Chatworkの導入で時間外業務連絡の削減と報連相が簡素化し生産性UP

Chatworkの採用で就業時間外の業務のやりとりが無くなりました

貴社の事業内容について教えてください。

出川：奈良県香芝市・葛城市で学校法人誠華学園と社会福祉法人裕愛会を運営しており、SEIKAグループとして幼保連携型認定こども園を4園、小規模保育所を2園、学童保育所を2園、児童発達支援事業所を1カ所運営しております。

1991年に設立されたとのことですが、出川様はどのようなきっかけで学園の代表を務められるようになられたのでしょうか？

出川：もともと、この学園は私の父が立ち上げたもので、当初一つの幼稚園からスタートしたものに保育園が増え、他にも認定こども園が増えという形で規模が大きくなったのですが、5〜6年前から実質的な代表として働かせて貰い、2年前から学園の代表を任されるようになりました。

Chatworkはどんなきっかけで導入されましたか？

出川：導入以前に何か困っていたという訳ではありませんでしたが、顧問先の推薦で導入することになりました。

顧問先とは？

出川：当法人の顧問弁護士です。　旧態依然とした弁護士事務所の仕事の進め方を改善すべく、最新のIT技術の導入に積極的で、Chatworkを使っていつでも相談できることを売りにもされている事務所に所属されています。

Chatwork導入以前と導入後でコミュニケーションの変化で気づかれたことがありますか？

出川：当社の場合、社内でのコミュニケーションには主にメモと電話を使っていましたが、電話はお互いの時間を拘束しますし、記録を残すことが困難なので、あまり効率的なコミュニケーション手段ではないことにChatwork導入後に気がつきました。

また、Chatwork導入後は、報連相がものすごくスムーズになりストレスもなくなり「あっ、うちの法人は職員間の連絡手段で困っている法人だったんだな・・・」と思いました。現状が当たり前すぎて、何も分かっていなかった課題に、Chatworkがきっかけでその問題点に気づかせてくれたと思います。

社外とのコミュニケーションは取引先相手の半数がChatworkを使っていて、そういった企業とのやりとりが楽になりました。

導入前に当社の競合製品と比較検討されましたか？

出川：先述の顧問弁護士がChatworkの採用を指定してきましたので、比較検討することはありませんでした。

導入前はビジネスチャットを使ったことがない状態からのスタートだったのですね？　取り入れることに抵抗感はありませんでしたか？

出川：プライベートチャットがすでに存在していたので、チャットのことはを知っていたのですが、私的なやりとりに使うツールをビジネスに取り入れるのはどうかな？と思いました。
弁護士事務所が指定したから導入することになったのですが、そこで一件だけ労務上のアドバイスをいただいてChatworkを導入することになったのを今でも良く覚えています。

どんなアドバイスでしたか？

出川：プライベートチャットだと、社員の個人用携帯電話で使われていることが多く、就業時間外でも従業員に連絡が行き易くプライベートな時間と労働時間の棲み分けが困難になるのに対して、ビジネスユーザーがほとんどのChatworkならば、それを営業時間内だけ使用するというルールにすることで、従業員がプライベートな時間に仕事のことで応答しなくても良くなるということです。

最近は労務管理を徹底することが大事でコンプライアンス遵守が求められる時代ですので、このように就業時間外に従業員に業務のことで連絡が行かない仕組みを採用したかったのです。

Chatworkの導入で報連相を行うのが簡単になり、多くの従業員も好反応

Chatworkを社内に導入するにあたり、ご苦労された点があれば教えてください。

出川：　特に苦労したことはありません。
ただ、自身がChatworkを導入することで何が変わるのか？懐疑的に思っていたのと、社員にChatworkを導入することを説明すると、皆「何、それ？」みたいな反応で関心を持ってもらえず、モチベーションがなかなか上がらないまま業務に取り入れることになったのを覚えています。

実際に導入するにあたり、何か工夫された点がありましたら教えてください。

出川：従業員のプライベートの時間にはChatworkを通して業務連絡がいかないような運営になるように配慮しました。
そして、当初は、Chatworkを使うためだけに、学園側から従業員に業務専用で使うスマートフォンを支給しています。

現在はChatwork以外に業務アプリも使うようになりましたが、当社のDX化のきっかけとなり業務効率が飛躍したのはChatworkの導入です。

従業員様のChatworkを導入することに対する反応はいかがでしたか？

出川：「すごくいい！」という反応が多かったです。

これまでは報連相を電話や口頭でしなければならなかったので、部下の都合の良いタイミングに上司が忙しくて報告することが出来ず、待ちの状態でそのまま数日経って忘れてしまったり、覚えておかなければならなかったりすることにストレスを感じていたようですが、Chatworkならチャットを適宜送って報告しても上司を邪魔することにならないので、報連相でストレスがなくなったそうです。

