PCにアレルギーのある社員でも、抵抗なく使えました

Chatworkを選んだ理由は、使い方がシンプルでわかりやすかったから

Chatworkを導入しようと考えたきっかけを教えてください。

野口 : それまで使っていた社内の連絡ツールは、メールと安否確認システムでした。これらは一斉配信するにはいいのですが、相互で情報共有するのが難しかったのです。

メールも使いにくいと感じていたのですか？

野口 : メールですとCCを入れ忘れただけで届きませんし、もし退職するとそのメールアドレスをリストから消して......と管理に手間がかかります。それから震災のときはメールが混み合って届かず、SNSの方がつながるという事態も起こりました。

震災時の連絡にはメールではなく安否確認システムを使えばいいのですが、これは一方的に情報を送信するためのツールなので相互の連絡が難しいのです。そこで 相互のやり取りが簡単にできて、なおかつ管理しやすいチャットツールの導入を検討することにしました。

チャットツールにもいろいろな製品がありますが、Chatworkを選ばれた理由を教えてください。

野口 : 一番の理由は使い方がシンプルでわかりやすかったことです。一人一台のPCを持っている事務職はいいとして、 現場の人間は常時PCに触れるわけではありませんし、PCにアレルギーを持つ社員もいます。そうした社員でも抵抗なく使えるかどうかがポイントでした。Chatworkは左にチャットの名前が一覧出て、どのチャットの中で話しているというのがわかりやすいです。

Chatwork（チャットワーク）初心者が知っておくべき操作と始め方 | ビジネスチャットならChatwork

Chatwork（チャットワーク）の初心者や、まだChatworkを使ったことがない方向けに、Chatworkの始め方と、最低限覚えておくべき基本機能と操作方法を紹介します。Chatworkの基本機能である、メッセージの送信、音声/ビデオ通話、タスク管理、ファイル管理を最低限使えるようにしておくと活用できるでしょう。

社員はもちろん、フルタイマーのパートまで全社導入

御殿場高原ビール様にはChatworkを全社で導入いただいています。

野口 : 社員はもちろん、いわゆるフルタイマーのパートさんまで67名全員に導入しております。最初は20アカウントくらいから始めたのですが、その後増やしました。 共有する範囲は広げれば広げるほど仕事がやりやすくなることがわかったのです。

現場からの反応はいかがですか？

野口 : 不満の声はありません。懸念していた「難しい」という声も聞きませんし、現場でも「チャットに書いておいたよ」というようなやり取りが普通に聞かれるようになっているので、かなり浸透していると感じています。

参加メンバーに応じてグループチャットを細かく設定

具体的な使い方や運用ルールなどを教えてください。

野口 : まずグループチャットですが、大きくは会社全体、マネージャー、マネージャー月次報告、部署ごとなどで分けて運用しています。使い方はそれぞれで違っていて、たとえばマネージャー月次報告では 会議で報告する内容を事前に貼り付けることで会議のスピードアップを図っています。細かいところですが、ファイルをアップする用のチャットと議事録をまとめるチャットでも分けて運用しています。

また、会社全体のグループチャットには社員・パート全員が参加しており、御殿場高原ビール全体に関係する情報や告知を流しています。たとえば「1ヶ月後、店舗に工事が入ります」や「明日、ランチメニューの撮影をおこなうので準備をお願いします」といった情報です。発言は自由にできますが、見るだけの人もいます。

料理長同士の情報共有にも活用

御殿場高原ビール様は4店舗運営されていますが、店舗同士のコミュニケーションについてはいかがですか？

野口 : 各店舗の料理長同士がグループチャットを作ってやり取りをしていますね。たとえば「○日までにメニューを考えておいてください」とか「牛肉の価格が安い仕入れ先」を共有するといった内容です。弊社では各店舗の食材は共通で仕入れているので、料理長同士の情報共有はとても有益なのです。

Chatworkを使う以前はどのように情報共有を？

野口 : 何かで顔を合わせたときに、ついでに話をするくらいでした。しかし、 口頭の場合、どうしても記録が残らないので勘違いや言った言わないの問題になることもあるのです。Chatworkなら記録が残るので便利ですね。

部署ごとだけでなく、プロジェクト単位でもグループチャットを作成

記録が残るという点ではメールも同じですが......。

野口 : メールですと、単なる情報共有であっても、送られた側が返事しないといけない雰囲気がありますよね。料理長は3名いるのですが、共有したい情報は誰か一人にあてるものではありません。そういうときはメールではなく、 誰にともなくつぶやいたことが特定のメンバーで共有できるChatworkが便利だと感じています。

なるほど。他にはどんなグループチャットを作って使われているのでしょう。

野口 : そうですね。たとえば 営業部のグループチャットでは納品完了などの報告をおこなっています。それから一年前にポイントカードを変えたのですが、そのときもそのプロジェクトに参加した社員でグループチャットを作りました。

また、外部のイベントに出店する場合は、やはりそのプロジェクトに携わる社員同士でグループチャットを作って使っています。今度、 新しくカフェをオープンするのですが、グループチャットでは店舗の図面やインテリアの配置、スケジュールなどを共有しています。プロジェクトに関わる全員が一箇所に集まる機会はなかなかないので、Chatworkで共有できるのは助かります。

グループチャットの運用ルールはありますか？

野口 : グループチャットは必要に応じて誰でも作っていいことにしています。ルールもあまり決めていませんね。

社員がPCを持たない会社でもChatworkは有効

Chatworkを導入して良かった点を教えてください。

野口 : 繰り返しになりますが、 部署をまたいだ仕事で情報共有ができるようになったことですね。カフェの開店プロジェクトにしても、いろいろな部署の人間が関わっています。 Chatworkがなければこうした横の連携が難しかったと思います。

それから 記録が残るので、電話や直接対話よりもトラブルになりにくいこと。メールと違って返信を迫られないので、思いついたときに小さなことでも書いておけます。 メールよりもはるかにコミュニケーションのハードルが低いのです。

今後、Chatworkをどのように活用していきたいですか？

野口 : フルタイマーまでは導入済みですが、まだアルバイトまでは導入できていません。 シフトの管理など使うと便利な点もありそうなので、現場からの要求があれば検討してみたいですね。

今は社内だけで使っていますが、いずれ外部の方とのやり取りにも使えるかもしれません。

チャットツールの導入を検討されている方にメッセージをお願いします。

野口 : チャットだけで情報共有なんてと思うかもしれませんが、Chatworkは十分に情報共有ツールとして有効です。 スマートフォンでも使えますから、一人一台PCを持っていない会社でも便利に使えると思いますよ。

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