本部と店舗、双方向の情報伝達を確実におこなうためにチャットワークを導入

チャットワーク導入前の課題を教えてください。

稲見 : グループ内の情報共有が課題でした。レストランは、現場・管理部・幹部などの職種により都合の良い時間がバラバラで、「言った・言わない・できていない」という問題がよく起こっていました。

この問題をメーリングリストで解決しようとしたのですが、上手くいきませんでした。メールは一方的な連絡手段なので、相手が読んだのか分かりませんし、連絡も行き渡っているとは言い難い状況でした。また、中小企業なので一人何役も担当します。次々と計画を変更する必要もあります。従って、メーリングリストがどんどん複雑になっていきました。私自身、メーリングリストを組む作業に時間をとられていました。

小林 : レストランは、営業中はリアルタイムに連絡を取るのが難しいです。営業が終わってからパソコンでメールを閲覧するので、すぐに返事ができません。電話をしても相手が不在だと、言うのを忘れることもありました。本部に提出する資料についても「出した・来ていない」という問題が起こっていました。

坪井 : 私は、店舗から本部への提出物を集める仕事があります。

メールの頃は、この資料収集は困りごとでした。大量のメールの中に大切な資料が埋もれますし、相手の確認が必要なものは「見ましたか?」と店舗に電話連絡をしていました。この作業が毎日ありました。

img_face_kobayashi.jpg
営業部次長 小林様
img_face_tsuboi.jpg
管理部・経理担当 坪井様
チャットワーク導入のきっかけを教えてください。

稲見 : 2011年9月にチャットワーク社に会社訪問し、ITを使った業務効率化について学び、日常の業務連絡は、口頭連絡をなるべく減らしてチャットワークでおこなうことに決めました。

実際使ってみると、本部と店舗、双方向の情報伝達が上手くいくようになりました。こうしてメーリングリストの問題が解決し、情報共有ができるようになりました。情報共有ができることは非常に良いですね。仕事のスピードや質が全然違います。

全社連絡・委員会業務・バス予約・宴会オペレーションなどでフル活用

チャットワークはどのように活用されているのですか?

稲見 : 全ての社内コミュニケーションに活用しています。目的に応じてグループチャットを作り、そこに関係者が参加します。

「リ・ライフ広場」と呼ばれる、本部と店舗スタッフ全員が入っているグループチャットをはじめ、プロジェクトを推進する「経営企画室」、「営業部」、「調理部」、「管理部」、「店舗」、若手選抜メンバーで組織する「委員会」、仕入れた食材を分配する「野菜の話」、グループ共有の「送迎バスの管理」、「宴会に関わる業務連絡」などがあります。

img_groupchats.png
レストラン・本部という場所を超え、必要なグループチャットを作成

資料提出がスムーズに、催促業務がゼロになる「会議資料の提出チャット」

まずは、レストランで感じているチャットワークのメリットを教えてください。

小林 : 会議や本部に提出する資料のやりとりが格段に楽になりました。これまでは、メールで資料を送付しており、「出した&出していない・未提出者を把握できない・何部コピーすればいいか分からない・コピーが手間」などの問題がありました。

チャットワークで「会議資料の提出だけをおこなうグループチャット」を作ってからは、これらの問題が無くなりました。iPadを併用するようになってからは、資料のコピーも不要になりました。もう「資料を探す・持ち歩く・綴じる」ことはありません。

坪井 : 「資料集め」は手間がかかるので私の困りごとの一つでした。チャットワークで資料を集めると、一つのグループに資料が次々とアップされるためか、未提出者は「自分も出さなければ」と感じ、提出がスムーズにおこなわれるようになりました。おかげで、催促の電話を店舗にすることは無くなりました。

野菜の一括仕入れ・店舗への分配が楽になる「野菜の話チャット」

他に、レストランならではの活用法はありますか?

