連絡ツール一本化で連携を強化
介事連がChatwork導入を推進する理由

支部で使用するツールが統一されておらず情報が分散していた

はじめに貴連盟のご活動内容について教えてください。

斉藤さん：全国介護事業者連盟は、持続可能な介護保険制度の実現支援に向け、医療との連携や介護現場視点による制度・政策への提言・情報発信をおこなうための団体です。各県や地区ごとに支部を置き、会員である介護事業者と支部の幹事で介護に関する様々な議論や、研修・セミナーなどの場を作っています。

Chatworkを導入するきっかけになった組織課題について教えてください。

斉藤さん：全国に54の支部があり、情報共有ツールで連携をとる必要があります。ただ、これまで連絡手段としては電話かメール、LINE、メッセンジャーが使われており、ツールの統一ができていませんでした。そのため情報が分散してしまったり、情報がさかのぼって確認できなかったりといった課題を感じていました。

藤井さん：広島県支部は設立時からすでにChatworkが導入されていましたが、準備会の段階ではたしかにLINEでグループを作ってやりとりしたりしていましたね。そのときはファイルなどの送信がLINEでやりにくかった覚えがあります。

本部としてChatworkを導入することを決め、全国の支部に通達されたということでしょうか。

斉藤さん：そうですね。ただ、全国介護事業者連盟はあくまでも団体なので、幹事や会員には役割分担はあるものの、企業のような強固な指揮命令系統はないのです。本部ができるのは「公式ツールとしてChatworkを使います」というアナウンスで、それ以上の指示や強制はできません。たとえば、支部での他ツールの利用を禁止するということはできません。

そうした課題を乗り越えて支部の皆様に定着させるために工夫したことはありますか。

斉藤さん：情報の一元化や蓄積、ファイル共有の利便性といった、Chatworkを活用するメリットを対面の会議の場で各支部の役員に伝え続けています。地道な方法ですが、これが一番効果的な方法だと思います。また、各支部の活用事例の中から成功事例をピックアップして、他の支部に共有するようにしています。Chatworkの担当者とも連携しながら現場の定着支援をおこなっています。

藤井さん：先程申したように、利用するツールを強制できるわけではないので、公式での連絡はChatwork、それ以外のラフな情報共有についてはそれぞれのLINE、といったように用途に応じて使い分けがなされています。

斉藤さん：ただ、少なくとも本部からの公式連絡はすべてChatworkを使うことを明言しているので、だんだんと根付いてきたと感じています。Chatworkの便利さを体験し活用することで、団体としてもより良い活動ができると思うので、より一層の定着支援をしていきたいと思っています。

縦の連携と横の連携に分けてグループチャットを活用

Chatworkの活用方法についてお聞きします。どのようなグループチャットを作成し、どんなやりとりに使用されているでしょうか。

斉藤さん：グループチャットについては大きく「縦の連携用」と「横の連携用」の2つがあります。

たとえば本部事務局と支部事務局のグループチャットは縦の連携用です。「本部事務局×広島支部事務局」のように54の支部一つ一つと本部がやりとりするグループチャットを作成しています。一方、横の連携用としては「理事グループ」や「支部の幹事グループ」などがあります。ここでは理事や支部の幹部層に共有したい情報を集約しています。

両者の使い分けは情報の内容です。実務に関する細かい枝葉の内容まで理事・幹事グループで共有していると、本当に理事や幹事に見てほしい情報が流れてしまいます。そこで、理事・幹事グループには重要情報だけを投稿して、それ以外の細かい情報については本部事務局×支部事務局グループチャットに投稿するようにしています。この他にも、全国の事務局メンバーが全員入っているグループチャットや、全国の支部長が全員入っているグループチャットなどもあります。

藤井さん：広島県支部内では、まず支部のメンバー全員が参加しているグループチャットがあり、その他にも事務局メンバーが参加しているグループチャット、また広島県支部の委員会ごとのグループチャットなどがあります。委員会とは特定のテーマについて情報共有をおこなう集まりです。たとえば「会員拡大委員会」では広島支部の一般会員を増やすための活動をおこなっており、グループチャットでは達成率の定期共有や拡大活動のための情報共有などをおこなっています。他にもイベントを開催する場合などはそのイベント専用のグループチャットを作成します。たとえば「広島県支部設立総会準備会グループ」は、広島県支部の設立というイベントに向けて準備をおこなうためのグループチャットです。

