業務効率化で残業ゼロを実現！幼稚園におけるChatwork運用のポイント

メールの非効率性に強いストレスを感じてChatworkを導入

Chatworkを導入することにした理由を教えてください。

鈴木：それまで幼稚園でメインの連絡手段だったメールのやりとりに強いストレスを感じていたからです。たとえばメールで何回もやりとりすると、何が最新の情報かわかりにくくなりますし、ほかのメールに埋もれて気づかないトラブルもあります。結果的に情報伝達や確認に時間がかかり、生産性を落としてしまうことを課題に感じていました。

ほかにもチャットツールがある中で、Chatworkを選んだ理由は何だったのでしょう。

鈴木：ほかのビジネスチャットツールもいくつか検討しましたが、インターフェースや操作性に関してもっともわかりやすいのはChatworkでした。幼稚園のスタッフの多くはITスキルが高くないのですが、Chatworkだけは説明書なしで全員が問題なく使えました。ほかのチャットツールは多機能ではあるのですが、それだけに調べないと使いこなせません。それに、私たちは高度なことをやりたかったわけではないのです。目的は既存のコミュニケーションを効率化すること。その観点からコストとリターンを比べると、Chatworkはベストな選択肢だったと確信しています。

もう1つの理由はセキュリティです。個人情報に関するやりとりも発生するので、セキュリティが強固であることは絶対条件でした。Chatworkの導入企業を確認すると、セキュリティに対してシビアな大企業や金融機関も導入しており、これなら大丈夫だろうと判断しました。Chatworkが国産企業であることも安心材料です。セキュリティがしっかりしていると、取引先の企業にも導入を促しやすいのもよい点です。

Chatwork（チャットワーク）のセキュリティ内容とセキュリティを高める方法 | ビジネスチャットならChatwork

Chatwork（チャットワーク）は、セキュリティを最大限に強化したビジネスチャットです。高度なセキュリティ基準であるISMSに則ってデータを管理しているだけではなく、ユーザー自身がセキュリティを高められる機能も搭載しています。

取引先の企業にもChatworkを勧めていただいたのですね。

鈴木：たとえば水泳の授業をお任せしているスイミングスクールや、給食業者などにはChatworkをおすすめして導入してもらいました。以前はメールやFAX、電話で連絡していたのですが、タイミングによっては電話に出られないことも多いし、情報の蓄積もできません。Chatworkなら好きなタイミングで確認・返信できますし、情報も蓄積できます。そういったメリットを伝えたところ、価値を理解していただけました。今はChatworkでやりとりしているので、非常にスムーズですね。

既読機能がないこと、タスク管理ができることが大きな魅力

その他、Chatworkに関して良いと思う点はありますか。

鈴木：既読機能がないことです。既読機能って返信を急かされている感じがしませんか？ 使っていて強いストレスになると思います。ツールを長く使うためにはなるべくストレスがないことが重要ですから、既読機能をつけないというChatworkの思想に共感しました。

もう1つ魅力的だと思ったのが、タスク管理機能です。それまで自作でタスク管理ツールを作ったりしたこともあったのですが、ほかのスタッフとの共有が難しく、同時進行で同じ仕事をしてしまうようなこともありました。その点、Chatworkなら共有もしやすいですし、何よりChatworkの中でコミュニケーションとタスク管理の両方が完結するのが良いですね。これが違うツールだと、Chatworkとは別にもう1つツールを立ち上げないといけなくなって、それもストレスにつながります。

Chatwork（チャットワーク）のタスク管理機能の使い方 | ビジネスチャットならChatwork

Chatwork（チャットワーク）のタスク管理機能は、チームで仕事をする際に大変便利な機能です。タスクで依頼すると、そのタスクが埋もれず担当者に確実に伝わります。また、担当者がタスクを期限内に完了したかどうかの把握も簡単です。

Chatwork導入時に懸念していた点はありましたか。

鈴木：Chatworkは非常に自由度が高いツールなので、発想次第で様々な使用方法が生まれる反面、うまく活用できないかもしれないと心配していました。たとえばグループチャットが乱立してしまうと、結果的に雑談ばかりになってしまうかもしれないと思いました。そこで、Chatworkの導入事例やChatwork活用に関するWeb記事などを事前に読み込んで、使用イメージを固めておきました。準備をしていたおかげで、導入後はきちんと運用できています。

現場の皆さんの反響はいかがでしたか。

鈴木：問題なく使ってもらえています。といっても、いきなり全体に導入するのはうまくいかない可能性があったため、まずは教諭の責任者2名を交えて、1ヶ月間プレ運用をおこないました。その結果、問題なく使えるだろうと判断し、全体に導入しました。導入がうまくいったポイントは、スモールスタートしたことだったと思います。小さく始めて賛同してくれる人を増やしていくことが重要です。

