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【2025年最新】秘書業務を外注するには？費用相場やおすすめサービス15選、外注の成功事例などを紹介
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
この記事では、秘書業務の外注について、依頼できる業務の範囲や費用相場、メリット・デメリット、自社に最適なサービスを選ぶためのポイントなどを詳しく解説します。
おすすめの依頼先や秘書業務の外注に成功した企業の事例なども紹介しているため、ぜひ参考にしてください。
外注できる秘書業務の種類、範囲
秘書業務の外注サービスでは、依頼者のニーズに応じて、実に幅広い業務を依頼することが可能です。
ここでは、どのような業務を外注できるのか、種類と範囲を紹介します。
コア業務（例：経営判断、商談など）を支えるサポート業務
スケジュール管理・調整：会議やアポイントメントの日程調整、カレンダーへの入力・管理、リマインダー設定。
メール・チャット対応代行：受信メール・チャットの確認、優先順位付け、定型的な内容への返信、担当者へのエスカレーション。
電話対応代行：代表電話や担当者宛の電話の一次対応、用件のヒアリング、担当者への報告・取り次ぎ。
出張手配：航空券、新幹線、宿泊施設、レンタカーなどの予約・手配。
会食・接待手配：レストランの調査・予約、個室やコース内容の確認。
情報収集・リサーチ：競合他社の動向調査、市場データの収集、ニュース記事のクリッピング、指定テーマに関する情報検索とレポート作成。
ノンコア業務（例：事務作業、庶務など）
資料作成補助：PowerPointでのプレゼンテーション資料作成、Wordでの議事録作成、Excelでのデータ入力・集計・グラフ作成。
名刺管理：名刺情報のデータ入力、管理ツールへの登録。
経理補助：請求書・見積書の作成・送付、領収書の整理、経費精算の申請代行。
人事・採用補助：求人媒体への掲載管理、応募者との日程調整、説明会の準備サポート。
総務補助：備品の発注管理、社内イベントの準備サポート、慶弔関連の手配。
文字起こし：会議やインタビューの音声データからの文字起こし。
翻訳：簡単なメールや文書の翻訳（専門性が高いものは別途相談）。
これらの業務の中から、自社の課題やリソース状況に応じて、必要な業務を組み合わせて依頼することができます。
特にオンラインでの対応が可能な業務が多く対象となります。
秘書業務の外注先
秘書業務を外注する場合、その依頼先は主に3種類に分けられます。
それぞれの特徴を理解し、自社の目的や予算に合った依頼先を選びましょう。
1. 秘書代行専門会社
【特徴】
秘書業務のアウトソーシングを専門に行う会社です。
スケジュール管理、電話・メール対応、各種手配など、秘書業務に関する幅広いサービスを提供しています。
専門的な研修を受けた質の高いスタッフが在籍しており、ビジネスマナーや対応スキルが高いのが特徴です。
法人として契約するため、セキュリティ面での信頼性も高いです。
【向いている企業】
質の高い秘書業務を安定的に依頼したい企業や、経営層のサポートを任せたい企業に適しています。
2. オンラインアシスタントサービス
【特徴】
近年急速に普及している形態で、オンライン上で秘書業務を含むさまざまなバックオフィス業務をサポートするサービスです。
月々の実働時間に応じた契約が一般的で、必要な時に必要な分だけ、幅広い業務を柔軟に依頼できるのが大きな特徴です。
秘書業務だけでなく、経理や人事、Web運用などの業務もまとめて依頼できる場合があります。
【向いている企業】
秘書業務に限らず、幅広いノンコア業務を効率化したい企業や、コストを抑えながら柔軟にサポートを利用したいスタートアップ、中小企業に適しています。
3. フリーランス（個人事業主）
【特徴】
フリーランスのマッチングプラットフォーム（ランサーズ、クラウドワークス、ココナラなど）や、個人のウェブサイトを通じて、秘書スキルを持つ個人に直接依頼する方法です。
企業を通さないため、費用を比較的安価に抑えられる可能性があります。