全国の支部同士のつながりはあるのでしょうか。

藤井さん：ありますよ。たとえば「広島・大阪」グループチャットでは、広島県と大阪府の支部のメンバーが参加しており、情報交換をおこなっています。お互いのやり方を共有して、良いところは参考にしたりします。私はもっと支部同士がChatworkでつながった方がいいと思っています。

良い活動を共有することで団体自体が活性化しますし、新規の支部が多く立ち上がっていく中では、他支部の運営ノウハウや成功例は貴重な情報になると思います。本部からの情報を待つのではなく、支部同士がChatworkでつながり、現場目線の情報も積極的に交換していけると良いなと思っています。

本部と支部はChatworkでどのようなやりとりをおこなっているのでしょうか。

斉藤さん：やりとりの内容は支部によって異なります。設立したばかりの支部であれば、立ち上げに関する話題がメインになりますが、3年も経てば集客に関する情報共有や全国大会などイベントに向けてのやりとりが増えるなど、時間とともに内容も変わってきます。

連絡ツールの一本化で本部・支部の連携が強化

Chatworkの導入効果についてお聞きします。特に価値を感じているのはどのような点でしょうか。

藤井さん：まず、データを共有する際、メッセージに添付したファイルの保管期限がないことです。メールと違って容量制限もなく、どんなファイルでも送れるのも助かっています。また、タスク機能も便利ですね。私自身は他のタスク管理アプリも使っていますが、Chatworkでの依頼などはタスク機能をリマインダのように活用して管理しています。引用や返信などを使うことで、自分自身の意図を伝えやすいのもChatworkならではの良い点です。

そして何より、全員が共通のツールを使うようになったことがメリットだと感じています。仮に連絡がLINEやメールなど複数のツールに分散していたら、他の支部との連携はとりにくくなっていたでしょう。

情報が一本化できたことで、広島県支部ではペーパーレスも進んでいます。紙の多い業界ではありますが、会議については資料をChatworkであらかじめ共有しているので印刷して持ち込む人はゼロです。

斉藤さん：藤井さんと同じく、連絡ツールが集約されるメリットは大きいと感じています。また、Chatworkなら途中からグループチャットに参加した人も過去のやりとりや保存されたデータを閲覧できます。メールの場合はもう一度その人に同じ資料を送る必要がありましたし、サーバの設定によっては弾かれることもあったりして非常に手間がかかっていましたから。

全国介護事業者連盟は全国で支部の立ち上げをおこなっており、遠方のメンバーと密にやりとりする必要があります。もしChatworkのような共通のプラットフォームがなかったなら、それぞれが使いたいツールを使うことになり、工数が増えていたのではないでしょうか。

介護事業者は生産性向上のためにもChatworkを導入すべき

今後の展望について教えてください。

斉藤さん：今後も支部の数は拡大していく想定です。そうした新しい支部にもChatworkを導入し、成功事例や導入・活用メリットを展開していきたいと考えています。また、既存の支部もまだ完全移行できているわけではなく、他ツールと併用しているところもあるので、そちらにもChatworkのさらなる定着を目指したいですね。

将来的には一般会員への情報共有にもChatworkを活用することを視野に入れています。他サービスとChatworkの連携も強化し、本部と支部、支部同士のつながりをもっと活性化したいと思います。

Chatworkの導入を検討している企業へメッセージをお願いします。

斉藤さん：高齢化が進む今後、介護事業者は他産業と比べて低い水準にある生産性を上げていくことが喫緊の課題になります。各事業者に応じた便利なChatworkの使い方があるはずなので、試行錯誤しながら取り組んでみてほしいと思います。

藤井さん：Chatworkを使えば情報共有やコミュニケーションにおける生産性が必ず上がります。"習うより慣れろ"です！