坪井 : はい。「野菜の話チャット」です。野菜は、グループ全体で契約農家から一括仕入れをおこなっています。各店舗は、欲しい野菜を本部にチャットで連絡します。私はそれをもとに経費の振り分けをおこないます。

以前は電話で欲しい野菜の聞き取りをおこなっていましたが、かけた時に相手が忙しいことが多く、思い通りに処理を完了できませんでした。現在は、「野菜の話」を見るだけで、どこに何が行ったのか分かるようになり、とても助かっています。

また、「野菜の話」では、食材に関する情報交換もおこなわれています。「A農家さんのトマトは終わりました」、「イモが5㎏余っています。必要なお店はありませんか?」などです。調理部長が食材ロスが出ないように、チャット上で取り計らってくれるようになったのです。おかげで、食材の有効利用もできるようになりました。

img_ingredient.jpg
食材は、厳選された契約農家からグループ一括で仕入れている。「野菜の話」チャットで、スムーズに店舗に食材を分配できるようになった。

ワインの仕入れコスト節約や、回転率アップにつながる「ソムリエ広場」

ワインに関するグループチャットがあるそうですね。

坪井 : はい。ワインの仕入れ情報、ワインの在庫状況を一括管理するグループチャット「ソムリエ広場」です。ここにワインの情報を集約することで、仕入れコストの節約、商品回転率のアップにつながっています。このグループチャットにはGoogleドキュメントで作成した「ワイン管理表」をリンクさせており、ワインの在庫・仕入価格・販売方法などを共有しています。

また、ソムリエ試験をサポートするために、ソムリエ試験勉強会や模擬試験の連絡もおこなっています。受験者に「試験対策のための宿題をする」というタスクを入れるなどして、みんなで受験生をサポートしています。この試みを始めてから、会社全体のワインの知識が底上げされたと感じています。

チラシやPOPが1日早く仕上がる「営業部チャット」

チラシやPOPの制作に関する活用法と成果を教えてください。

小林 : 「営業部チャット」で販促系の連絡をおこなうようになってから、全ての販促物が、これまでより1日ほど早く完成するようになりました。

以前は、昼間にメールは見ませんし、POPやチラシ見本が手元に届かないと確認できない事が多くありました。だから営業が終わってから原稿を確認し、デザイナーに返事をしていたので、デザイナーは翌日から修正作業をしていました。

今は、「POPのチェックをしてください」とタスクが入ると、手が空いていればすぐに確認できるので、原稿ができてから1~2時間で返事をするようになりました。昔に比べ、制作するチラシの量が多くなっているにも関わらず、明らかに、自分の判断も、相手の反応も早くなっており、1つのPOPが1日ほど早く仕上がるようになりました。

若手をグングン育て、会社を成長させる「委員会チャット」

委員会活動でもチャットワークを使っているそうですね。

稲見 : はい。「理念と5S委員会」を紹介します。

この委員会には、27歳の若手社員をリーダーに抜擢しました。5S活動を推進する委員会なのですが、グループチャットの中でリーダーが中心になり活発な意思決定がおこなわれています。活動の報告も毎日上がっています。リーダーは、就任当初、どのような手順で活動すれば良いか分からないようでしたが、管理部の坪井さんが、チャットワーク上で上手くサポートをおこなってくれ、企画が次々と実行されるまでになりました。

また、このグループに参加しているスタッフ全員が、色々な人の発言を見ることで、意識が高まっているのを感じます。社員だけでなく、アルバイト・パートさんの気付く力がどんどん上がっています。

顧客満足度を上げる、店舗チャットの「宴会オペレーション」機能

お店ごとに作っているグループチャットの成果について教えてください。

稲見 : スタッフはシフトで動きます。出勤・退勤時間が全員違います。

また、1Fがレストランで2Fがバーになっている店は、上下階で宴会場を共有しています。このような場合でも、同じ情報を全員が簡単に共有できるようになりました。

例えば、宴会を受注した場合、一つのグループチャットで、席・料理・ホール・メニュー・接客の注意点・カラオケの利用など、関連情報を全て伝えます。特別に配慮すべきお客様の情報も伝わるので、以前より、良い宴会オペレーションができるようになりました。