特定のスキル（例：語学力、特定の業界経験）を持つ個人を見つけやすい場合もあります。
【向いている企業】
依頼したい業務内容が明確で、比較的単純な作業である場合や、コストを優先したい場合に適しています。
ただし、個人のスキルや信頼性の見極め、契約手続き、セキュリティ管理などを自社で行う必要があります。
秘書業務を外注する際の費用相場
秘書業務を外注する際の費用は、依頼先や依頼する業務範囲、契約形態によって大きく変動します。
ここでは、主な料金体系と、それぞれの一般的な費用相場をご紹介します。
主な料金体系
月額固定制：あらかじめ決められた業務範囲や対応時間に対して、毎月一定の料金を支払う方式。
秘書代行専門会社の一部や、電話代行に近いサービスで見られます。
従量課金制：対応した件数（例：電話1コール、メール1件）や、作業量に応じて料金が発生する方式。
特定の業務だけを切り出して依頼する場合などに用いられます。
時間契約制：アシスタントの実働時間に基づいて料金が計算される方式。
オンラインアシスタントサービスで主流の料金体系です。
月々の契約時間（例：月10時間、30時間）に応じて月額料金が決まります。
費用相場の目安
【月額固定制の場合】
電話対応中心：月額1万円 ～ 5万円程度
スケジュール調整などを含む場合：月額5万円 ～ 15万円程度
【時間契約制（オンラインアシスタント）の場合】
月々の契約時間によって料金が変動します。
| 月間契約時間 | 月額料金の相場 | 1時間あたりの単価目安 |
|---|---|---|
| 10時間 | 2.5万円 ～ 5万円 | 3,000円 ～ 5,000円 |
| 30時間 | 7万円 ～ 12万円 | 2,500円 ～ 4,000円 |
| 50時間 | 12万円 ～ 20万円 | 2,500円 ～ 4,000円 |
契約時間が長くなるほど、1時間あたりの単価は安くなる傾向があります。
多くのサービスで、初期費用（0円～10万円程度）が別途必要になる場合があります。
【フリーランスの場合】
個人によって料金設定は大きく異なりますが、時間単価で1,500円～4,000円程度が相場とされています。
ただし、スキルや経験によって単価は変動します。
これらの相場はあくまで目安です。
依頼したい業務内容や求める品質レベル、サポート体制などを考慮し、複数の依頼先から見積もりを取って比較検討することが重要です。
秘書業務を外注するメリット
秘書業務を外部の専門家に委託することは、企業や経営者に以下のようなメリットをもたらします。
1. コア業務へリソースを集中できる
経営者や役員、従業員を、スケジュール調整やメール対応、各種手配といった、時間のかかるノンコア業務から解放します。
創出された時間と意識を、事業戦略の立案、重要な意思決定、顧客との関係構築、イノベーションの創出といった、企業の成長に直結するコア業務に集中させることができます。
2. コストを削減できる
秘書を一人直接雇用する場合と比較して、アウトソーシングはコストを大幅に削減できる可能性があります。
月々の給与や社会保険料、賞与、福利厚生費といった人件費だけでなく、採用にかかる費用、教育にかかる費用、PCやデスクといった設備投資も不要になります。
必要な時に必要な分だけプロのサービスを利用できるため、費用対効果が高いです。
3. 専門性と質の高い業務が期待できる
秘書代行サービスのスタッフは、ビジネスマナーやコミュニケーションスキル、各種ツール（Officeソフト、スケジュール管理ツールなど）の操作に習熟した、経験豊富なプロフェッショナルです。
そのため、自己流で行うよりも、迅速かつ正確で、質の高い業務遂行が期待できます。
丁寧な電話応対やミスのないスケジュール調整は、企業のイメージアップや取引先からの信用向上にもつながります。
4. 人材を採用・教育する手間が不要になる
優秀な秘書を自社で採用し、育成するには、多くの時間と手間がかかります。
また、採用した人材がすぐに退職してしまうリスクも常に伴います。
秘書業務の外注サービスを利用すれば、採用活動や教育研修を行うことなく、契約後すぐに即戦力となる人材のサポートを受けることができます。
急な退職者の発生など、緊急性の高いニーズにも迅速に対応できます。
