学生・教員・職員が関わるプログラムの進行が、メールに比べて速く、活発になりました

イノベーション・アーキテクトを育成する「立命館大学EDGE+R」　

Chatworkが利用されている「立命館大学EDGE+R」について教えてください。

川面 : 「EDGE」とは、「世界を舞台に活躍できる起業家の育成」を目的とした、文部科学省主催の学習プログラムです。平成26年度から3年間の取り組みとして、東京大学・京都大学を含む13大学の事業提案が採択され、各校でプログラムがスタートしました。立命館大学はそのひとつです。

「立命館大学 イノベーション・アーキテクト養成プログラム（EDGE+R）」の特徴は、全学部全課程、他大学、社会人など多様なメンバーからなるチームでの課題解決型学習（PBL）・海外企業へのインターンシップなどの実践的活動を通じて、新たな価値を創造する力を持った人材「イノベーション・アーキテクト」の育成をおこなっていることです。

起業家の森下氏が「学生のグループワークに最適！」とChatworkを提案

Chatwork利用のきっかけを教えてください。

学生のグループワークに最適

川面 : Chatworkは、2014年の8月ごろ、「立命館大学EDGE+R」の協力者、バズー株式会社の森下洋次郎社長の紹介で知りました。森下社長は日ごろから業務連絡にChatworkを使っており、その使い勝手の良さを実感しているそうです。その経験から 「今回のプログラムで学生がグループワークを進めるためのツールとして良い！」と熱心な提案をいただきました。

「インターンシップ先を探す旅」で出会った「世界を変えようとしている起業家」

川面 : 森下社長からは、「Chatworkの社長は若手のホープで、シリコンバレーにオフィスを構えているから、学生のインターンシップ先としても良い」と提案をいただきました。

2014年9月、われわれはインターンシップ先の企業を見つけるために渡米し、Chatwork社を候補企業のひとつとして訪問しました。

そこで、Chatworkの山本敏行社長が「Chatworkという仕組みを作って、世の中を変えようとしている、挑戦する人」であることを知り、「面白い人だ！」と感じました。

何より、学生にはチャレンジ精神を学んでほしいと思っていたので、インターンシップをChatwork社にお願いすることに決めました。

この時から「プログラムの立ち上げ業務」や「学習プログラムの進捗」に関する連絡を活発にChatworkでおこなうようになりました。

学生チームのディスカッションや事務連絡など、あらゆるコミュニケーションに利用

Chatworkの使い方を教えてください。

メールの代わりにChatworkを利用

川面 : 「立命館大学EDGE+R」の業務連絡ツールとしてChatworkを利用しています。 基本的な連絡はメールではなくすべてChatworkでおこなっています。プログラムが採択されてから実際にはじまるまでの2ヶ月間はChatworkを駆使し、急ピッチで立上げをおこないました。

Chatworkで話し合う内容は、プログラムの企画・シンポジウムの企画・学生の募集・経理・チラシ作成など、 「立命館大学EDGE+R」を実行するために必要なすべての業務についてです。

川面 : 学生もChatworkを使います。学生には、プログラム開始時におこなった オリエンテーションで「プログラムのすべての連絡をChatworkでおこなうことを説明」し、その場でChatworkアカウントを取得してもらいました。その後は、チーム内のディスカッション、資料のやり取り、事務連絡など あらゆる連絡をChatworkでおこなっています。

「立命館大学EDGE+R」でのChatwork活用について詳しく教えてください。

プログラムの企画・進行をおこなう「教職共同のグループチャット」

川面 : Chatworkは目的ごとにグループを作れる「グループチャット」という仕組みがあります。これを使い、 「立命館大学EDGE+R」の企画・進行用のグループチャット、通称「川面チーム」を作りました。同グループに最初に参加したのは、教職3人・職員2人・外部パートナー1人の6名でした。

「立命館大学EDGE+R」の立上げ時は、このグループチャットで プログラムに必要なハード・ソフト・リソースなどについてのディスカッションをおこないました。

インターンシップの段取り

川面 : 海外のインターンシップ先との事前準備もおこなっています。グループチャットには、インターンシップ先の会社社長とその事務方、立命館大学の職員と学生が入り、「インターンシップで学びたいこと」や「フライトスケジュール」の伝達などの連絡をおこないました。

チームコミュニケーション

川面 : 学生の活動用に3つのグループチャットを作っています。バッティングチーム・遊具チーム・ハンターチームです。これらのチームは、さまざまな学部や課程の学生からなる混合チームで、学生主体で活動しています。 担当教員もこのグループチャットに参加しており進捗をみながら指導をおこないます。大学職員が学生をフォローすることもあります。

