給与計算代行を詳細解説！企業規模ごとの費用相場やメリット、違法の危険があるケースとは？

企業において毎月必ず発生する給与計算業務は、従業員の生活と信頼関係に直結する重要な業務です。

しかし、そのプロセスは複雑で、法改正への対応も求められるため、担当者の負担は少なくありません。

本記事では、この課題を解決する「給与計算代行」について、依頼できる内容や費用相場、そして「違法」なケースを避けるための正しい選び方などを詳しく解説します。

給与計算代行とは？

給与計算代行とは、企業が社内で行っている給与計算に関わる一連の業務を外部の専門家や会社に委託（アウトソーシング）して実施してもらうことを指します。

従業員の勤怠データに基づいて総支給額や控除額を計算し、最終的な手取り額を算出するまでのプロセスを代わりに行ってもらいます。

近年は、給与計算代行の需要が高まっており、その背景には、深刻化する人手不足、特に専門知識を持つバックオフィス人材の採用難があります。

また、働き方改革による残業時間の上限規制、毎年のように行われる社会保険料率の改定、インボイス制度や電子帳簿保存法といった税制改正など、給与計算を取り巻くルールがますます複雑化していることも要因です。

社内のリソースだけで、これらの変化に対応し、正確な計算を維持し続けることが大きな負担となっているのです。

また、給与計算業務を遂行するには、さまざまなスキルや知識が求められます。

まず、簿記の知識が必要です。

給与や控除を費用や負債として正しく仕訳し、会計処理につなげるための基礎となります。

次に、労働基準法に関する知識です。

残業代（割増賃金）の計算ルールや、最低賃金などを正しく理解していなければなりません。

さらに、所得税法（源泉徴収）、住民税、社会保険（健康保険・厚生年金）、労働保険（雇用保険・労災保険）に関する幅広い知識も不可欠です。

給与計算業務そのものを行うために、必須となる国家資格はありません。

しかし、実務能力を証明する民間資格として「給与計算実務能力検定」などがあります。

ただし、注意点があります。

給与計算に付随して発生する特定の業務は、法律によって特定の資格を持つ専門家の「独占業務」と定められています。

この点が、代行先を選ぶ上で非常に重要なポイントとなります（後述します）。

給与計算代行に依頼できる内容

給与計算の代行会社に依頼できる業務範囲は非常に広く、企業のニーズに応じて柔軟に組み合わせることが可能です。

どこまでの業務を委託するかで、費用も変動します。

勤怠データの集計・確認

給与計算の基礎となる、従業員の勤怠データを正確に把握する業務です。

• タイムカードや勤怠管理システムからのデータ収集・入力。

• 打刻漏れや申請漏れのチェック、不備のリストアップ。

• 労働時間、残業時間、休日労働時間、深夜労働時間の集計。

• 有給休暇の取得状況・残日数の管理。

給与計算

勤怠データと従業員情報に基づき、支給額と控除額を計算し、最終的な支払額を確定させます。

• 総支給額の計算（基本給、各種手当、割増賃金など）。

• 控除額の計算（社会保険料、雇用保険料、所得税、住民税、その他控除）。

• 差引支給額（手取り額）の算出。

給与明細書・帳票作成

計算結果に基づき、必要な書類を作成します。

• 従業員ごとの給与明細書の作成・発行（Web明細対応も可能）。

• 賃金台帳の作成。

• 管理用レポート（部門別の人件費一覧など）の作成。

振込・納付データの作成

給与支払いと、控除した税金・保険料の納付に必要なデータを作成します。

• 銀行振込用のデータ（全銀フォーマットのFBデータ）の作成。

• 所得税・住民税の納付データ作成。

• 社会保険料の納付データ作成。

賞与計算

年に数回発生する賞与（ボーナス）に関する計算業務です。

• 賞与支給額の計算。

• 賞与にかかる社会保険料・所得税の計算。

• 賞与明細書の作成。

• 賞与振込データの作成。

年末調整

年に一度の所得税の精算業務です。

非常に煩雑なため、この業務だけを依頼するケースもあります。