5. 業務の繁閑へ柔軟に対応できる
経営者のスケジュールやプロジェクトの状況によって、秘書業務の量は変動します。
時間契約制のオンラインアシスタントサービスなどを利用すれば、繁忙期だけ契約時間を増やしたり、閑散期には減らしたりと、業務量の変動に合わせて柔軟にリソースを調整できます。
固定の人員を抱えることなく、無駄のない効率的な体制を構築できます。
秘書業務を外注するデメリット
多くのメリットがある一方で、秘書業務の外注にはいくつかのデメリットや注意点も存在します。
これらを事前に理解し、対策を講じることが成功の鍵となります。
1. 外注費用がかかる
外部のサービスを利用するには料金が発生します。
自社の業務量を正確に把握せずに契約してしまうと、思ったよりも費用が高額になったり、契約した時間を使いきれずに無駄が生じたりする可能性があります。
まずはトライアルプランなどを活用して、自社に必要な業務量を見極め、費用対効果を慎重に検討する必要があります。
2. 情報漏洩のリスクがある
秘書業務を外部に委託するということは、経営者のスケジュールや取引先の連絡先、会議の内容といった、機密性の高い情報を外部のスタッフと共有することを意味します。
委託先のセキュリティ管理体制が不十分な場合、これらの情報が外部に漏洩するリスクはゼロではありません。
依頼先のセキュリティ対策は厳しくチェックすることが不可欠です。
3. コミュニケーションが難しい面がある
オンラインでのやり取りが中心となるため、対面でのコミュニケーションに比べて、細かいニュアンスや企業の文化、経営者の好み（例：メールの文面スタイルなど）が伝わりにくい場合があります。
業務の指示が曖昧だったり、情報共有が不足していたりすると、意図したものと違う結果になったり、業務に遅延が生じたりする可能性があります。
また、緊急性の高い依頼にすぐに対応できない場合もあります。
4. 対応できない業務（オフライン業務）がある
オンライン秘書サービスの場合、依頼できるのはオンラインで完結できる業務が基本となります。
そのため、来客時のお茶出しや郵便物の発送、オフィスでのファイリング、役員の送迎といった、物理的な対応が必要なオフライン業務を依頼することはできません。
オフライン業務のサポートも必要な場合は、常駐型の秘書派遣などを検討する必要があります。
5. 帰属意識やロイヤリティに欠けることがある
外部のスタッフは、あくまで契約に基づいて業務を遂行するため、自社の社員のような会社への帰属意識やロイヤリティを持つことは期待できません。
そのため、会社の理念やビジョンを深く理解した上での主体的な行動や、長期的な視点での貢献といった面では、直接雇用の秘書に比べて限界がある場合があります。
【比較】おすすめの秘書業務外注先15選
ここでは、実績が豊富で信頼性の高い秘書代行サービス（オンラインアシスタントサービスを中心に）を15社厳選してご紹介します。
各サービスの公式ページ情報を参考に、特徴や料金などを比較検討してみてください。
CASTER BIZ（株式会社キャスター）：業界のパイオニア的存在。
採用率1%の優秀なアシスタントがチームで幅広い業務に対応。
プランは月30時間～。料金は要問い合わせ。
HELP YOU（株式会社ニット）：継続率98%。
厳しい採用プロセスを経たアシスタントがチームでサポート。
秘書業務から経理、人事、Web運用まで対応。
月30時間～。料金は月額10万円～。初期費用別途。
フジ子さん（BPOテクノロジー株式会社）：実務経験豊富なアシスタントがチームで対応。
月額4.7万円（月20時間プラン）から利用可能とリーズナブル。
無料トライアルあり。
タスカル（株式会社Colors）：月10時間2.5万円からと、業界最安水準の料金で利用可能。
スタートアップや個人事業主に人気。
1時間単位での依頼も可能。
i-STAFF（株式会社ビープラスト）：採用率1%のハイレベルな人材と返金保証制度が特徴。
秘書業務に加え、経理やWeb運用なども高品質にサポート。
月30時間～。料金は月額8万円～。初期費用別途。
argestyle（合同会社アージュスタイル）：個人事業主の利用も多い秘書代行。
