勤怠管理の外注（アウトソーシング）完全ガイド｜費用相場や選び方、注意点などを詳しく解説

従業員の労働時間を正確に把握し、給与計算の基礎となる勤怠管理は、企業のコンプライアンスと従業員との信頼関係を支える上で重要な業務です。

しかし、勤怠管理業務の煩雑さや費やす工数に課題を抱える企業は少なくありません。

本記事では、このような課題を解決する「勤怠管理の外注（アウトソーシング）」について詳しく解説します。

勤怠管理の外注とは

勤怠管理の外注とは、従業員の勤怠に関する管理業務を、外部の業者・サービスなどへ委託することです。

従業員ひとりひとりの労働状況の記録・集計を行う勤怠管理は、正確な給与計算を行うための基礎となるだけでなく、労働基準法などの法律を遵守し、従業員の健康を守る上でも不可欠な業務です。

勤怠管理の外注を活用すると、勤怠管理担当者の業務負担を大幅に軽減し、手作業による集計ミスや確認漏れを防ぐ効果が期待できるため、多くの企業で導入が進んでいます。

勤怠管理によく見られる課題・問題点

多くの企業が勤怠管理の外注を検討する背景には、この業務特有のいくつかの課題が存在します。

1. 担当者の作業負担が大きい

勤怠管理業務では、「タイムカードやICカード、勤怠管理システムなどから打刻データを収集し、全従業員分のデータに不備がないかを確認する」という地道な作業を日々行う必要があります。

特に、給与計算の締め日が近づくと、作業が集中し、担当者の残業時間が増加する原因となります。

2. 手作業によるミスが発生しやすい

タイムカードからの手作業によるデータ転記や、Excelでの集計作業は、どれだけ注意深く行っても、入力ミスや計算ミスといったヒューマンエラーが発生するリスクを伴います。

勤怠データの誤りは、残業代の未払いや過払いといった給与計算のミスに直結するため、ミスが発生すると従業員との信頼関係を損なうだけでなく、労働基準監督署からの是正勧告などの法的リスクにもつながります。

3. 複雑な法改正への対応が困難

働き方改革関連法の施行により、時間外労働の上限規制や、年5日の有給休暇取得義務など、企業が遵守すべき勤怠管理のルールは年々複雑化しています。

最新の法改正の内容を正確に理解し、自社の勤怠管理に適切に反映させ続けることは、担当者にとっては大きな負担となります。

また、法改正への対応が遅れると、意図せず法令違反を犯してしまうリスクがあります。

4. 多様な働き方への対応が複雑

近年、フレックスタイム制や時短勤務、テレワーク、変形労働時間制など、従業員の働き方は多様化しています。

従業員ごとに異なる勤務形態や労働時間を正確に管理し、それぞれに応じた残業時間の計算などを行うことは、勤怠管理業務を一層複雑にしています。

そのため、Excelなどでの手作業による管理では、複雑な勤怠ルールに対応しきれなくなるケースも増えています。

外注できる内容、業務範囲

勤怠管理の外注サービスがカバーする業務範囲は広く、企業のニーズに応じて依頼内容を選択することも可能です。

外注できるのは、一般的に以下のような業務です。

1. 打刻データの収集と確認

従業員が日々打刻するデータを勤怠管理システムやタイムカードから収集し、データに矛盾がないかチェックします。

出勤しているにもかかわらず打刻がない、あるいは退勤打刻がないといった異常なデータを発見し、確認・対処などを行います。

2. 打刻エラーや未打刻の確認・修正

打刻漏れや誤った打刻（エラー）があった場合に、その内容をリストアップし、企業の担当者や従業員本人に確認を促します。

そして、正しい時刻にデータを修正する作業を行います。

この確認・修正作業は、勤怠管理において最もコミュニケーションコストがかかる業務の一つです。

3. 各種申請内容の確認と反映

従業員から提出される各種申請書の内容を確認し、勤怠データに反映させる業務です。

具体的には、有給休暇、欠勤、遅刻、早退、出張、休日出勤といった申請の内容をチェックし、勤怠記録を更新します。

4. 残業・休日出勤・深夜労働時間の集計

企業の就業規則や、時間外・休日労働に関する協定（36協定：サブロク協定）に基づいて、従業員ひとりひとりの時間外労働（残業）、休日労働、深夜労働の時間を正確に集計し、割増賃金の計算の基礎とします。

