経理が属人化する要因はマニュアルがないから？作成方法と業務効率化のポイントを解説

「経理業務のマニュアルがないせいで、引き継ぎがうまくいかない...」「自分しかわからない業務ばかりで、担当者が辞めたらどうしよう...」と悩んでいませんか？

経理は専門性が高く、担当者個人のスキルやノウハウに依存しやすいため、マニュアルがないと「属人化」という大きな問題を引き起こす可能性があります。

この記事では、経理にマニュアルがないことによるリスクを明確にし、誰でも簡単に実践できるマニュアル作成方法を解説します。

さらに、マニュアル作成と並行して業務効率を劇的に改善できる具体的な方法についてもご紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。

経理にマニュアルがない状況はなぜ危険？3つのリスクを解説

経理にマニュアルがないと、企業の運営に深刻な影響を与える可能性があります。

ここでは、特に注意すべき3つのリスクについて詳しく見ていきましょう。

経理業務が「属人化」してブラックボックスになる

「属人化」とは、特定の担当者しか業務内容を把握していない状態を指します。

経理業務は専門性が高く、複雑な内容も多いため、マニュアルがないと自然と業務が属人化しやすくなります。

担当者が不在になったり、突然退職したりした場合、誰もその業務を代行できず、業務が滞ってしまうリスクがあります。

また、不正の発見が遅れたり、トラブルの原因を特定できなかったりする「ブラックボックス化」につながることもあり、会社にとって非常に危険な状況といえるでしょう。

業務品質にばらつきが生じてしまう

マニュアルがないと、業務の進め方や判断基準が担当者ごとに異なってしまいます。

これにより、経費精算や取引先への請求処理など、同じ業務でも担当者によって品質にばらつきが生じることがあります。

この品質のばらつきは、取引先からの信頼を損ねたり、企業全体の信用問題に発展したりする可能性も秘めています。

業務品質を一定に保つためにも、誰もが同じ基準で作業できるマニュアルは不可欠なのです。

新入社員や異動者の教育に時間とコストがかかる

マニュアルがない職場では、新入社員や他部署からの異動者が経理業務を覚える際、先輩社員がつきっきりで教える必要があります。

口頭での説明やその場限りのメモだけでは、教える側と教わる側の双方に大きな負担がかかってしまいます。

マニュアルがあれば、新任者は自分のペースで業務を習得でき、教育担当者は本来の業務に集中できます。

結果として、教育にかかる時間とコストを大幅に削減できるのです。

経理マニュアル作成を阻む2つの壁

経理にマニュアルが必要だとわかっていても、実際にはなかなか作成が進まない企業も多いのではないでしょうか。

ここでは、マニュアル作成を妨げる主な要因を2つご紹介します。

多忙な日常業務でマニュアル作成の時間が取れない

経理業務は、日次・月次・年次と多くの締め切りに追われることが多く、常に多忙です。

日々の伝票入力や経費精算、月末の締め処理などに加え、突発的な業務も発生するため、マニュアル作成のための時間を確保することが難しいのが現状です。

「いつか時間があるときに作ろう」と思っていても、その「いつか」が来ないまま、結局マニュアルが作成されないままになってしまうケースが多く見られます。

何から手をつけていいか分からない

経理業務は多岐にわたるため、「どこからマニュアル化すればいいのかわからない」と悩む担当者も少なくありません。

業務全体を網羅しようとすると、膨大な時間と労力がかかってしまい、着手する前から挫折してしまうこともあります。

また、「自分の業務は当たり前すぎて、あえて言語化する必要があるのかわからない」と感じる担当者もいるでしょう。

しかし、その「当たり前」が他の人にとっては未知の業務であり、マニュアル化が必要なポイントなのです。

誰でもわかる経理マニュアルの作り方【5つのステップ】

マニュアル作成は、一度にすべてを完璧にしようとするのではなく、簡単なステップから始めるのが成功の秘訣です。

ここでは、誰でも実践できるマニュアル作成の5つのステップをご紹介します。

ステップ1：業務内容を細分化する

まずは、経理業務全体を小さなタスクに分解してみましょう。

たとえば、「経費精算業務」であれば、「申請書の受け取り」「内容の確認」「仕訳入力」「振込データの作成」といった具合に細かく分けます。

こうすることで、何からマニュアル化すべきかが見えてきます。

ステップ2：業務フローを可視化する

細分化したタスクを時系列に並べ、業務の流れを図やリストで整理します。

これにより、誰が、いつ、何をするのかが一目でわかるようになります。

フロー図を作成すると、業務の無駄な部分や属人化しているポイントを発見しやすくなるというメリットもあります。

ステップ3：業務の手順を具体的に言語化する

各ステップの手順を具体的に言語化します。

専門用語を避け、「〇〇のボタンを押す」「××の項目に金額を入力する」といったように、初心者でも理解できるように丁寧に記述することが重要です。

この際、画面のスクリーンショットや動画を挿入すると、さらにわかりやすくなります。

ステップ4：マニュアルを運用しながら定期的に見直す

マニュアルは一度作って終わりではありません。

実際に業務で使いながら、わかりにくい部分や変更点があれば随時修正しましょう。

