チャットワークを選んだ理由は、使い方がシンプルでわかりやすかったから

チャットワークを導入しようと考えたきっかけを教えてください。

野口 : それまで使っていた社内の連絡ツールは、メールと安否確認システムでした。これらは一斉配信するにはいいのですが、相互で情報共有するのが難しかったのです。

メールも使いにくいと感じていたのですか?

野口 : メールですとCCを入れ忘れただけで届きませんし、もし退職するとそのメールアドレスをリストから消して......と管理に手間がかかります。それから震災のときはメールが混み合って届かず、SNSの方がつながるという事態も起こりました。

震災時の連絡にはメールではなく安否確認システムを使えばいいのですが、これは一方的に情報を送信するためのツールなので相互の連絡が難しいのです。そこで 相互のやりとりが簡単にできて、なおかつ管理しやすいチャットツールの導入を検討することにしました。

チャットツールにもいろいろな製品がありますが、チャットワークを選ばれた理由を教えてください。

野口 : 一番の理由は使い方がシンプルでわかりやすかったことです。一人一台のPCを持っている事務職はいいとして、 現場の人間は常時PCに触れるわけではありませんし、PCにアレルギーを持つ社員もいます。そうした社員でも抵抗なく使えるかどうかがポイントでした。チャットワークは左にチャットの名前が一覧出て、どのチャットの中で話しているというのがわかりやすいです。

定番ビール5種類と季節限定ビール1種類の計6種が常時楽しめる御殿場高原ビールには、1995年のオープン以来、1000万人以上が来店。

社員はもちろん、フルタイマーのパートまで全社導入

御殿場高原ビール様にはチャットワークを全社で導入いただいています。

野口 : 社員はもちろん、いわゆるフルタイマーのパートさんまで67名全員に導入しております。最初は20アカウントくらいから始めたのですが、その後増やしました。 共有する範囲は広げれば広げるほど仕事がやりやすくなることがわかったのです。

現場からの反応はいかがですか?

野口 : 不満の声はありません。懸念していた「難しい」という声も聞きませんし、現場でも「チャットに書いておいたよ」というようなやりとりが普通に聞かれるようになっているので、かなり浸透していると感じています。

レストランのバックヤードで、業務連絡をチャットワークで確認するスタッフ様。

参加メンバーに応じてグループチャットを細かく設定

具体的な使い方や運用ルールなどを教えてください。

野口 : まずグループチャットですが、大きくは会社全体、マネージャー、マネージャー月次報告、部署ごとなどで分けて運用しています。使い方はそれぞれで違っていて、たとえばマネージャー月次報告では 会議で報告する内容を事前に貼り付けることで会議のスピードアップを図っています。細かいところですが、ファイルをアップする用のチャットと議事録をまとめるチャットでも分けて運用しています。

また、会社全体のグループチャットには社員・パート全員が参加しており、御殿場高原ビール全体に関係する情報や告知を流しています。たとえば「1ヶ月後、店舗に工事が入ります」や「明日、ランチメニューの撮影をおこなうので準備をお願いします」といった情報です。発言は自由にできますが、見るだけの人もいます。

料理長同士の情報共有にも活用

御殿場高原ビール様は4店舗運営されていますが、店舗同士のコミュニケーションについてはいかがですか?

野口 : 各店舗の料理長同士がグループチャットを作ってやりとりをしていますね。たとえば「○日までにメニューを考えておいてください」とか「牛肉の価格が安い仕入れ先」を共有するといった内容です。弊社では各店舗の食材は共通で仕入れているので、料理長同士の情報共有はとても有益なのです。

チャットワークは、スマートフォンでも使えるので、共有したい情報をスキマ時間に送ることで、伝達漏れが激減。調理以外の時間には厨房でチャットを確認することも。
※調理中は衛生面の観点からスマートフォンを使用することはありません。
チャットワークを使う以前はどのように情報共有を?

野口 : 何かで顔を合わせたときに、ついでに話をするくらいでした。しかし、 口頭の場合、どうしても記録が残らないので勘違いや言った言わないの問題になることもあるのです。チャットワークなら記録が残るので便利ですね。

部署ごとだけでなく、プロジェクト単位でもグループチャットを作成

記録が残るという点ではメールも同じですが......。

野口 : メールですと、単なる情報共有であっても、送られた側が返事しないといけない雰囲気がありますよね。料理長は3名いるのですが、共有したい情報は誰か一人にあてるものではありません。そういうときはメールではなく、 誰にともなくつぶやいたことが特定のメンバーで共有できるチャットワークが便利だと感じています。

なるほど。他にはどんなグループチャットを作って使われているのでしょう。

野口 : そうですね。たとえば 営業部のグループチャットでは納品完了などの報告をおこなっています。それから一年前にポイントカードを変えたのですが、そのときもそのプロジェクトに参加した社員でグループチャットを作りました。

また、外部のイベントに出店する場合は、やはりそのプロジェクトに携わる社員同士でグループチャットを作って使っています。今度、 新しくカフェをオープンするのですが、グループチャットでは店舗の図面やインテリアの配置、スケジュールなどを共有しています。プロジェクトに関わる全員が一箇所に集まる機会はなかなかないので、チャットワークで共有できるのは助かります。

グループチャットの運用ルールはありますか?

野口 : グループチャットは必要に応じて誰でも作っていいことにしています。ルールもあまり決めていませんね。

社員がPCを持たない会社でもチャットワークは有効

チャットワークを導入して良かった点を教えてください。

野口 : 繰り返しになりますが、 部署をまたいだ仕事で情報共有ができるようになったことですね。カフェの開店プロジェクトにしても、いろいろな部署の人間が関わっています。 チャットワークがなければこうした横の連携が難しかったと思います。

それから 記録が残るので、電話や直接対話よりもトラブルになりにくいこと。メールと違って返信を迫られないので、思いついたときに小さなことでも書いておけます。 メールよりもはるかにコミュニケーションのハードルが低いのです。

今後、チャットワークをどのように活用していきたいですか?

野口 : フルタイマーまでは導入済みですが、まだアルバイトまでは導入できていません。 シフトの管理など使うと便利な点もありそうなので、現場からの要求があれば検討してみたいですね。

今は社内だけで使っていますが、いずれ外部の方とのやりとりにも使えるかもしれません。

チャットツールの導入を検討されている方にメッセージをお願いします。

野口 : チャットだけで情報共有なんてと思うかもしれませんが、チャットワークは十分に情報共有ツールとして有効です。 スマートフォンでも使えますから、一人一台PCを持っていない会社でも便利に使えると思いますよ。