所定のカリキュラムを修了した人材を紹介してもらえる。
クラウドワークス エージェント（株式会社クラウドワークス）：クラウドワークスが運営。
豊富な人材データベースから、企業のニーズに合ったアシスタントをマッチング。
最短1ヶ月、月10時間から契約可能。料金は要問い合わせ。
Remobaアシスタント（株式会社Enigol）：秘書業務から経理、Web運用まで幅広く対応。
業務内容を細かく分析し、最適なプランを提案。
月30時間～。料金は月額9万円～。初期費用別途。
Fammアシスタントオンライン（株式会社Timers）：希望の業務・コスト・稼働時間をヒアリングし、適したアシスタントをマッチングしてくれる。
詳細は要問い合わせ。
スーパー秘書（ガイアモーレ株式会社）：バイリンガルスタッフも在籍し、英語での対応も可能。
グローバルな業務をサポート。
プランは月30時間～。料金は要問い合わせ。
e秘書（株式会社ベルシステム24）：大手コールセンターのノハウを活かした、質の高い電話応対と事務サポートを提供。
月額固定プランが中心。料金は要問い合わせ。
fondesk（株式会社うるる）：電話代行に特化したサービス。
月額1万円（50件まで）から利用可能。
電話の一次対応を低コストで効率化したい場合に有効。
秘書センター（株式会社秘書センター）：50年以上の歴史を持つ老舗の電話代行・秘書代行サービス。
信頼と実績が強み。
月額料金プランを提供。詳細は要問い合わせ。
BusinessCall（ウィズ・プランナーズ株式会社）：電話代行に加え、スケジュール管理なども含めた秘書代行プランを提供。
月額料金プラン。詳細は要問い合わせ。
For Your Business（株式会社Radice）：契約期間の縛りがなく、1ヶ月単位で更新ができるオンラインアシスタントサービス。
月12~50時間の範囲で依頼が可能。
上記以外にも多数のサービスが存在します。
自社のニーズに合わせて比較検討することが重要です。
秘書業務の外注に成功した事例3選
実際に、企業はどのように秘書業務の外注を活用し、成果を上げているのでしょうか。
ここでは、具体的な成功事例を3つご紹介します。
事例1：スケジュール調整とメール対応の外注で、経営者が戦略策定に集中（スタートアップ）
設立間もないスタートアップの経営者は、日々の膨大なアポイント調整やメール対応に追われ、本来注力すべき事業戦略の策定や資金調達活動に十分な時間を割けていませんでした。
そこで、オンラインアシスタントサービスに、スケジュール管理とメールの一次対応を依頼しました。
アシスタントが候補日時をリストアップし、関係者と調整してスケジュールを確定、カレンダーに入力するようになりました。
メールも、重要度の低いものや定型的な返信はアシスタントが対応し、経営者は重要案件にのみ目を通せばよくなりました。
その結果、経営者はノンコア業務から解放され、週に10時間以上の時間を創出。
事業計画のブラッシュアップや投資家との交渉に集中できるようになり、事業の成長スピードが加速しました。
事例2：出張・会食手配の外注で、営業部門全体の生産性を向上（中小商社）
ある中小商社では、営業担当者がそれぞれ自分自身で、あるいは営業事務担当者が出張時の交通機関や宿泊施設、取引先との会食場所を手配していました。
この手配業務に、営業部門全体で毎月多くの時間が費やされており、非効率でした。
そこで、オンラインアシスタントサービスと契約し、出張・会食手配業務を専門のアシスタントに一括して依頼することにしました。
営業担当者は、チャットで日程や場所、予算などの希望を伝えるだけで、最適なプランの手配が完了するようになりました。
その結果、営業担当者と営業事務担当者の双方の負担が軽減され、営業活動や顧客フォローといった本来の業務により多くの時間を割けるようになりました。
部門全体の生産性が向上しました。
事例3：資料作成補助の外注で、提案の質とスピードを向上（コンサルティング会社）
あるコンサルティング会社では、コンサルタントが顧客への提案資料作成に多くの時間を費やしており、分析や戦略立案といったコア業務の時間が圧迫されることが課題でした。