「学習効果が高まる」・「学生・教員・職員が一体化できる」など、多数の導入効果

Chatworkの効果について教えてください。

立場を超えてのチーム作りが簡単

川面 : Chatworkの一番いいところは、 学生・教員・職員という「立場を超えのチームづくり」が容易になることです。メールでは、メールアドレスの登録や「CC」を入れる作業などがあり、情報共有に手間がかかります。一方、Chatworkは 立場の違う者をひとつのグループ「グループチャット」に入れてやり取りをするため、情報共有がとても簡単になりました。グループチャットは、ディスカッションもできるため「自発的な学びの場」としても機能しています。

学生を適切なタイミングにフォローできる

川面 : グループチャットで学習の進捗報告をすることで、 ミーティング日の調整や調査結果データなどのやり取りがスムーズにできるようになりました。 また、 事務局や教員がワークの流れを把握し、適切なタイミングでフォローできるようになりました。グループチャット内でのやり取りはログとして残るので、チーム活動の進行状況を記録として残し、終了後の振り返りなども容易になりました。

学生・職員・教員が一体化できる

川面 : Chatworkを使うと、学生・職員・教員が一体となり、 速いスピードでひとつのプロジェクトを動かせるようになりました。そのためか、他の職員や教員に「川面さん、どうやってみんなで意思疎通をしているのですか？」と聞かれることがあります。そんな時は 「学生・教員・職員が一体化できるし、学生の動きを把握しやすくなるので、異なる組織、異なる立場の者が一緒にプロジェクトをする時にちょうどいい。」とChatworkを紹介しています。

海外とも自由自在にやり取りできる

川面 : 海外とのやり取りも自由自在です。インターンシップの段取りをするグループチャットでスケジュールの調整などをおこなっています。また テレビ通話機能「Chatwork Live」を使い、京都とシリコンバレーをつないでミーティングもしています。

Chatwork（チャットワーク）の通話機能「Chatwork Live」の使い方 | ビジネスチャットならChatwork

Chatwork（チャットワーク）では、Chatwork Liveという機能を使って、ビデオ/音声通話機能を使うことができます。Chatwork Liveは、通話したい相手のいるグループチャット内ですぐに起動させることが可能です。

誰が何をするのか明確になる

川面 : Chatworkでは、 グループチャットに担当者と締め切りを指定して「タスク登録」できるので、誰がどんな仕事を受け持っているのか明確です。たとえば、ミーティング中に私が指示を出した仕事を、指示を受けたチームメンバーは「その場で該当のグループチャットにタスク登録」します。「次年度の説明をA先生にする」・「アメリカ研修の打合せをおこなう」という具合です。チームメンバーは「タスクを共有できることがとても良い」と喜んでいます。

メールの3分の1の時間で同じ仕事を処理できる

川面 : 「同じ処理をする場合の速さ」をメールとChatworkで比較すると、メールで3時間かかるものはChatworkでは1時間以下で終わります。その理由は、重要度をわける作業からはじめるメールと違い、 Chatworkは最初から内容ごとにグループ分けされており、重要度も明確になっているので、自分にとって大切なところを集中的に見て返事をすれば良いからです。たとえば、学生の活動内容は担当の先生はじっくり読みますが、私は問題なく活動できているかをざっくり把握できれば良いので、流し読みをします。

また、メールでは、7人チームがそれぞれ4回報告をすると、それだけで28通のメールが来るので、それをひとつひとつメールを開封しないと状況把握をできません。一方、Chatworkはやり取りを時系列に一覧できるので 「このチームは活発に動いている」といった概要把握を1〜2分でできます。これでかなり状況把握が楽になりました。

プロジェクトが活性化し、学習効果が高まる

川面 : Chatworkの良さは、皆さんが気軽に発言できることです。深い入り方も浅い入り方もできますし、気兼ねなく会話ができます。 腹を割って話をできることで、メーリングリストでの情報交換よりも、プロジェクトは活性化し参加者のモチベーションも上がりました。このことから、学習効果も高まったと感じています。

「大学におけるチーム活動」に最適なコミュニケーションツール

最後にメッセージをお願いします。

立学生・教員・職員が一体となり、チーム活動をするのに最適

川面 : Chatworkは、新しい研究を始める場合や、学生がプロジェクトを立ち上げる場合など、さまざまな立場の者が参加する「チーム活動」に有効です。そこに、教員や職員が加わってアドバイスすることも容易にします。

Chatworkは、大学において、学生・教員・職員が一体となり、チームで活動をする時に最適なコミュニケーションツールです。