「EC studio(現ChatWork)体験留学」に社員3名で参加し、即日チャットワークを導入

坂田社長はチャットワークを知ったその日に導入されたそうですね。

坂田 : はい。2011年8月に、「 生産性が上がるIT活用法」を体験できる「 EC studio(現ChatWork) 体験留学」に参加しました。ここでチャットワークを知り、即日導入しました。

社員3人で研修を受けたので、 使い方やメリットが社内に浸透するのが早く、わずか1か月で定着しました。

社員が主体的になり、効果的なコミュニケーションが10倍に

チャットワークを導入後、どのような変化がありましたか?

坂田 : 一番大きな効果は、 社員が主体的に働くようになり、感覚値ですが効果的なコミュニケーションが10倍に増えたことです。というのも、チャットワークでは「採用」・「商品開発」など、用件ごとに「グループチャット」を作ります。採用に関する報告・連絡・相談は全て「採用プロジェクト」に書き込みます。この方法を使うと、 用件ごとに、関係者全員に、簡単に連絡できるようになります。そして、社員のアイデアが"文字で丸見え"になります。プロジェクトが「文字情報」として存在し、参加者全員の発言も文字で残るので、誰でも プロジェクトの進捗を管理しやすくなったのです。

この方法で仕事を進めることで、これまでトップダウンで進めるか、実際にはできずに終わっていた案件を「プロジェクト化」し、 スタッフ主導で進められるようになりました。スタッフも任された プロジェクトを意欲的に進めてくれました。こうして 発展性のある会話や、重要なコミュニケーションを、以前に比べ10倍以上できるようになったと感じています。

チャットワークでは用件ごとに「プロジェクトチャット」が作成され、文字情報で業務の進行が見られる。スマートフォンにも対応。
社員が主体的になったというエピソードを教えてください。

坂田 : 特に良かったのは「採用プロジェクト」です。リーダーを務めた学生アルバイトの活躍は見事でした。彼は、採用に関する業務進行を任されると、店長3人からチャットワークで採用に関する要望を聞き取り始めました。まとめの会議では、店長たちを取り仕切り、プロジェクトを成功させました。店舗が離れているにも関わらず、簡単に要望を聞くことができました。また、 やり取りが可視化されていたのでストレスなくプロジェクトが進みました。

採用活動では学生アルバイトがリーダーを務め、店長からチャットワークで情報を収集、見事プロジェクトを成功させた。

商品開発に「現場の声」を反映できたうえ、開発期間も1/5に短縮

チャットワークで成果が出たエピソードを教えてください。

坂田 : 「商品開発プロジェクト」では成果が出ました。現場の意見を取り入れた人気のハンバーガーがいくつもできたのです。「商品開発」はこれまでトップダウンでおこなっていました。社員の声を集める仕組みが無かったからです。チャットワーク導入後は、 「商品開発プロジェクト」として、参加者が意見を述べるようになりました。現場の声は理に適っています。また、社員は自分が発言しているので「トッピングは○○が良かった」などのネガティブな発言を後から聞くことも無くなりました。

「えびアボカド」・「アボカドテリヤキ」・「バジルチキン」などのヒット商品がチャットワークの意見交換で完成した。
販促物の開発期間も短縮されたそうですね。

坂田 : はい。店頭ポスターの 開発期間は1/5に短縮されました。これもトップダウンでおこなっていたのですが、関係者全員でアイデアを出し合って作るようになりました。ポスターは、作ったものの効果が高くないことも多いものです。ダメだと感じたらすぐに改善案が挙がるようになり、素早く取りかえるので売上にもつながっています。

販促物のアイデア出しもチャットワークでおこなう。開発期間は1/5に短縮された。

「丸見え化」で社内の情報格差を減らし、主体的な社員が育つ組織へ

チャットワークで得られる成果を一言で表すと何でしょうか?

坂田 : 「丸見え化」です。 社員が持っている情報やアイデアを丸見えにしてくれます

例えば、当社では「丸見え光速稟議システム」という提案の場を設けています。これはアイデアを提案し、24時間以内にグループ参加者が誰も反対しなければ提案が採用されるというシステムです。先日はこれを使い、「正月に勤務したアルバイトにお年玉を支給する」という提案が可決されました。

このようなやり取りの場が増えた結果、 店舗間の情報格差が無くなりました。そして、 皆が納得して行動できるようになりました。「私それ知らないわ。」という 不安や不満も減りました

「丸見え光速稟議システム」で、店長から年始に勤務したアルバイトにお年玉を支給したいという意見が出た時の会話。
最後に、チャットワークをどんな方におすすめされますか?

坂田 : 「社員一人一人が主体的に活躍する組織を作りたい。」「成果の上がる方法はぜひ取り入れたい。」という方におすすめします。

チャットワークで「仕事をプロジェクトとして進める」ようになり、私は「社員全員で会社を経営し始めた」と感じることができました。各自が適切な判断をし、改善をおこない、最善の選択をできる。そんな環境に左右されない組織に近づいています。

チャットワークは、「伝えるのが面倒だから手を付けないでおこう」といった事柄を減らしてくれます。そして、 目的意識を持ったコミュニケーションが増えます。この効果が素晴らしいので、私は自発的に「成果の上がるチャットワーク指南書」というマニュアルを作って仲間を増やしています。おすすめです。