• 従業員への申告書の配布・回収・チェック。

• 年税額の計算と過不足額の精算。

• 源泉徴収票の作成・発行。

• 法定調書合計表・給与支払報告書の作成・提出。

給与計算代行が違法になるケースはある？

給与計算の代行を検討する上で、依頼先の違法性について心配される方もいるかもしれません。

この点を正しく理解しておくことは、適切な依頼先を選ぶために非常に重要です。

結論から言うと、「給与計算（（給与額の計算）」という業務そのものは、資格を持たない会社や個人が代行しても、直ちに違法とはなりません。

しかし、給与計算に関連する業務の一部は、社会保険労務士法および税理士法によって、国家資格を持つ専門家の「独占業務」と定められています。

社会保険労務士（社労士）の独占業務は、社労士法第2条に定められています。

具体的には、労働社会保険諸法令に基づく申請書等の作成や提出代行（1号業務）、そして労働社会保険諸法令に基づく帳簿書類の作成（2号業務）です。

給与計算において問題となりやすいのが、この「2号業務」です。

給与計算を行う上で作成が必須となる「賃金台帳」は、労働基準法に基づく帳簿書類にあたります。

そのため、社労士の資格を持たない会社や個人が、報酬を得て「賃金台帳の作成」を請け負うことは、社労士法違反（違法）となる可能性が非常に高いです。

また、給与計算の結果に基づき、従業員の入退社に伴う「社会保険・雇用保険の資格取得・喪失届」や、昇給に伴う「月額変更届」などの書類作成・提出を代行することは、明確な「1号業務」違反となります。

さらに、税理士法では、「税務代理」「税務書類の作成」「税務相談」は税理士の独占業務と定められています。

年末調整における「源泉徴収票」や「給与支払報告書」の作成・提出は、税務書類の作成・提出代行にあたるため、税理士の資格を持たない業者が行うことは違法となります。

つまり、単なる「計算代行」だけなら資格は不要ですが、給与計算業務全体（賃金台帳の作成、社会保険手続き、年末調整）をワンストップで代行できるのは、原則として「社労士」または「税理士」の資格を持つ者、あるいはそれらの法人のみです。

「格安」をうたう代行会社が、これらの独占業務まで請け負っている場合は、違法なサービスである可能性を疑う必要があるでしょう。

給与計算代行の種類

給与計算の代行を依頼できる先は、主に4つの種類に分けられます。

それぞれの特徴、特に対応可能な業務範囲や専門性を理解して選びましょう。

1. 社会保険労務士（社労士）事務所

【特徴】

労務管理と社会保険の専門家である社労士が運営する事務所です。

給与計算はもちろんのこと、前述の独占業務である社会保険・労働保険の各種手続き代行、賃金台帳の作成まで、適法に一括で依頼できます。

就業規則の見直しや労務相談など、人事労務に関する包括的なサポートを受けられるのが強みです。

【向いている企業】

手続きや労務相談も含めて、給与計算周りをまるごと任せたい企業。

コンプライアンスを重視する企業。

2. 税理士事務所・会計事務所

【特徴】

税務の専門家である税理士が運営する事務所です。

税理士も、独占業務として年末調整（源泉徴収票等の作成・提出）を行うことができます。

日々の記帳代行や決算業務とあわせて、給与計算や年末調整をワンストップで依頼できるのが強みです。

ただし、社労士の独占業務である社会保険手続きの代行は原則として行えません（社労士資格も併せ持つ場合や、提携社労士がいる場合を除く）。

【向いている企業】

すでに顧問税理士がおり、会計・税務と給与計算をまとめて依頼したい企業。

3. 給与計算代行会社（BPOベンダー）

【特徴】

給与計算業務のアウトソーシングを専門に行う会社です。

給与計算の実務処理に特化しており、専用システムを用いて大量の計算処理を効率的にこなせるのが強みです。

多くの場合、社会保険手続きや年末調整の代行（税務申告）は行えないため、社労士や税理士と提携しているか、あるいはそれらの業務は自社（または顧問税理士・社労士）で行う必要があります。

