ベトナム人社員140名を完璧にマネジメントできるようになりました

ベトナムに拠点を構え、140人の技術者をマネジメントしている藤田社長。拠点が離れている場合や外国人を雇用している会社にとって、チャットワークはマネジメントツールとして最高だという。その理由を詳しく伺った。

規模: 101〜300名

業種: Web制作・Web開発

目的・効果: プロジェクト管理の効率化海外拠点との連携

株式会社バイタリフィアジア

2008年に設立された「スマートフォンに特化したオフショア開発会社」です。拠点はベトナムホーチミンで、約140名の技術者が在籍しています。

代表
藤田伸一様

バイタリフィアジアは、スマートフォンに特化したオフショア開発会社

バイタリフィアジアについて教えてください。: 藤田 : われわれのお客様は日本企業です。バイタリフィの日本法人が仕事を受注し、ベトナム法人で開発をおこないます。仕事は、ベトナム法人と日本法人が連携をとりながら進めます。日本との時差は2時間です。

ベトナムホーチミンのオフィスでは、ベトナム人社員140名が在籍。Chatworkで業務連絡をおこなっている。

マネジメントワークのために、Chatworkを利用

Chatworkの用途を教えてください。

藤田 : 大きく3つの問題があり、Chatworkで解決しました。マネジメントワーク（報告・連絡・相談）と、日本とベトナム間の連絡に利用しています。 特に良かった点は、承認作業・確認作業にかかる時間を大幅に節約できるようになったことです。

私は、マネジメントワークに1日に約2時間かけていましたが、 Chatwork導入後は1時間弱に短縮されました。同時に、組織140人のうち、管理職の4～5名がバンバン意思決定から伝達までできるようになりました。これまで スカイプとメールを併用していましたが、これらに比べ生産性が高く、コミュニケーションのロスや漏れが格段になくなりました。

以前はマネジメントワーク（報告・連絡・相談）にスカイプを利用していたのですね。その理由を教えてください。

藤田 : 主な理由は2つです。 ベトナム人社員140名と言葉の壁を越えてプロジェクトを進めるためと、 チャットがメールより業務連絡手段として優れているためです。

会話であれば、日本語のできるベトナム人と話すか、お互い英語で話すことになります。しかし、母国語ではないので、話した内容が決定事項なのか、単なる確認なのか分からないことがあります。この問題は、疑問点を「質問フォーマット」で確認すれば解決します。「確認のためのフォーム」「承認依頼のためのフォーム」などを作るのです。記述すれば間違いは起こりません。

このように、質問や承認など返答を求める件では、口頭より正確で、メールより手間の少ないチャットが断然効率が良かった。だからスカイプを利用していました。また、ファイルを添付する場合はクラウドサーバーとしても利用できるGoogleメールを使っていました。

ではなぜスカイプからChatworkに乗換えたのですか？

藤田 : 以下の3つの機能があるからです。

1.クラウドチャットであること
2.タスク管理機能があること
3.ファイルサーバーとして利用できること

業務連絡であればスカイプより確実に便利です。クラウド型なのでベトナムから日本への 移動中でも、どのデバイス（モバイル、ノートPCなど）でも同じ情報にアクセスできるようになりました。

ベトナム人社員が利用しているChatwork画面。英語・べトナム語・日本語を利用できる。

藤田 : タスク管理機能でベトナム人社員からの承認依頼や相談依頼をより正確に処理できるようになりました。さらに ファイル機能があるのでメールも必要なくなりました。

実際に使ってからは、以下の3点のメリットも実感しました。

1.マネジメント（報告・連絡・相談）ツールとして秀逸なこと
2.時差がある・距離がある場合の連絡方法として優れていること
3.スマートフォンアプリが良く、移動中サクサク仕事ができること

これらのメリットから、 ベトナム法人の社内連絡をすべてChatworkに集約することにしました。メールは情報量が多すぎて「未読」が大量にたまります。もはやGoogleメールの検索性をもってしても読むことができない状況でした。

そこで、 社長である私が「俺はもうメールは読まない」と全社員140人に宣言し、Chatworkで連絡するよう指示しました。 これで完全にChatworkに移行できました。

【ベトナム語のタスク追加画面】べトナム人スタッフから藤田社長に確認依頼がタスクとして送られてくる。タスク機能で承認・確認をおこなうことで、言葉の壁を越えて、より正確な仕事ができるようになった。

「社内のメール連絡をやめること」は最高のマネジメント手法だった

社内連絡をChatworkに集約しどのような成果が出ましたか？

藤田 : 以下のような成果が出ました。

1.生産性が大幅に上がった
2.コミュニケーションのロスや漏れがなくなった
3.メールを社内連絡の手段から外すことができた

私個人では、少なくとも業務効率は2倍になりました。これまでマネジメントワーク（報告・連絡・相談）に使う時間は、1日に2時間ほどでしたが、半分以下になりました。リーダーたちもバンバン承認を出せるようになり、仕事のスピードが上がっています。

Chatworkを使いながら質問に答えてくれた藤田社長。取材中も3〜4件の案件に返事を出していた。「読まなければ内容が分からないメールではこれはできません。見ただけで何の件か分かるチャットだからできた。」と話してくれた。

メールが減って、生産性が上がったのですね。: 藤田 : はい。これからは、 全社的なメーリングリストを読むことや勤怠情報の閲覧に1時間も使っているようでは開発の競争に勝てません。メールが格段に減って本当にうれしいです。だから、Chatworkのないマネジメントはもう考えられません。 料金も、100アカウントで15,000円*なので費用対効果が良いです。