そこで、オンラインアシスタントサービスに、PowerPointでの資料の体裁整備やグラフ作成といった、資料作成の補助業務を依頼しました。
コンサルタントは、資料の骨子や内容の作成に集中し、デザインやフォーマット調整はアシスタントに任せる分業体制を構築しました。
その結果、資料作成にかかる時間が短縮され、より多くの時間を顧客課題の分析や提案内容の検討に充てられるようになりました。
提案の質とスピードが向上し、顧客からの評価も高まりました。
秘書業務の外注先を選ぶポイント
自社に最適な秘書業務の外注パートナーを見つけるためには、どのような点に注目すれば良いのでしょうか。
ここでは、依頼先選定で失敗しないための5つのポイントを解説します。
ポイント1：自社の依頼したい業務内容と量
まず、「誰が」「どのような業務を」「月に何時間くらい」依頼したいのかを明確にすることが最初のステップです。
電話対応が中心であれば電話代行に近いサービス、幅広い事務作業を依頼したいのであればオンラインアシスタントサービス、といったように、目的によって選ぶべきサービスの種類は異なります。
必要な業務量を見積もることで、最適な料金プランを選択することができます。
ポイント2：セキュリティ対策の信頼性
機密情報を扱うため、セキュリティ体制の確認は必須です。
秘密保持契約（NDA）の締結はもちろんのこと、プライバシーマーク（Pマーク）やISMS認証の取得状況、スタッフへのセキュリティ教育が徹底されているかなどを確認しましょう。
法人格を持たない個人に直接依頼するよりも、法人として運営され、管理体制が整っているサービスを選ぶ方が、セキュリティ面での安心感は高いです。
ポイント3：料金体系の明確さと費用対効果
料金体系が明確で、分かりやすく提示されているかを確認しましょう。
基本料金に含まれるサービス内容、時間単価、最低契約期間、対応可能な業務の範囲などを詳細に比較し、自社の予算とニーズに合ったサービスを選びます。
トライアルプランがあれば、積極的に活用して実際の業務品質と費用対効果を見極めるのがおすすめです。
ポイント4：スタッフのスキルとサポート体制
どのようなスキルや経験を持つスタッフが業務を担当するのかを確認しましょう。
多くのサービスでは、さまざまなスキルを持つアシスタントがチーム体制でサポートにあたります。
自社が求めるスキル（例：語学力、特定の業界知識、高度な資料作成スキル）に対応可能かを確認することが重要です。
また、業務の進め方や担当者との相性など、導入後のフォローアップ体制が整っているかも確認しておくと安心です。
ポイント5：コミュニケーションの円滑さ
オンラインでの連携が中心となるため、円滑なコミュニケーションが取れるかは非常に重要です。
連絡手段として、メールだけでなく、ビジネスチャットなど、自社が普段利用しているツールに対応しているかを確認しましょう。
問い合わせに対するレスポンスの速さや、担当者のコミュニケーション能力も、契約前のやり取りの中で見極めるべき大切なポイントです。
秘書業務の柔軟な外注には『Chatwork アシスタント』がおすすめ！
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2. 圧倒的な柔軟性
時間単位の契約のため、「今月はスケジュール調整とメール対応を多めに」「来月は資料作成とリサーチを中心に」といったように、業務の繁閑や企業のフェーズに合わせて、依頼する業務内容と量を毎月柔軟に変更できます。
特定の業務に縛られず、その時々のニーズに合わせてリソースを最適化できます。
3. 幅広い業務への対応力
秘書業務に限定されず、経理の記帳代行や請求書発行、人事の採用サポート、総務の備品管理など、バックオフィス業務全般に対応可能です。
複数のノンコア業務を、一つの窓口にまとめて依頼できるため、管理の手間が省けます。
まとめ
本記事では、秘書業務の外注について、依頼できる業務範囲や費用相場、メリット・デメリット、依頼先選びのコツなどを解説しました。
おすすめの依頼先一覧を見てもわかるように、秘書業務の外注先にはさまざまな個性があります。自社のニーズに合わせ、適切な依頼先を選んでみてはいかがでしょうか。
