他社ツールで失敗したチャット文化の定着　Chatworkの導入サポートで成功

業務スピードを向上するにはメール依存からの脱却が必要

まず、御社の事業について教えてください。

岡崎さん：アネビーは、スウェーデンやドイツ、オランダ、アメリカなどから遊具を輸入し、保育園や幼稚園、発達支援施設、ショッピングモールなどに販売しています。また、遊具の企画や設計、施工業務などもおこなっています。

当社は、子どもの発達に大切な感覚として、「タッチ覚(触覚)」、「聴覚」、「視覚」、「バランス覚(前庭覚)」、「ボディ覚(固有覚)」の5つが将来の学習や社会の基盤になると考えており、「新五感」と呼んでいます。これらの新五感を作る土台として「遊び」があります。当社は「遊び」を真剣に考える企業であり、「遊び環境で子育て文化」の創造を目指しています。

Chatworkを導入いただいたきっかけについて教えてください。

岡崎さん：当社は以前から、社内のすべての業務がメールを通しておこなわれていました。社内依頼などは各部署のメーリングリストを使っていましたが、「日報は全社員宛に送る」という慣例があったため、約100名の社員全員にすべてのメールが送信されている状態だったのです。送信先によるフォルダ分けなどを活用できる社員なら問題ないかもしれませんが、そういった仕分けが得意ではない人も中にはいます。これではお客様からのメールや、重要事項の伝達メールなどが埋もれてしまう恐れがあります。

また、メールだと毎回「おつかれさまです」や「お世話になっております」などの挨拶文を入れるのが当たり前になっていますが、これも連絡のスピード感の妨げになっていると感じていました。

こうした課題を解消し、クイックレスポンスを実現するためにはチャットの導入が必要だと考えたのです。

Chatworkと比較・検討したツールやサービスがあれば教えてください。

岡崎さん：以前から、社内ではチャット機能つきのグループウェアを導入していたこともあり、実はChatworkよりも先に他社のビジネスチャットの導入を試みたことがありました。ですが、結局"使う人は使うが、使わない人は使わない"という状況が続きうまくいかなかったのです。どうしてもメール依存の文化が抜けず、チャット文化が全社に波及できませんでした。

そんな折、保育業の展示会で知ったのがChatworkです。Chatworkご担当者にいろいろと説明いただき、Chatworkなら定着するのではと思って導入を決めました。

他社との大きな違いは、無料の導入サポート

なぜ他社のチャットは定着しなかったのに、Chatworkは定着できたのでしょうか。

岡崎さん：最大の理由は、Chatwork社による手厚いサポートです。最初にChatworkを知ったときは、他社のビジネスチャットがうまく定着しなかった経験からくる不安がまだ残っていました。ですが、担当者の方が成功事例をもとにした導入浸透のステップをご紹介してくださり、「これならお任せすればうまく定着できそうだ」と感じたのです。

何より、導入サポートのイニシャルコストがゼロというところが大きかったですね。仮に導入サポートしたのに定着せず解約されたら、Chatworkさんとしては損をしてしまいますよね。だから、普通は導入サポートは別料金を取ると思うんです。でも、導入サポートを無料でやっていただけるということは、それだけ導入を成功させる自信があるんだなと思ったのです。

その予想は当たりました。他社さんでの事例をヒントにノウハウを教えていただき、スモールステップで着実に導入を進められました。

具体的にどのように導入を進められたのでしょうか。

岡崎さん：まず、Chatwork使用上の運用ルールを作りました。ルール作りって、意外と難しいんです。ビジネスのツールだからといってガチガチに固めると、社員が面倒に感じてしまってメールからの移行が進まないし、かといってラフにしすぎるのもよくありません。その中間の、ギリギリのラインでルール作りをする必要があるんです。

このルールについては、Chatworkさんのノウハウがとても参考になりました。アドバイスいただいた内容をそのまま使わせていただき、当社に最適なルールが完成できました。

たとえば「出勤したらChatworkを開く」「社内連絡はChatworkに統一」「リアクション機能でもいいのでまずは『相手に読んだかわかる』ことを伝える」「Chatworkアイコンは顔写真(顔がわかると安心感が生まれるため)」などです。特に「Chatworkアイコンは顔写真」のルールは、Chatworkさんからアドバイスをいただかなければ思いつかなかったと思います。

ルールを作ったあと、メールからの移行をおこないました。最初に移行したのは日報です。そこから社内依頼など、様々な業務フローをChatworkに移行していきました。

Chatworkの導入で日報から雑談や議論が生まれるように

Chatworkをどのように活用しているか、教えていただけますか。

岡崎さん：グループチャットは、営業や設計、工事分など各部署の報告用、プロジェクト、総務連絡、案件、システム要望窓口、情報共有、クレーム報告、受注速報といった種類を作成して使っています。

この中で「情報共有」は、全社員が参加して自由に発言するグループチャットです。ただ、それだけにチャットの流れが早いため、総務からの大事な連絡事項などを伝えるのには適していません。

そこで、総務からの連絡については「総務連絡」という別グループを設けて、そちらは全社員が参加しているものの、書き込まずに総務からの連絡を見るだけのグループチャットとして運用しています。

お知らせ用とコミュニケーション用でグループチャットを分けているのですね。

岡崎さん：はい。特に面白いのは「受注速報」です。このグループチャットは営業が案件を受注したときに書き込まれるのですが、誰かが書き込んだ報告に対して「おめでとう」のコメントや、リアクション機能による称賛がつくのです。こうしたエモーショナルなやりとりがおこなえるのは、チャット文化ならではだと感じています。

たしかにメールの場合、Chatworkのリアクションと同じ感覚で称賛するのは難しいですよね。

岡崎：また、Chatworkを導入したことで、日報から雑談や議論が展開する現象も生まれています。というのも、以前の日報は単なる報告で終わっていたのですが、Chatworkにしてからは日報に自分の考えやアイデアなどを盛り込む社員が増えてきたのです。それがきっかけとなって、話が盛り上がることも今では珍しくありません。

大改革が成功したのはChatwork社のノウハウのおかげ

Chatworkの導入効果について教えてください。

岡崎さん：様々な業務が楽になったこと。これが一番の導入効果だと感じています。たとえば、Chatworkは過去の履歴が簡単に検索できます。総務に問い合わせがきたときも、Chatworkなら履歴を検索して、該当部分を引用しながらすばやく伝えられます。メールでも検索できなくはないのですが、当社が使っているメーラーだとクローラーのせいかうまく探せないことも多いです。また、メール特有の挨拶文をいちいちつけなくなって業務効率が上がったこともChatworkの効果です。

Chatworkの導入を検討している企業へメッセージをお願いします。

岡崎さん：ビジネスチャットの導入を検討している方の多くは「LINEも使っているし、チャットの導入なんて簡単でしょ」と考えているかもしれません。しかし、慣れ親しんだメール文化からの脱却は想像以上に大変です。当社もはじめに試みた他社ビジネスチャットの導入はうまくいきませんでした。ネットで検索すれば、ツールを企業に導入浸透させるコツが書かれた記事はたくさん見つかりますが、それが必ずしも自社に当てはまるわけではないのです。

そこで頼りになるのがChatworkの導入サポートです。数多くの成功事例から積み重ねられたノウハウに助けられ、メール文化から脱却する大改革を成功させられました。

ありがとうございました。