【向いている企業】

従業員数が多く、計算実務の作業負荷を軽減したい企業。

顧問の社労士・税理士は別にいる企業。

4. オンラインアシスタントサービス

【特徴】

オンライン上で、経理や人事、総務といったさまざまなバックオフィス業務をサポートするサービスです。

月々の実働時間に応じた契約で、給与計算のデータ入力補助や勤怠データの集計といった、業務の一部を柔軟に依頼できるのが特徴です。

ただし、計算の最終確認や、独占業務にあたる部分は、自社や専門家が行う必要があります。

【向いている企業】

専任担当者を置くほどではないが、人手が足りない中小企業。

給与計算以外の業務もあわせて依頼したい企業。

【代行先の種類別】給与計算代行の料金相場

給与計算代行を依頼する際の料金は、依頼先や従業員数、依頼する業務範囲によって大きく変動します。

基本的な料金体系は、「月額基本料金 ＋ 従業員1人あたりの単価」で構成されることが一般的です。

1. 社労士事務所の料金相場

社労士事務所へ給与計算代行を依頼する場合、月額の顧問契約料に給与計算業務が含まれているケースと、顧問料とは別に給与計算料が発生するケースがあります。

• 月額基本料金：1万円 ～ 3万円程度

• 従業員1人あたりの単価：800円 ～ 1,500円程度

• （例）従業員30名の場合：基本料金2万円 + (単価1,000円 × 30名) = 月額5万円程度 ＋ 顧問料（必要な場合）

社会保険手続きや労務相談まで含まれるため、コストパフォーマンスは高いと言えます。

2. 税理士事務所の料金相場

税理士事務所へ給与計算代行を依頼する場合、多くは会計の記帳代行や税務顧問契約のオプションとして提供されます。

料金相場は社労士事務所と近しい水準（月額基本料金1万円～、単価800円～）ですが、記帳代行とのセット料金になっている場合もあります。

3. 給与計算代行会社の料金相場

給与計算代行会社は計算実務に特化しているため、比較的安価な料金設定（格安）のサービスから、高機能なシステムを提供するサービスまで幅が広いことが特徴です。

• 月額基本料金：5,000円 ～ 3万円程度

• 従業員1人あたりの単価：300円 ～ 1,000円程度

従業員数が多いほど、単価が安くなる料金表（価格テーブル）が一般的です。

ただし、年末調整や社会保険関連の業務はオプション料金となることがほとんどです。

4. オンラインアシスタントサービスの料金相場

オンラインアシスタントサービスの料金体系は、時間単価制が中心です。

• 1時間あたりの単価：2,500円 ～ 4,500円程度

• 月額料金の目安：月20時間の稼働依頼で、5万円 ～ 9万円程度

給与計算業務にかかる実働時間ベースでの請求となります。

【企業規模別】給与計算代行の料金相場

企業の従業員数（規模）によっても、月額の総費用の相場は変動します。

ここでは、毎月の給与計算（年末調整・賞与計算は除く）を依頼した場合の一般的な相場を、従業員規模別に示します。

【従業員数：～10名】

• 料金相場（月額）：1万円 ～ 3万円程度

• 特徴：顧問税理士や顧問社労士の顧問契約料に、給与計算業務が含まれているケースも多い規模です。

  スポットで依頼するよりも、顧問契約に含める方が効率的な場合があります。

【従業員数：11名～30名】

• 料金相場（月額）：2万円 ～ 5万円程度

• 特徴：従業員数に応じた従量課金が加算され、料金が上がってきます。

  社労士事務所や代行会社など、選択肢が増えてくる規模です。

【従業員数：31名～50名】

• 料金相場（月額）：4万円 ～ 8万円程度

• 特徴：社内での業務負担も大きくなるため、アウトソーシングのメリットが出やすい規模です。

  勤怠管理システムとの連携なども視野に入れると良いでしょう。

【従業員数：51名～100名】

• 料金相場（月額）：7万円 ～ 15万円程度

• 特徴：この規模になると、専門の代行会社やBPOサービスの利用が効率的です。

  従業員数が多いほど、一人あたりの単価は下がる傾向にあります。

【従業員数：101名以上】

• 料金相場（月額）：個別見積もり

• 特徴：給与体系や勤務形態が複雑化するため、ほとんどの場合、個別見積もりとなります。