担当者が増えたり、システムがアップデートされたりするたびに更新することで、常に最新で使えるマニュアルを維持できます。

ステップ5：マニュアルの保管場所を工夫する

作成したマニュアルを誰もが見つけやすく、アクセスしやすい場所に保管することも大切です。

共有サーバーやクラウドストレージ、業務マニュアル作成ツールなどを活用し、必要なときにすぐに参照できる環境を整えましょう。

マニュアル作成はあくまで手段！大切なのは「業務の標準化」

せっかく時間をかけてマニュアルを作成しても、使われずに終わってしまうケースは少なくありません。

大切なのは「業務の標準化」であり、マニュアルはそのための道具に過ぎないことを忘れてはなりません。

作成したマニュアルが形骸化する3つの理由

・マニュアルが複雑で分かりにくい
専門用語が多かったり、説明が冗長だったりすると、読むのが面倒になり、使われなくなってしまいます。

・情報が古く更新されていない
業務フローやシステムに変更があったにもかかわらず、マニュアルが更新されていないと、信頼性が失われ、誰も見なくなります。

・どこにマニュアルがあるか分からない
保管場所がバラバラだったり、管理ルールがなかったりすると、探すのに手間がかかり、結局口頭で確認してしまうようになります。

マニュアル作成で満足しないためのポイント

マニュアルは作ること自体が目的ではなく、業務を標準化し、誰でもスムーズに仕事を進められる状態を作るためのものです。

作成後は、新しい担当者への共有や、定期的な内容のレビューを習慣化しましょう。

これにより、マニュアルが常に生きている状態を保ち、形骸化を防ぐことができます。

マニュアル作成と経理の業務効率化を同時に進める方法

マニュアル作成は時間と労力がかかるものですが、実はマニュアル化と並行して業務効率そのものを改善する方法があります。

ここでは、特に有効な2つの方法をご紹介します。

経理アウトソーシングの導入

経理アウトソーシングは、経理業務の一部またはすべてを外部の専門業者に委託するサービスです。

日常的なルーチン業務をアウトソーシングすることで、社内の経理担当者はより付加価値の高い業務に集中できます。

これにより、マニュアル作成のための時間を捻出できるだけでなく、属人化しやすい専門業務も外部の知見を活用して標準化しやすくなります。

経理業務のデジタル化

経理業務をデジタル化することも、業務効率化に非常に効果的です。

たとえば、経費精算システムや請求書発行システムを導入することで、手作業で行っていた業務を自動化・効率化できます。

これにより、マニュアル化すべき業務そのものを減らすことも可能です。

また、クラウドサービスを活用すれば、マニュアルを共有しやすくなるだけでなく、リアルタイムでの情報共有が可能になり、最新の情報を常に保つことができます。

マニュアル作成の時間を大幅短縮！属人化を防ぐ業務改善サービス

経理業務のマニュアル作成や業務改善は、自社内だけで進めるのが難しいケースも少なくありません。

特に、人員が少ない中小企業や、特定の担当者に業務が集中している企業では、新たなリソースを割くのが困難です。

そんなときに有効なのが、経理のプロに業務の一部を依頼し、業務改善も同時に進められるサービスです。

サービス導入による業務改善のメリット

プロの知見を活用することで、自社では見つけられなかった業務上の無駄や改善点を発見できます。

また、普段の業務を効率的に進めるための仕組み作りをサポートしてもらえるため、結果としてマニュアル作成もスムーズに進むようになります。

業務を依頼しながら、業務改善やマニュアル化のノウハウを学ぶこともできるため、長期的な視点でのメリットも大きいといえるでしょう。

経理のプロに相談できる新しい業務改善サービスとは

経理業務の属人化を防ぎ、マニュアル化を推進するなら、経理のプロがアシスタントとしてサポートするサービスがおすすめです。

「Chatwork 経理アシスタント」なら、日々の経理業務をプロに任せられるだけでなく、コミュニケーションツールを活用していつでも相談が可能です。

経理業務のプロがチームとしてサポートするため、担当者の急な不在や退職にも柔軟に対応できます。

まずは、無料プランからその手軽さを体験してみてはいかがでしょうか。

経理はマニュアルがないと属人化する？のまとめ

経理業務は、その専門性の高さからマニュアルがないと属人化しやすく、これは企業にとって大きなリスクとなります。

業務の引き継ぎが難航したり、品質が安定しなかったり、教育コストが増大したりと、さまざまな問題を引き起こす可能性があるからです。

これらの問題を解決するためには、業務内容の可視化やマニュアル化が不可欠です。

しかし、「忙しくて時間がない」「何から手をつけていいか分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。

そこでおすすめなのが、経理のプロに業務を任せ、同時に業務効率化を進めることができる新しい業務改善サービスです。

日々の経理業務をプロに任せることで、マニュアル作成のための時間を確保できるだけでなく、属人化を防ぐための仕組み作りをサポートしてもらうことも可能です。

たとえば「Chatwork 経理アシスタント」なら、経理業務をチームでサポートするため、担当者の急な不在や退職にも柔軟に対応でき、属人化の根本的な解決に繋がります。

無料プランからでも手軽に試せるので、まずはご自身の業務で効果を実感してみてはいかがでしょうか。