時間外労働の上限規制に抵触しそうな従業員がいた場合には、アラートを出してくれるケースもあります。

5. 有給休暇の取得状況・残日数の管理

従業員ごとの有給休暇の付与日数・取得日数・残日数を管理します。

年5日の取得義務を遵守できているかを継続的にチェックし、取得が進んでいない従業員がいる場合には、管理者に通知します。

6. 集計データの納品（給与計算ソフトへの連携）

締め日までの勤怠データを最終集計して、給与計算に必要なデータとして確定させ、指定のフォーマット（CSVファイルなど）で納品します。

自社で使っている給与計算ソフトにそのままインポートできる形式を指定して納品してもらえば、その後の給与計算業務がスムーズに行えます。

勤怠管理を外注するメリット

煩雑な勤怠管理業務を外部の専門家に委託することは、企業に多くのメリットをもたらします。

メリット1：担当者の業務負担軽減と生産性向上

最大のメリットは、担当者が勤怠管理業務の負担から解放されることです。

日々の打刻チェックや月次の集計作業にかかっていた膨大な時間が削減され人事評価制度の企画や採用活動、従業員研修の立案といった、より付加価値の高い業務・戦略的な業務に集中できるようになります。

メリット2：正確性の向上とコンプライアンス強化

勤怠管理を外注すると、専門的な知識と経験を持つプロフェッショナルが業務を代行してくれるため、手作業による集計ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防止し、正確な勤怠データを担保できます。

また、労働基準法などの頻繁な法改正にも迅速かつ的確に対応できます。

正しい勤怠管理の運用は、残業代の未払いなどの労務リスクを回避し、企業のコンプライアンス体制を強化することにつながります。

メリット3：コストの最適化

勤怠管理のためだけに専任の担当者を雇用すると、月々数十万円の人件費が発生します。

外注（アウトソーシング）であれば、月額数万円程度からの費用で、プロによる高品質な勤怠管理業務の成果を得ることができます。

また、担当者が残業して勤怠管理業務を行う場合の残業代や、繁忙期に派遣社員を手配する費用と比較しても、アウトソーシングの方がトータルコストを安く抑えられるケースは少なくありません。

メリット4：客観的な視点による管理

勤怠管理を外部に委託することで、より客観的で公平な視点で業務を行ってもらうことができます。

社内の人間関係に左右されることなく、就業規則に則った厳密な勤怠管理が行われるため、不正な打刻や長時間労働の隠蔽などを防ぐ効果も期待できます。

透明性の高い勤怠管理は、従業員の公平感と納得感を高める効果もあります。

勤怠管理を外注するデメリット

多くのメリットがある一方で、勤怠管理の外注にはいくつかのデメリットや注意点も存在します。

デメリット1：外注費用がかかる

勤怠管理を外注するには費用が発生します。

従業員数が非常に少ない場合や、勤怠管理のルールが極めてシンプルな場合であれば、自社で対応する方がコストを抑えられる可能性もあります。

自社で勤怠管理を行う場合の人件費や時間的コストを算出し、外注サービスの費用と比較して、費用対効果を慎重に検討する必要があります。

デメリット2：社内に勤怠管理のノウハウが蓄積されにくい

勤怠管理の実務をすべて外部に委託してしまうと、労働時間の計算方法や法改正に関する知識、イレギュラーな勤怠への対応といったノウハウが社内に蓄積されにくくなります。

そのため、将来的に内製化を検討する際に、一から知識を習得し、業務フローを構築し直す必要が生じる可能性があります。

勤怠管理を完全に任せきりにするのではなく、委託先から定期的に業務報告を受けるなど、社内でも状況を把握しておくことが望ましいでしょう。

デメリット3：コミュニケーションコストの発生

外部の業者と連携するため、一定のコミュニケーションコストが発生します。

打刻漏れの確認や、特殊な勤務形態に関する情報共有など、社内であれば口頭で済むような連絡にも、メールやチャットでのやり取りが必要になります。

外注先からの問い合わせに迅速に回答できないと、勤怠の締め処理が遅延するおそれもあるため、明確なコミュニケーションルールの設定が必要です。

デメリット4：従業員の勤怠状況の把握が遅れる可能性

勤怠管理を外注すると、勤怠データが外部で集計されることになるため、管理者が従業員のリアルタイムな勤務状況を直接把握しにくくなる場合があります。

例えば、「特定の従業員の残業時間が急増している」といった変化に気づくのが遅れ、適切な対応が後手に回ってしまうというケースなどです。

委託先から勤怠状況に関するレポートをどのくらいの頻度で受け取れるのか、Web上の管理画面などでいつでも状況を確認できるのかといった点を事前に確認しておくことが重要です。