  システム連携を前提とした、包括的なBPOサービスが適している場合が多いです。

これらの相場はあくまで目安です。

依頼する業務範囲（年末調整を含むかなど）によって総費用は大きく変動するため、必ず複数の会社から見積もりを取り、料金表の内容を詳細に比較しましょう。

給与計算代行のメリット

給与計算業務の代行依頼によって、以下のようなメリットを得ることができます。

1. コア業務への集中

給与計算は、毎月必ず発生し、多くの時間と労力を要する定型業務であるため、アウトソーシングすることで担当者が煩雑な作業から解放されます。

創出された時間とリソースを、人事戦略の立案、採用活動、従業員育成、制度改定といった、企業の成長に直結する、より付加価値の高い「コア業務」に集中させることができます。

2. コスト削減

一見、外部への委託費用がかかるように見えますが、総合的に見るとコスト削減につながるケースが多くあります。

自社で給与計算を行う場合、担当者の人件費（残業代含む）、給与計算ソフトの導入・維持費、法改正対応のための研修費など、目に見えにくいコストも発生しています。

アウトソーシングを活用すれば、これらのコストを、必要な分だけの変動費として管理できます。

特に、専門知識を持つ担当者を新たに雇用・育成するコストと比較すると、アウトソーシングの方が費用を安く抑えられる可能性が高いでしょう。

3. 専門性の確保と法改正への確実な対応

給与計算には、労働基準法、所得税法、社会保険関連法規など、幅広い法律の知識が求められます。

また、これらの法律や保険料率は頻繁に改正されます。

給与計算代行サービスは、その道のプロフェッショナルです。

常に最新の法令に準拠し、専門知識に基づいて正確な計算を行います。

法改正への対応漏れや、知識不足による計算ミスといったリスクを回避し、コンプライアンスを遵守した適切な労務管理を実現できます。

4. 業務品質の向上とミスの防止

手作業による計算やチェックには、ヒューマンエラーがつきものです。

給与計算のミスは、従業員からの信頼を失うだけでなく、追加徴税や延滞金といったペナルティにつながる可能性もあります。

代行サービスは、確立された業務フローとチェック体制、専門システムなどの活用によってミスの発生を防ぐため、常に安定した高品質な給与計算業務が期待できます。

5. 属人化の防止と業務継続性の確保

給与計算業務を特定の担当者一人に依存している「属人化」の状態は、その担当者の急な休職や退職によって業務が滞ってしまうという大きなリスクを抱えています。

アウトソーシングを導入すれば、業務は委託先の組織として運用されるため、社内の担当者に依存することなく、安定して業務を継続することができます。

不測の事態に備えるBCP（事業継続計画）の観点からも有効です。

＞属人化の解消に関する記事はこちら

給与計算代行のデメリット

多くのメリットがある一方で、給与計算の代行依頼にはいくつかのデメリットや注意点も存在します。

これらを事前に理解し、対策を講じておくことが重要です。

1. 外部委託コストの発生

当然のことながら、外部のサービスを利用するには料金がかかります。

企業の従業員数や依頼する業務範囲によっては、毎月一定の費用が発生します。

自社で対応した場合の人件費や時間的コストと、アウトソーシングの費用を比較し、費用対効果を慎重に見極める必要があります。

特に、従業員数が非常に少ない企業の場合、内製化するよりも費用が高くつく可能性があります。

2. 情報漏洩のリスク

給与計算業務を外部に委託するということは、全従業員の氏名、住所、マイナンバー、給与額、扶養家族の情報といった、極めて機密性の高い個人情報を外部の業者に預けることを意味します。

委託先のセキュリティ管理体制が不十分な場合、これらの情報が外部に漏洩するリスクはゼロではありません。

情報漏洩は企業の信用問題に直結するため、依頼先のセキュリティ対策は厳しくチェックすることが不可欠です。

3. 社内にノウハウが蓄積されにくい

給与計算の実務プロセスをすべて外部に委託してしまうと、その業務に関する詳細な知識や、法改正への対応経験、イレギュラーなケースへの対処法といったノウハウが社内に蓄積されにくくなります。

