分院展開から生まれた課題をチャットワークで解決できました

分院展開から生まれた課題

Chatworkを導入した経緯について教えてください。

浜島：1番の理由は情報の共有に課題を抱えていたことです。相生会は分院展開しているので、本部内だけでなく、本部と各クリニック、さらに本部と外部業者とのやり取りが頻繁に発生します。

これまで本部内は主に口頭で、各クリニックとは電話とFAX、外部業者とはメールで連絡をとっていました。少人数の組織ではありますが、それだけに1人の人間が横断的にいろいろなことに関わっています。その進捗状況がこれまで可視化されていませんでした。

また、外部業者とのやり取りも、担当者が都度メールで連絡していたのですが、そうすると誰が何をやっているか把握できていなくて、同じことを二重に発注してしまったり、言った言わないになったりといった問題があったのです。基本的にはCCをつけて共有するのですが、CCは付け忘れることもありますし、返信が重なってくるとメールは非常に見づらくなりますからね。

こうした課題を解決するため、1年ほど前からChatworkを導入しています。現在は本部内と外部業者とのやり取りに使用しており、追加で全クリニックへの導入が最終段階に入っているところです。

シンプルで使いやすかったことが導入の決め手

導入の決め手になったポイントは何だったのでしょうか。

浜島：「簡単であること」です。

医療の現場は決してITリテラシーが高いとはいえず、いまだに紙の予約帳を使っているクリニックも多いくらいです。新しいことに対して煩わしいと思う人が多く、そういう社会にITシステムを導入するのはなかなかハードルが高いんですよね。「今これでうまくいっているのになんで新しいシステムを入れなきゃいけないの」と反発を招きかねません。

Chatworkはいかがでしたか。

浜島：非常にシンプルですし、LINEが使える程度のITリテラシーがあればいいので問題はなかったです。

院別、プロジェクト別にグループチャットを作ってやり取り

具体的な使い方について教えてください。

小川：現在、アクティブに使っているグループチャットは20弱あり、院ごとのグループ、プロジェクトごとのグループ、ホームページ業者、新規開設時の内装施工業者、医療機器ディーラーなど外部業者とのやり取りのグループなどがあります。たとえば新しいクリニックをオープンするとなったら、そのプロジェクトのグループを作り、関係者が参加して話し合います。

分院展開している相生会グループならではの使い方ですね。

浜島：新規にクリニックをオープンするのって、かなり大変なんです。

内装関係の交渉や医療機器関連のディーラーとの交渉もありますし、許認可が必要なので行政に提出する書類も膨大です。

小川：オープン日の1ヶ月前には認可や届出が済んでいないとダメなんですよ。1日でも遅れるとオープンは1ヶ月ズレるんです。ですから、オープン予定日から逆算してのスケジューリングが重要となってきます。

Chatworkを使うことで、進捗状況が可視化されるので、業務が属人化しないというか、よりスムーズに新規オープンの準備を進められようになりました。

各医院でのグループではどのように使っているのでしょうか。

浜島：クリニックごとのグループでは、各クリニックで起きたトラブルなどを共有しています。たとえばドアの立て付けが悪くなったのであれば、その状況を写真で撮ってチャットで送ってもらいます。

小川：あとはスタッフなどの入退職、求職者の進捗状況などについての情報共有に使っていますね。

外部の業者とはどんな内容のやり取りをしているのでしょうか。

小川：会計士やホームページ業者とのやり取り。新規でクリニックをオープンするなら内装業者には図面や電気図面、配管図面などを共有していただいています。内装業者も医療機関専門というわけではないので自分たちで判断しないといけないので。また、医療機器のメーカーやディーラーとの共有では機器の選定など幅広く共有しています。

浜島：Chatworkのファイル共有機能は容量の大きいファイルでも送れるので便利ですね。図面などのデータファイル容量が大きいものでも簡単に共有できるようになりました。

Chatwork（チャットワーク）でストレージ容量の管理方法と容量を追加する方法 | ビジネスチャットならChatwork

Chatwork（チャットワーク）では、やりとりできるデータの総量には上限があり、これをストレージ容量とよびます。ストレージ容量がいっぱいになると、それ以上データ送信することができなくなります。ストレージ容量が不足した場合、ストレージ容量を追加することが可能です。

堅い挨拶文も不要でレスポンスが向上

Chatworkの良いところを教えてください。

浜島：操作が簡便でレスポンスがいいですよね。それから、メールと違って堅苦しい挨拶文がいらないこと。「お世話になっております」とか、「下記の件についてご確認をお願いいたします」とかね。チャットなら「あれどうなったの？」でいいわけですからね。

Chatwork導入の効果は感じていらっしゃいますか。

浜島：感じています。昔は日報の提出をおこなっていたのですが、今は日報を見なくても何が起きているかチャットでわかるようになりました。日報自体をやめようとしているわけではないのですが、次第になくなってきましたね。

小川：ほぼChatwork上で毎日ミーティングをおこなっています。

Chatworkは情報共有ツールとして極めて有用

今後は全社導入もご検討いただいているそうですね。

浜島：シフト制ですから、現場の人間が全員集まれることってほとんどないんです。しかも遠くのクリニックへ本部から移動するとそれだけで1日がかりです。今後は各クリニックにもChatworkを導入して、各クリニック内でのコミュニケーションは勿論、チャットで本部と各クリニックとのコミュニケーションをとりたいですね。

ありがとうございます。最後にChatwork導入を検討している企業にメッセージをお願いします。

浜島：情報共有ツールとして会社で管理する上で極めて有用なツールだと思います。導入時に気にしていた操作性も問題なく、ITリテラシーが高くなくても使えました。社内外でのコミュニケーションにおすすめです。