離れて働く社員同士のやりとりと
行動の見える化がChatworkで簡単に！

離れた事業所にいる社員同士のやりとりを容易にするためにChatworkを導入

貴社の事業内容について教えてください。

北岡：弊社は、「その人が、やりたいと思う事を一緒に考えサポートする」を理念に平成23年10月に創業した介護・医療・その他のサービスを社会に提供している会社です。地域に暮らす人たちが、どのようにしたら幸せに楽しく生活できるかを考え、自分たちが使いたいと思えるサービスの提供を目指しています。

創業から今期で12期目となりました。理学療法士、作業療法士、看護師、介護福祉士、言語聴覚士、ケアマネージャー、管理栄養士、薬剤師そして事務職のメンバーが在籍しております。訪問看護事業、デイサービス事業、居宅介護支援事業、そして、健康増進事業や社会貢献事業（保険事業と保険外事業の協調）といった複数の事業を都内5つの事業所で運営中です。

Chatworkはどういうきっかけでご利用を開始されましたか？

北岡：当初は一つの事業所で膝をつきあわせて情報共有ができる状態だったのですが、事業所の数が増え、それぞれの働く場所が離れてしまったため、情報共有が難しくなったのです。そこでビジネスチャットの導入を検討するようになり、Chatworkを使い始めました。

Chatworkを選んだ理由は、友人がChatworkを使っていて、「利便性が高く、多くの取引先が使っている」と聞いたものですから、当社でも採用してみようかということになりました。
導入当初はICT機器の利用に慣れていないスタッフの不安をどのように解消していけば良いか、といった懸念もありましたが問題なく利用しています。

導入前に他社サービスとの比較検討もなさいましたか？

北岡：スタッフがプライベートでも使用しているツールも検討しましたが、プライベートと業務で使うツールが一緒だと「就業時間以外にも対応しなければいけなくなり休まらない」「仕事をする上でのオンオフが切り替え難い」などの意見があったため、Chatworkを採用することにしました。

Chatworkの採用で個人情報の漏洩リスクが低減

Chatworkを社内に導入するにあたり、ご苦労された点があれば教えてください。

北岡：特に何か苦労したことはありません。ご用意いただいた説明資料を用いてミーティングでChatworkを導入する旨を説明し、以降は特に何の問題も発生せず、利用しております。

また、導入のタイミングで運用ルールも決めて皆に周知しました。

どういった運用ルールを定められましたか？

北岡：Chatworkは社内でのコミュニケーションに限定して使用し、グループを作成する権限は管理職以上のものにするというルールを定めました。

他には、Chatworkは皆で情報を共有するために使用することを目的とし、サービス形態の違いがあっても、他の事業所の活動内容や情報も確認できるようにしました。

また、プライベートで使うチャットで業務に関連する情報のやりとりをしないようにもルールを定めました。公私で同じ仕組みを使うと休まらないという意見があったのと、プライベートで使うチャットを会社でも使うようにすると機密情報が漏れやすくなると考えたため、それを抑止するために区別しました。

グループチャットはどのように分けていますか？

北岡：全社員、事業所ごと、役割（管理職や社内の各委員会など）ごとといったグループが存在します。

外部とは一切Chatworkを使ってやりとりをすることはありません。Chatworkはその使い勝手の良さから簡単に情報を共有することができるのが特徴ですが、その手軽さから会社の機密情報も簡単に取り扱えてしまうので注意が必要と考えました。

例えば、利用者さんに関する情報や写真は社内で共有するのに問題ありませんが、社外に漏れると個人情報保護の観点から問題になる可能性があります。

Chatworkが社外とつながっていると個人情報がふとしたことで流出する可能性が出てくることもあるので、その可能性を払拭するためにChatworkの利用は社内限定にしています。

Chatworkはどんな業務のやりとりで使っていますか？

北岡：全社員向け、かつ全体的な通達・回覧、各事業所向けのグループでは、事業所がおかれた状況や課題の周知をおこなっています。そして役割（管理職・委員会など）のグループでは会社運営上の情報伝達に使用しています。

例えば、全社員向けだと、社会的ニュースになっていることをピックアップし注意喚起をすることがあります。また、コロナ関連の対策や社員全員が受ける研修の告知などもしています。

各事業所でのアナウンスの場合、例えば予約していた利用者のキャンセルがあった時や、利用者の体調の変化を担当者と共有するための伝言に使うことが多いです。

また、役割については、全ての情報が代表者の私から発信されるよりは、内容によっては役職者や委員会など権限を持つ人から情報が発信される方が業務がスムーズに回るので、そういった情報をその分野の担当責任者から発信してもらっています。

Chatwork導入で社員の行動が見える化され人事評価が簡単かつ公正になった

Chatworkを導入することで何か変化を感じられたようでしたら教えてください。

北岡：Chatworkの導入で、社員の行動が見えるようになり、人事評価が以前よりもおこないやすくなりました。

当社ではスタッフ間で評価し合う360度評価制度を取り入れており、直接の上司の主観で部下の人事評価をおこなわないようにし、より公正な評価制度を運営してきたつもりです。

この制度は、従業員全員が一つの職場にいた時はうまく機能していたのですが、事業所が複数できてスタッフ同士での接点が減ってしまった際に、うまく機能しなくなりました。

そこで社員がどういった活動をしているかChatworkにあげてもらい皆で共有することにした結果、個々の従業員の頑張りがわかるようになり、全員が他の従業員の様子を把握し評価できるようにもなりました。

人事評価が容易になり、よりアピールしやすくなったと思います。

その他、何か変化はありましたか？

北岡：FAXを使う回数が激減しましたので、その分コストが削減できていると思います。

売り上げがもの凄く伸びるという効果は認められませんでしたが、社員の給与水準はChatworkの導入であがっていると思います。

以前は、「あの人は頑張っている」という情報が人伝で耳に入ってきて人事評価をしていましたので、中にはそういった情報が一切入ってこない人もいました。

拠点によっては　そういった情報が地理的な理由で自分に届かない事業所もあったことが否めません。でも今は、頑張っている様子がChatworkで皆一様に平等に確認することができるようになりましたので、以前より高い評価を受けることで給与水準が高くなっている従業員の割合が増えています。

最後になりましたが、これからChatworkを使おうと思っている企業へ一言、お願いします。

北岡：何か事業運営で悩みがあれば一度使ってみるのも良いと思います。

当社のようにコミュニケーションが円滑になることで問題解決の糸口が見えて、思わぬ形で大きな成果となり還元されることもありえます。

会社組織としてスタッフみんなで一緒に情報を共有し、課題解決に向けて考えていくにはとても良いツールだと考えています。