勤怠管理を外注する際の料金体系・費用相場

勤怠管理の外注（アウトソーシング）にかかる費用は、依頼する業務範囲や企業の従業員数によって変動します。

主な料金体系

多くの勤怠管理アウトソーシングサービスでは、以下の2つの要素を組み合わせた料金体系が採用されています。

料金 ＝ 月額基本料金 ＋ (従業員1人あたりの単価 × 対象人数)

• 月額基本料金：勤怠管理業務全体を管理・進行するための基本費用として、企業の規模に関わらず固定で発生します。

  この料金には、基本的なシステム利用料やサポート費用が含まれることが多いです。

• 従業員1人あたりの単価（従量課金）：従業員一人ひとりの勤怠データを処理することに対して発生する費用です。

  管理対象となる人数に応じて、総額が変動します。

依頼する業務範囲（例：データチェックのみか、給与計算ソフトへの連携まで含むか）によって、基本料金や単価は変わってきます。

料金相場の目安

具体的な料金はサービス提供元によって様々ですが、一般的な相場は以下の通りです。

【月額基本料金】

• 相場：1万円 ～ 5万円程度

• 依頼する業務範囲が狭い場合は1万円程度から、幅広い業務を依頼する場合は5万円程度が目安となります。

【従業員1人あたりの単価】

単価は、管理対象となる従業員の数に応じて変動するのが一般的です。

人数が多ければ多いほど、一人あたりの単価は安くなる傾向があります。

	従業員1人あたりの単価
相場	300円 ～ 1,000円

勤怠データのチェックと修正依頼が中心の場合は300円～500円程度、各種申請の反映や給与計算ソフトへのデータ連携まで含む場合は500円～1,000円程度が目安です。

例えば、従業員50名の企業が、勤怠データのチェックから集計までの一連の業務を依頼する場合、「月額基本料金3万円＋(単価500円×50名)＝月額5.5万円」程度が費用感の目安となります。

これらに加えて、導入時の初期設定費用（3万円～10万円程度）が必要となる場合があります。

勤怠管理の外注先を選ぶポイント

自社に最適な勤怠管理のアウトソーシング先を見つけるためには、どのような点に注目すれば良いのでしょうか。

ここでは、依頼先選定で失敗しないための5つのポイントを解説します。

ポイント1：依頼したい業務範囲への対応力

まず、自社が勤怠管理業務のどの部分に最も課題を感じており、どこまでをアウトソーシングしたいのか、その範囲を明確にしましょう。

「単純なデータ集計だけを任せたい」のか、「法改正に関するアドバイスや就業規則の見直しまで相談したい」のかによって、選ぶべき依頼先は異なります。

依頼先のサービス内容と自社のニーズが合致しているか、詳細に確認することが重要です。

ポイント2：専門性と実績

勤怠管理は労働関連法規に深く関わるため、依頼先に十分な専門知識と実績があるかを確認することが不可欠です。

社会保険労務士（社労士）が在籍している、または社労士事務所が運営・監修しているサービスは、法改正への対応力やコンプライアンス面での信頼性が高いと言えます。

また、自社と同じ業界や同程度の従業員規模の企業の導入実績が豊富であれば、スムーズな導入が期待できます。

ポイント3：セキュリティ対策の信頼性

従業員の出退勤データや個人情報を取り扱うため、セキュリティ対策が万全であることは必須条件です。

プライバシーマーク（Pマーク）やISMS（ISO27001）認証を取得しているか、データの管理体制や通信の暗号化がどのようになっているかなど、具体的なセキュリティ対策を確認しましょう。

