コスト、機能、実績から考えてChatworkしかなかった

Chatworkを使おうと思ったきっかけは何だったのでしょうか。

黒田:もともと別のビジネス特化のSNSツールを1年ほど使用していましたが、導入時に比較検証なく導入したため、プライベートSNSの利用が残ったり、どのツールで相手に伝えたりと利用したりと全社への浸透ができてませんでした。結局、社員やアルバイトの方が使っていたのは、誰もが使っているプライベート用途のSNSツールだったのです。

しかし、会社で管理ができないプライベート用途のSNSツールでは情報漏えいや乗っ取りなどセキュリティ上の懸念があります。そうした観点から、プライベート用途のSNSの撤廃は急務でした。そこで再度、Chatworkをはじめとするビジネス特化のコミュニケーションツールを検討することにしたのです。

ほかに比較したツールはありましたか。

黒田:いくつか比較しました。ただ、コスト面、機能面、実績などを考えるとChatworkしかありませんでした。モバイルでの通話機能もついていますし、比較検討した中ではビジネスツールとして実績もNo.1です。決定的だったのは、有料プランと無料プランでグループチャットが組めることです。

弊社はグループ全体で3,000名いますが、うち社員は500名でそのほかは店舗のアルバイトの方々です。アルバイトの方は機能的に無料プランで十分なのですが、社員はセキュリティの観点から有料プランを使用するので、そこがグループ化できなければ意味がありません。

結果、無料プランとビジネスプランを併用できたことで、以前のツールと比べて年間200万円ものコストカットになりました。

写真:ガーデン株式会社が展開する店舗
(左・中央)回転寿司、トンテキ、肉寿司などさまざまな新規業態に参入し、2018年9月末時点で13ブランド215店舗を展開する同社。/(右)同社の東京オフィスでは、上松様はじめ110名が勤務。
反対意見はありませんでしたか。

上松:それは大丈夫でしたね。というのも、ちょうど当社の総務部内にシステム課を設置した時期だったのです。これまで当社は各部署が必要に応じてシステムを導入しており、そのルールが統一されていませんでした。部署が変わると違うツールを使っていたりするものですから、部署をまたいだデータの共有はせっかく入れたツールではなくメールを使う......なんてことも日常茶飯事でしたね。

門:無駄も多かったですよね。もう使っていない退職者のアカウントがそのままになっていて費用を払っていたり、携帯電話も解約していなかったり。

上松:そういったシステムに関する整理をするためにシステム課をつくり、黒田に責任者として任せることにしたのです。すると、みるみるうちに改善していきまして、大幅なコスト削減につながったんですね。これでシステム課の存在の大きさが幹部にも伝わりました。そんなシステム課が精査して選んだツールがChatworkなんだから間違いないだろうと納得してもらえたのです。

写真:取材の様子
取材では、同社でシステム関連の責任者を務めるコーポレートアラインメント担当部長 兼 情報システム課長の黒田 直嗣様、広報担当 主任の門 菜美様にもお話を伺った。

3,000名への導入を成功させたポイント

普段はChatworkをどのように活用していただいているのでしょうか。

黒田:当社はFC加盟店を含めると200店舗を展開しています。Chatworkは拠点間のやり取りや、アルバイトスタッフのシフト調整など、これまでプライベート用途のSNSが使われていた部分を置き換えられています。

また、重宝しているのはChatwork Liveを活用したテレビ会議です。今までは店長会議ともなると、遠方からでも本社に集まってもらっていたのですが、これにより大幅に時間と費用の削減ができました。

写真:インタビュー中の黒田様
取締役の理解や、現場への説明会など導入前の準備が導入の際のポイントだったと語る黒田様。
3,000名に新しいツールを一斉に導入するとなると、さまざまな懸念事項もあったのではないかと思います。

黒田:既存SNSからの移管ということもあり、不安しかありませんでした(笑)。

上松:私たちのような業界の会社がこういったツールを導入する際、ありがちなのは本社主導で入れてしまって現場の反発を招くという事態です。そうならないように、まず店舗営業部門のトップである取締役にしっかり導入の意義を理解してもらうところから始めました。

その結果、取締役が現場への導入を進めてくれるようになり、現場も「自分たちの部門のトップがいうなら」と納得してくれて、スムーズに導入が進みました。

黒田:導入にあたっては社員向けの説明会を何度も開き、資料も作り込んで丁寧に説明しました。説明会にはChatworkの営業担当者の方にもご協力いただき、本当に助かりました。こんな親身になってくれる会社はほかにないと思いますよ。

説明会ではどのような点をご説明したのでしょうか。

黒田:なぜChatworkを導入するのかという背景の部分から、ほかのツールとの比較、Chatworkならではのメリット、それまで使っていたSNSとの違い、運用の流れなどですね。当社では回覧、メール、Chatworkという3つの連絡手段を使っていますが、それぞれ役割が違うことも説明しました。

役割はどのように違うのでしょうか。

黒田:回覧は社内周知や通達文を回す際に使います。メールは社外の方とのやり取りに。Chatworkはプロジェクトなど限られた人員でおこなう業務や、回覧の催促など簡単な社内のやり取りに活用しています。

上松:簡単に用途を決めておかないと、Chatworkで送ったのにメールで返信が来る、みたいなこともありえますから。

黒田:説明会でしっかり説明したこともあり、アルバイト含め特に使い方がわからないという声はないようです。そもそも若い方はこうしたツールはすぐ使いこなしますし、シニア層や外国人の方であってもインターフェースがわかりやすいので困ることはないようです。

図:有料プランと無料プランを使い分けツールも用途別に役割を設定し、情報を一元化

プライベート用途のSNSの廃止に成功、想定外のメリットも

Chatworkを導入した効果はいかがでしょうか。

上松:やはりプライベート用途のSNSを廃止できたことが最大の効果ですね。プライベート用途のSNSではグループ内の会話はもちろん、参加者を管理することも会社にはできません。アルバイトの方が別の誰かを追加しても、それを把握する術がないのです。Chatworkはセキュリティ面も問題ないので安心できます。

門:メールよりもレスポンスがよいですし、風通しがよくなったと思います。

黒田:導入前は想定していませんでしたが、ファイルのフォルダ管理機能やタスク管理機能は本当に便利ですね。過去にアップしたファイルなどがすぐに探せますし、タスク管理はグループチャットのレスが流れがちなときに助かります。

Chatworkの使用ルールなどは設けていますか。

黒田:ルールは特に設けていません。グループを作るのも自由に任せています。あまりルールで縛ると使いにくいですからね。

これからChatworkの導入を検討している企業へ一言お願いいたします。

黒田:すでに当社ではChatworkが浸透し、Chatwork内で複数のプロジェクトが稼働しています。Chatworkはレスポンスも早く、PDCAをテンポよく回すための必須ツールだと思います。