将来的に内製化を検討する際に、一から人材を育成する必要が生じる可能性があります。

完全に任せきりにするのではなく、委託先から定期的に業務報告を受けるなど、社内でも状況を把握しておくことが望ましいです。

4. コミュニケーションコストと柔軟性の課題

外部の業者と連携するため、一定のコミュニケーションコストが発生します。

勤怠データの受け渡しや、従業員情報の変更連絡、不明点の確認など、社内であれば不要なやり取りが生じます。

また、急な給与体系の変更や、特殊な手当の計算といった、イレギュラーな対応については、標準化されたサービスでは対応が難しかったり、追加料金が発生したりする場合があります。

給与計算代行先の選び方と注意点

自社に最適な給与計算代行サービスを見つけるためには、どのような点に注目すれば良いのでしょうか。

ここでは、依頼先選定で失敗しないためのポイントと注意点を解説します。

選び方のポイント

1. 対応可能な業務範囲と専門性（資格）

自社が委託したい業務範囲をすべてカバーしているかを確認します。

単なる給与計算だけでなく、年末調整、住民税更新、さらには社会保険手続きまで依頼したいのか、必要な範囲を明確にしましょう。

特に社会保険手続きや年末調整の申告代行は、前述の通り、社労士や税理士の独占業務です。

依頼先がこれらの資格を有しているか、あるいは適法に提携しているかを確認することが重要です。

2. セキュリティ体制

従業員の個人情報という機密情報を預けるため、セキュリティ対策が万全であることは必須条件です。

プライバシーマーク（Pマーク）やISMS（ISO27001）認証を取得しているか、データの管理方法やアクセス制限、スタッフへの教育体制などを確認しましょう。

秘密保持契約（NDA）を確実に締結することも重要です。

3. 料金体系の透明性と費用対効果

料金表が明確で、見積もりの内訳が詳細に提示されるかを確認しましょう。

基本料金に含まれるサービス内容、オプション料金（年末調整など）、追加料金が発生するケースなどをすべて把握した上で、年間の総費用を試算します。

その上で、自社で得られるメリット（人件費削減、品質向上など）と比較し、納得できる費用対効果かを見極めてください。

4. コミュニケーションとサポート体制

業務を円滑に進める上で、担当者とのコミュニケーションの取りやすさは非常に重要です。

問い合わせに対するレスポンスは迅速か、説明は分かりやすいか、連絡手段（電話、メール、チャットなど）は自社に合っているかなどを、契約前のやり取りの中で見極めましょう。

5. 自社システムとの連携性

既に勤怠管理システムなどを利用している場合、そのシステムとスムーズに連携できるかどうかも、効率化の観点から重要なポイントです。

CSVデータの連携やAPI連携など、どのような方法でデータ連携が可能かを確認しましょう。

注意点：「格安」サービスの罠

費用を抑えたいあまり、「格安」をうたうサービスに安易に飛びつくのは危険です。

格安なサービスには、以下のようなリスクが潜んでいる可能性があります。

• 違法性のリスク：社労士や税理士の資格がないにもかかわらず、独占業務である社会保険手続きや年末調整申告を請け負っている（違法）。

• 品質のリスク：十分なチェック体制がなく、計算ミスが多発する。

• 追加料金のリスク：基本料金は格安でも、必要な業務のほとんどがオプション扱いで、結果的に総費用が高額になる。

• セキュリティのリスク：個人情報の管理体制がずさんである。

料金の安さだけでなく、サービス内容、専門性、セキュリティ体制を総合的に比較し、信頼できる会社を選ぶことが重要です。

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この高品質なサービスを、月額1万円台からという低コストで利用できるのが大きなメリットです。

専任担当者の雇用と比較して、費用を大幅に削減できます。

2. 勤怠管理から給与計算、手続きまでワンストップ

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複数の業者とやり取りする手間がなく、業務フローがシンプルになるため、担当者の管理負担が大幅に軽減されます。

まとめ

本記事では、給与計算の代行（アウトソーシング）について、費用相場やメリット・デメリット、依頼先の選び方などを解説しました。

給与計算は、企業の健全な運営と従業員の生活を支える重要な業務です。

そのため、代行を活用する際には、自社が抱える課題と依頼先へ期待する役割を明確にすることがポイントです。

本記事でご紹介した内容を、ぜひ参考にしてみてください。