安心して情報を預けられる、信頼性の高いサービスを選ぶことが重要です。

ポイント4：自社の勤怠管理システムとの連携

既に勤怠管理システムを導入している場合は、そのシステムとの連携実績があるかを確認しましょう。

システム連携がスムーズに行えれば、データの受け渡しが効率化され、導入も円滑に進みます。

まだ勤怠管理システムを導入していない場合は、アウトソーシング先が推奨する、またはセットで提供しているシステムを利用することも有効な選択肢です。

＞勤怠管理システムに関する記事はこちら

ポイント5：料金体系の明確さと費用対効果

料金の安さだけでなく、その料金にどこまでの業務が含まれているのか、内訳を詳細に確認することが重要です。

月額基本料金と単価に加え、初期費用や最低利用期間、追加料金が発生するケースなどをすべて把握した上で、年間の総費用を試算しましょう。

その上で、自社で得られるメリット（人件費削減、生産性向上など）と比較し、納得できる費用対効果かを見極めてください。

勤怠管理を外注する際の注意点

最適なサービスを選んだとしても、依頼する側の準備や認識が不足していると、期待した効果が得られない場合があります。

外注を成功させるための注意点を3つご紹介します。

注意点1：社内の勤怠ルールを整備・明確化する

アウトソーシング先は、依頼元である企業の就業規則や勤怠ルールに基づいて業務を遂行します。

残業の申請ルールや、休暇の取得ルール、直行直帰の際の勤怠報告ルールなどが曖昧なまま依頼してしまうと、業者側で正確な処理ができず、問い合わせが頻発する原因になります。

外注を機に、自社の勤怠に関するルールを改めて整備し、誰が見ても判断に迷わないよう明文化しておきましょう。

注意点2：従業員への事前周知を徹底する

勤怠管理の運用方法が変更になる場合、その内容を全従業員に事前に周知し、理解と協力を求めることが重要です。

例えば、打刻漏れがあった際の連絡先が社内の担当者から外部の業者に変わる、といった変更点を丁寧に説明する必要があります。

従業員の協力なくして、正確な勤怠管理は実現できないため、スムーズな運用開始のために十分な周知期間を設けましょう。

注意点3：「丸投げ」にせず、最終的な管理責任は自社にあると認識する

業務を外部に委託したとしても、従業員の労働時間を管理する最終的な責任は、雇用主である自社にあります。

委託先から提出される勤怠データや、長時間労働に関するアラートなどを定期的にチェックし、必要な改善措置を講じるのは、自社の管理者の役割です。

委託先を、あくまで自社の勤怠管理をサポートしてくれるパートナーとして位置づけ、主体的に連携していく姿勢が求められます。

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Chatwork 労務アシスタントを導入するメリット

『Chatwork 労務アシスタント』を活用することで、企業は具体的にどのようなメリットを得られるのでしょうか。

その独自の強みを3つのポイントに絞ってご紹介します。

メリット1：勤怠管理から給与計算までをシームレスに連携

最大の強みは、勤怠管理から給与計算までの業務フローが、サービス内で完結している点です。

アシスタントがチェック・集計した勤怠データは、そのまま給与計算プロセスに引き継がれます。

そのため、自社で勤怠データを給与計算ソフトにインポートするといった手間が一切不要です。

このシームレスな連携が、バックオフィス業務の大幅な効率化と、データの二重入力などによるミス防止を実現します。

メリット2：専門家によるコンプライアンスに準拠した運用

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頻繁な法改正にも迅速に対応し、常に法律に準拠した勤怠管理と給与計算を行います。

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専門家によるサポートは、企業の労務リスクを低減し、経営の安心感につながります。

メリット3：Chatworkによる円滑なコミュニケーション

アシスタントとの業務連絡や、従業員からの勤怠に関する問い合わせは、すべてビジネスチャット「Chatwork」で行われます。

例えば、打刻漏れがあった際には、アシスタントから担当者や従業員本人へ、チャットで迅速に確認依頼が届きます。

メールのように形式的な文章は不要で、タスク管理機能で依頼内容の進捗も可視化できるため、ストレスのない円滑なコミュニケーションが、業務全体のスピードと正確性を高めます。

まとめ

本記事では、勤怠管理の外注（アウトソーシング）について詳しく解説しました。

勤怠管理は、正確な給与計算とコンプライアンス遵守の土台となる重要な業務です。

自社が抱える勤怠管理の課題を明確にし、最適な外注先を探してみてください。