスが挙げられます。

これにより、業務量が少ない月はコストを抑え、多い月はしっかりとサポートを受けるといった、無駄のない効率的な活用が可能になります。

専門性の高い業務（経理・人事・Webマーケティングなど）を任せたい

経理や人事、Webマーケティングといった専門知識が必要な業務を依頼したい場合は、価格や柔軟性よりも「専門性」と「実績」を重視して選ぶべきです。

各分野の有資格者や実務経験豊富なスタッフが在籍していることを明記しているサービスや、特定の業界・業種に特化したサービスを選ぶとよいでしょう。

公式サイトで導入事例を確認し、自社と似たような企業の課題をどのように解決してきたかを見るのも、サービスの専門性を見極める上で非常に参考になります。

【比較表】オンライン秘書サービス15選｜料金・特徴を一覧チェック

ここでは、さまざまな特徴を持つオンライン秘書サービスを比較検討する際の参考として、一般的なサービスモデルを一覧にまとめました。

自社のニーズと照らし合わせながら、どのようなサービスタイプが合っているかを確認してみてください。

オンライン秘書を導入するメリット・デメリット

オンライン秘書は多くのメリットをもたらす一方で、いくつかのデメリットも存在します。

導入を成功させるためには、両方の側面を正しく理解し、自社に合った対策を考えることが重要です。

ここでは、主なメリットとデメリットを整理して解説します。

メリット：コア業務への集中、コスト削減、人材不足の解消

オンライン秘書を導入する最大のメリットは、ノンコア業務（直接的な利益にはつながらないが、事業継続に必要な業務）を外部に委託することで、従業員が本来集中すべきコア業務に専念できる環境を作れることです。

これにより、組織全体の生産性が向上し、事業の成長を加速させることができます。

また、人材を一人採用する場合と比較して、人件費や社会保険料、オフィススペース、備品などの固定費を大幅に削減できる点も大きな魅力です。

採用や教育にかかる時間とコストも不要なため、スピーディーかつ低コストで人材不足の問題を解消できます。

さらに、自社にない専門的なスキルやノウハウを持つ人材のサポートを手軽に受けられるのもメリットです。

経理やWeb運用など、専門スタッフを雇うほどではないが、質の高いサポートがほしい、というニーズに的確に応えてくれます。

デメリット：コミュニケーションの難しさ、ミスマッチのリスク

一方で、デメリットとしてまず挙げられるのが、コミュニケーションの難しさです。

アシスタントとは基本的にチャットやWeb会議システムを通じてやりとりするため、対面でのコミュニケーションに比べて、細かなニュアンスが伝わりにくかったり、意思疎通に時間がかかったりすることがあります。

この課題を克服するためには、依頼内容を明確に伝える、定期的にオンラインでミーティングをおこなうなどの工夫が必要です。

また、サービスや担当者とのミスマッチのリスクも考慮しなければなりません。

業務の進め方や品質、コミュニケーションのスタイルが自社と合わないと、かえって業務効率が低下してしまう可能性もあります。

このリスクを避けるためには、前述の通り、無料トライアルや返金保証制度を活用し、契約前に相性をしっかりと見極めることが重要です。

自社の業務内容や文化を丁寧に伝え、相互理解を深める努力も成功の鍵となります。

まとめ：自社に最適なオンライン秘書を選び、事業を加速させよう

本記事では、オンライン秘書サービスの基本的な知識から、失敗しないための具体的な比較ポイント、目的別の選び方までを詳しく解説しました。

オンライン秘書は、単なる業務代行サービスではありません。

ノンコア業務を効率化し、従業員がより付加価値の高い仕事に集中できる環境を整えることで、事業成長を後押しする「戦略的パートナー」となり得ます。

成功の鍵は、自社が抱える課題や目的を明確にし、それに合ったサービスを慎重に選ぶことです。

今回ご紹介した4つの最重要ポイント（料金体系、業務範囲、サポート体制、セキュリティ）を軸に、複数のサービスを比較検討し、ぜひ自社にぴったりのパートナーを見つけてください。

もし、高品質なサポートと業務の柔軟性を両立させたいとお考えなら、「Chatwork アシスタント」がひとつの選択肢になります。

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