全店共有のバスを管理する「送迎バスチャット」

「送迎バス」の予約などもチャットワークでおこなっているそうですね。

稲見 : はい。グループ全体で1台のバスを所有しています。バス予約の管理者を1人置き、バスの運行ルールなど決まりごとを書き込みます。「お出迎え・お見送りを徹底しましょう」という具合です。

また、送迎の予約が入った時は、「A家送迎の内容」というタイトルで、お迎え時間・地図・人数など詳細をバスの運転手に伝えます。一方通行や、バスが入れない路地の情報などを書き込んだ地図ファイルをアップできる点も重宝しています。

人間関係のストレスが減り、短期間で離職する社員が激減

会社にとってチャットワークは何のツールと言えるでしょうか?

稲見 : コミュニケーション・人間関係の潤滑油です。例えば、離職率の改善があります。

正社員として雇用されてから、半年ぐらいで退職するスタッフが殆どいなくなったのです。辞める感じが以前と明らかに違います。

離職率はなぜ改善したのでしょうか?

稲見 : チャットワークを使った結果、上長に余裕ができ、全体を見渡せるようになったからだと思います。

困りごとがあると部下から連絡がくるようになりましたし、上司も上手くいっていないところをフォローできるようになりました。結果、私が現場に行ってひどく怒ることが無くなりました。他の幹部も同じことができていて、会社全体の業務やプロジェクトが進みやすくなりました。

これまでは、「どうなってる?」と聞いて初めて出てきていたシフトなども、先回りして報告されるようになりました。チャットワークが情報収集や人間関係の潤滑油になって、全員のストレスが軽減されていると感じています。

幹部4人の業務量を182日分圧縮し、投資的活動が可能に

チャットワークは、経営にどのように役立っていますか?

稲見 : コミュニケーション・人間関係の潤滑油です。例えば、離職率の改善があります。

正社員として雇用されてから、半年ぐらいで退職するスタッフが殆どいなくなったのです。辞める感じが以前と明らかに違います。

離職率はなぜ改善したのでしょうか?

稲見 : 最も経営インパクトがあった点は、上の人間の業務量が減り、その分、投資的活動ができるようになったことです。

私は1日にメールを4~5時間見ていましたが、同じ内容をチャットワークは2時間で完了できます。メールは、メルマガなどの中に大切な資料が埋もれます。それを探す手間が無くなるととても良いですね。

また、人事制度に関する相談をするために、社労士さんにもグループチャットに入ってもらっています。外部の方とやりとりがある場合、普通は私が窓口に立ち、聞いたことを社内に伝える必要がありますが、グループチャットであれば、瞬時に複数のメンバーで情報の共有ができるのでその必要はありません。

稲見 : これらのおかげで、1日に約3時間節約でき、業務にも集中できるようになりました。他の幹部も同じことが言えます。4人分なので年間182日分、一人当たり45日分の業務効率化ができた計算です。このことは、売上アップにもつながりました。

img_information_sharing.png

昨対売上120%増を達成したのはチャットワークのおかげ

売上アップにもつながった点について、詳しく教えてください。

稲見 : 一つ目は、効率的になったことで、仕事が倍できるようになりました。3つプロジェクトを同時進行するのがやっとでしたが、今は6つ進行できるようになっています。

二つ目は、時短に成功したことで、自分の時間の1割を外交的な仕事に使えるようになりました。昨年はルクアに出店しましたし、来年度も出店の計画があります。

外交に時間を使えるようになったことは会社にとってインパクトがあります。昨年の売上は、前年対比120%増でしたし、今年度もさらに120%増を見込んでいます。

最後に、レストラン経営者に一言お願いします。

稲見 :チャットワークのおかげで、本部から離れた店舗にも目が行き届くようになり、出店に積極的になりました。また、削減した業務時間の1割をチャンスに変えて、売上20%アップに変えることができました。チャットワークはレストランにとって、時短・コミュニケーションの促進・売上アップにつながるツールです。

img_people.jpg
写真左より統括マネージャー 小林正和様/代表取締役社長 稲見育大様/管理部 坪井弘美様