メールとChatworkの違いについてどう感じていますか。

鈴木：メールと大きく異るのは、Chatworkは過去の経緯をさかのぼりやすいことです。メールと違って、グループチャットを開けば過去のやりとりがすぐに確認でき、1番新しい情報にもすぐアクセスできます。宛先を毎回選択することも、誤送信の心配も、情報共有のためにわざわざメールを転送する作業も必要ありません。メールで感じていたストレスはChatworkの導入ですべてなくなりました。

リアルタイム空気品質センサー「uHoo」と連携し、換気タイミングを最適化

普段、どのようなやりとりに活用していますか。

鈴木：取引先とのやりとりでは、取引先の名前をグループチャット名にしてやりとりしています。また、内定者とのやりとりや、教諭との情報共有、意見交換にも活用しています。

独自の使い方としては、新型コロナウイルス対策で換気を適切におこなうため、CO2濃度とPM2.5のモニタリングをおこなっています。リアルタイム空気品質モニタ「uHoo」と連携し、計測したCO2濃度やPM2.5が基準値を超えた場合に、Chatworkの専用グループチャットに通知するようにしています。その結果、冬でも必要以上に室温を下げることなく適切なタイミングで換気できるようになり、保護者にも安心していただいています。

また、Google Apps Scriptを活用して、当園宛のメールをすべてChatworkのグループチャットに集め、一元管理しています。具体的には、すべてのメールをいったんGmailに転送し、そこからAPIを使ってChatworkの「メール総合受付グループに送っています。Chatworkに新規通知を送信したら、自動的にメールは開封済みになるという仕組みです。

GoogleフォームとChatworkを組み合わせることで、完全ペーパーレス化にも成功しました。保護者からの各種申込みなどについてはGoogleフォームで受付をおこない、送信ボタンをトリガーにして、申込み内容をChatworkのグループチャットに送っています。Chatworkに送ることで、Googleのアクセス権限を持っていない職員も確認できるメリットがあります。これまでは紙でやりとりしていたので、どうしても集計ミスなどが発生していたのですが、GoogleフォームとChatworkの組み合わせで解決しました。

Chatworkの運用ルールを教えてください。

鈴木：以下のルールで運用しています。

• 1テーマにつき1グループチャットを作成する
• 同じテーマのグループチャットは作成しない
• 扱う情報のレベルによってグループチャットをわける（経営層限定など）
• メールはできるだけ使用しない
• ファイルを共有する際はスマートフォンでも閲覧できるようにPDFを使う
• グループチャットの名前の付け方をルール化する（【幼稚園】○○○（目的）グループ、など）
• グループを作成する人を限定する（現在は鈴木氏）

Chatworkで業務効率化が進み、教諭の残業時間がゼロに

Chatworkを導入した効果をどう感じられていますか。

鈴木：大きな効果を感じています。まず、打ち合わせがほとんどなくなりました。以前なら週に1時間程度の会議を2～3回していたのですが、Chatworkを導入してからはChatworkですべて済んでいます。過去の打ち合わせの内容も探しやすいので助かります。

また、メールを使わなくなったことによる効率化もおおきいです。1ヶ月に200通くらいはメールを送っていたと思いますが、1通あたり作成に30分くらいかかるとすると、月に100時間を消費していることになります。Chatwork導入後はメールが一気に減り、その分ほかの業務に集中できるようになりました。

仕事も円滑に進むようになっています。たとえば幼稚園は毎年同じ行事をしますが、1年に1回だと、どうやって準備をしたか思い出せないことも多いんです。メールを検索しても埋もれてしまってなかなか見つかりません。Chatworkに変えたことで過去のやりとりを参照できるので、よりスムーズに準備ができますね。新人さんへの引き継ぎも楽になりました。

Chatworkによる効率化のおかげで、当園の教諭の残業時間は1年以上ゼロです。幼稚園としては非常に珍しいと思います。

コロナ禍でChatworkが役立っている点はありますか。

鈴木：大いにあります。2020年の緊急事態宣言では幼稚園も休園することになり、全員在宅勤務に切り替えました。会えない中での連絡や打ち合わせはすべてChatworkでおこないましたが、問題なく仕事ができました。その結果、休園中でも幼稚園を身近に感じることができるように英会話や絵本、歌の動画を配信することができました。もしChatworkがなかったらと思うと、おそろしいですね。おそらく電話で連絡を取り合いながら仕事をしていたのでしょうけど......うまくいく気がしません。

Chatworkの導入を検討している企業へメッセージをお願いします。

鈴木：Chatworkは業種を選ばず使用できるチャットツールです。特に幼稚園はもともとがアナログな世界なので、導入の効果は非常に大きいはずです。まずは無料で試してみて、使いやすさを実感してほしいですね。ぜひ使ってみてください。

ありがとうございました。