現在は、幹部・主任レベルから一般社員の方、そしてパートの方全員にスマートフォンを配布してChatworkを利用して貰っていますが、重宝しています。

運用にあたって、何かルールは決められましたか？

出川：コミュニケーションをスムーズにするため、リアクションマークをつけることを徹底するように指示を出しました。　他には、児童が怪我したり、保護者と揉めたりといった緊急事態にはChatworkを使わずに、内線や口頭で報告するように指示を出しました。

チャットグループはどのように分けていますか？

出川：社内では施設ごと、役職ごと、プロジェクトごとで分けて使っています。　
一方、社外では、半分くらいの取引先とChatworkを使って日々のやりとりをしています。
取引先には顧問弁護士や登記関係の司法書士、そして遊具や設備をメンテナンスする業者が含まれていますが、ITを使わない業者も結構な数があり、現在、半数がメールや電話を使ったやりとりとなっています。導入当初はグループの作成に特にルールは設けていませんでしたが、あまりにも使いやすくて今は多くのグループがある状態です。ですので今後はグループの新規作成もある程度のルール作りが必要と思っています。

Chatworkはどんな業務のやりとりで使っていますか？

出川：特殊なことをしている訳ではなく、報連相で使うことがほとんどです。

また、スプレッドシートとは相性が良いので、大人数の人に見て欲しい情報はそれにまとめてリンク先を概要欄に載せ、共有することもしています。

Chatworkを操作中にスプレッドシートを見たい場合、いちいちChatworkを閉じてからスプレッドシートを立ち上げなくて済むのがありがたいですね。

あと、API連携機能に興味を持っていまして、どういったアプリと連携させることで何ができるか検討していきたいです。

業務の煩雑さから解放され、生産性も高まり非常に満足

Chatworkを導入することで何か変化を感じられたようでしたら教えてください。

出川：今までだと緊急度の高いものから低いものまで全ての報告が内線電話を使って報告があって、5分に1度は対応しなければならなかったのが、今は緊急度が高いものだけ内線電話で報告されるようになり、その他の報告はChatworkのテキストで行われるので、バタバタしなくなりました。

また、画像や動画を添付してチャットで報告してもらうようにしたので、園内で起こっていることが視覚的に分かるので安心出来る様になりました。

そして、タスク管理のストレスが減りました。ちょっとしたことを覚えておかないといけないストレスから解放されたのはものすごく有難いです。送信したデータがずっと残っている点も重宝しています。

Chatworkの導入により、業務処理のストレスから解放されとても満足しています。

他に感じられたことがありますか？

出川：園の業務は特に書類のフォーマットが決まっていることが多くて、それに準じると、伝わる情報が制限されてしまいます。

一方でChatworkは書類のフォーマットを気にせずに自由に伝える事が出来ます。

園内で起こっている事の全てにフォーマットが定められるわけではないので、この自由度の高い伝え方もとても良いです。

具体的にどんなことでそのように感じられましたか？

出川：コロナの件など行政の対応や基準が毎日どんどん変わっていくときに、今何が最新の状況で、どう判断していくのかの共有が全職員で一瞬で出来たのは良かったです。
これを従来の書類を使っていれば、数日単位で時間を失い、対応も遅れていたことでしょう。

他にも生産性があがってよかったという経験があれば教えてください。

出川：行事の反省会などで、従来は、全員が集まって報告し合ってそれを文書で集めて、さらに集計してといった作業で3〜4日かかるところをスプレッドシートと組み合わせることで、30分程度の作業量で終えることが出来たのも画期的でした。

最後になりましたが、これからChatworkを使おうと思っている企業へ一言、お願いします。

出川：例えば、園長先生が「掃除をしっかりしてください」と職員に指示したときは、必ずバケツ、ぞうきん、洗剤などの掃除用具も園で用意されると思います。最近だと他にも掃除機や手袋といったツールを園が用意することもあるのではないでしょうか。

それと同じように、もし園が職員に「報告連絡相談をしっかりして欲しい」「引継をしっかりして欲しい」「職員ともっとコミュニケーションを取りたい」と思うのであれば、そのツールは園が用意しないといけません。

そして、それらの目的を達成するのに最適なツールがChatworkです。
Chatworkなしで「報連相をしっかり！！！」と職員に求めるのは、園がぞうきんやバケツ、掃除機を用意していないのに「全然掃除が出来てなくて園が汚いです！もっとしっかりやってください！」と職員にむちゃを言っているようなものだと思います。

Chatworkを導入したからといって業績が伸びるとか、直接的なメリットは分かりづらいかもしれません。この点も"掃除"とよく似ているのですが、掃除をしたからといって業績が直接伸びるわけではないですよね？でもどの園長先生方も掃除はとても大切な事だと思われているはずです。

ぜひ、Chatworkを導入してみて下さい。職場環境がガラリと変わります。
少なくとも私たちはChatworkなしで園の運営を継続するのは不可能だと感じております。