介護事業所の残業はチャットワークで減らせます

介護・障がい福祉事業を全国展開するソーシャルベンチャー

3eeeの事業について紹介していただけますか。

田中：弊社は2010年8月に創業し、介護・福祉事業を営んでまいりました。現在は全国各地に172事業所を展開しております。介護の中でも特に力を入れているのが在宅系サービスです。

現在、介護業界の市場規模は10兆円ですが、第1次ベビーブーム世代の約800万人がすべて75歳以上の後期高齢者となる2025年には市場規模が21兆円になると見られています。中でも介護保険では自立支援がもっとも大事と言われており、在宅系サービスが今後伸びていくのです。

情報共有の速度と質を上げるためにChatworkを導入

3eeeがChatworkを導入したきっかけは何だったのでしょうか。

田中：弊社は事業所が全国に散らばっており、社員全員が集まる機会は年に1回くらいしかありません。それに介護業界は法律の改正などが頻繁にあり、そうした変化に対応するためにも情報をすばやく共有する必要があります。

そんな折、お取引先でもあるエス・エム・エスの方からChatworkの存在を教えていただきました。会話の中にChatworkという単語が出てきて、昔使っていたICQ（インスタントメッセンジャー）みたいなものかなと思いながら、試しに使い始めてみたところ、これは仕事にぴったりなんじゃないかと思ったのです。

どんなところが仕事に向いていると感じたのでしょうか。

田中：グループ共有がスピーディーにおこなえる点と、スマートフォンでも利用できる点、それからセキュリティ面が安心ということですね。

それまでは何かチャットを利用していましたか。

田中：特に利用していませんでした。社員同士はSNSを使っているようでしたが、そこで業務時間外に仕事の話をされると労使上、問題があります。また、セキュリティ面でも不安がありました。

SNSはあくまでもプライベートのツールであり、ビジネス用のコミュニケーションツールが必要だったというわけですね。

田中：はい。2016年6月から全社員にChatworkを導入し、同時に業務上でのSNS利用は禁止しました。直営の拠点だけでなく、フランチャイズの加盟店にも少しずつ導入していただいています。

導入時に懸念していた点はありますか。

田中：社員の個人的なやり取りを心配していました。というのも、1対1でのやり取りでは情報の共有ができていないからです。導入後は、必ず第三者をグループチャットに含めてやり取りすることをルール化して徹底しました。

報告の共有速度が劇的に向上し、残業も減少

Chatworkの具体的な使い方を教えてください。

田中：社内、および社外取引先と使っています。社内ではありとあらゆることがChatworkでやり取りされています。拠点ごとや役職ごとなどでグループチャットを作っていて、他にも事業開発プロジェクトとか、グループ機関誌の校正とか、誰かの誕生会のサプライズバースデー企画とか、テーマごとにさまざまなグループチャットがあります。

チャットでは報告などのやり取り以外にも、契約書や校正ファイル、新拠点の物件情報など、あらゆる情報を送りあっています。

SV（スーパーバイザー）が加盟店の現場スタッフともChatworkを使って情報共有をしています。制度改正に伴う資料や書類等も即共有できます。画像添付で現場オペレーションのイメージもつきやすく、リアルタイムで現場指導を入れていくことが可能になりました！

Chatworkの効果はいかがでしょうか。

田中：圧倒的に意思の疎通が早くなりましたね。社内ではメールはもう、ほとんど使わなくなりました。非常に効率的ですし、何より中間を挟まないので伝言ゲームになりません。

たとえば報告書を提出する場合、これまでだとまず上司に提出して、上司が確認後、さらに上に回して......という手順を踏んでいたわけですが、Chatworkの場合は関連するメンバーを全員にグループチャットに入れておけば、報告書を下から上まで含めて一気に関係者全員で共有することができます。

また、報告のためにわざわざ事務所に戻ることもなくなったので、残業も減りましたね。以前は残っている社員も多かったのですが、今は皆、定時で帰っていますよ。

社員のマネジメントにも優れた効果を発揮

業務が目に見えて効率化できたわけですね。

田中：他に、グループチャットでの発言の様子を全員で共有できるため、社員の異変に気づいてすばやくフォローできるというのもChatworkの効果だと思います。誰かが間違った発言をしたら、すぐに誰かが正すこともできます。そういう意味で社員のマネジメントにも優れたツールだと感じています。

Chatwork（チャットワーク）のリアクション機能の使い方と活用例 | ビジネスチャットならChatwork

Chatwork（チャットワーク）のリアクション機能とは、あるメッセージに対して「リアクション」と呼ばれる絵文字で反応を示す機能です。Chatworkのリアクション機能を使うことで、より簡単に反応ができるだけではなく、メッセージを読んだかの確認や、投票にも使うことができます。

Chatworkの良さをどこに感じていますか。

既読機能がないので、確認したいときに確認できること。タスク機能のおかげで、遠隔であっても誰がいつまでに何をやるべきなのか全員が認識できること。絵文字で気持ちのニュアンスを伝えられること。グループチャットに途中から追加されても、さかのぼってメッセージを確認できることなどが気に入っているポイントです。

社外だと、どんな方と使っているのでしょうか。

田中：フランチャイズの加盟オーナーや士業の先生方とのやり取りや、介護業界の社長とのやり取りなどに使っています。介護業界でもChatworkは少しずつ広がってきているんですよ。

これからChatworkの導入を検討している方にメッセージをお願いします。

田中：弊社と取引のある方には全社導入してほしいと思うくらいのツールです。無駄なやり取りもなくなり、何よりコミュニケーションのスピードが上がります。情報共有の質も上がり、報告の漏れなども格段に少なくなっています。

介護業界は急速に変化しており、われわれも変化し続けなくてはなりません。変化し続けるということは、スピードが求められるということです。

Chatworkはそのためのツールとして非常に優れていますよ。