Chatworkの導入で職場に経営理念が浸透！従業員満足度も95%を達成

Chatworkの導入で、従業員が独自の価値観の判断で発生していた業務上のミスがなくなりました

貴社の事業内容について教えてください。

佐藤：もともとは米屋からスタートしましたが、当店がある庄内地方の基幹産業である米作りに貢献したいと考えて、米をベースにした菓子類の製造・販売に従事しております。

佐藤様は代表として何代目ですか？

佐藤：当社は昭和41年10月1日に創業した今年57年目の企業で、私で6代目です。社長になってから8年目です。

周辺地域への貢献活動をされていると聞きましたが、具体的にはどのような活動に力を入れてますか？

佐藤：煎餅作り以外に、独自の新商品の開発や夫婦で営業されているような地域の小さな食品メーカーさんと一緒に新商品の開発や新規事業を立ち上げる活動に取り組んでいます。

この辺は農家が多いのですが、食品を加工して商品化するメーカーが少ないので、自社以外の小さな食品メーカーの発展もお手伝いすることで地域に貢献したいとがんばっています。

自治体や農家の方達とも連携をとって何か活動されてますか？

佐藤：自治体の方は、商品の開発を一緒にする取り組みで協力を得ることがあります。ただ、商品化した後にどこで売ろうかという話になると、困ることもあるので、販路を開拓する方法を模索することが求められたりします。

農家の方達との連携は、さまざまな規制がハードルとなり、思うような形で共同でプロジェクト進行が行えないので、それらを乗り越えていくのが今後の課題です。

Chatworkの導入背景を教えてください。

佐藤：私が社長に就任した当時から各従業員が個人の価値観で勝手に判断を行い業務上でミスが多発しておりましたので、全社でコミュニケーションの数を増やし価値観を共有することでミスが無くなるようにしたいと考えて、4〜5年前にChatworkを導入しました。

貴社はオフィスと工場が離れた場所にあって、コミュニケーションをとるのが大変だったのではないでしょうか？

佐藤：そうですね。ひとつの工場はオフィスから15キロ離れたところにあるので、従業員とやりとりをするのが大変でした。また、オフィスのそばにある工場は長さが500メートルくらいありまして、持ち場が遠い従業員とやりとりすることがとても大変でした。

しかしながら、Chatworkの導入でコミュニケーションが容易になり、組織の風通しが良くなったことを実感しています。従業員が勝手に判断することで発生していたミスもなくなりましたし。

Chatworkと外部アプリを連携させる事で生産性も大幅に向上！

Chatworkを知った経緯を教えて下さい。

佐藤：私がこの会社の社長になった時、経営の仕方がよくわからないのでコンサルタントを探したのですが、そのコンサルタントからChatworkのことを教えていただきました。

また、その当時、周りの方々もChatworkを使われていましたので、自社もChatworkを導入すれば良いかとも考えました。

Chatworkを導入するにあたり、他社ツールや他の仕組みと比較検討されましたか？

佐藤：プライベートチャットを一度導入したのですが、「既読機能」が円満なコミュニケーションの邪魔になると考え、他のツールを探すきっかけになりました。

また、他の国内アプリもキャンペーンで試したのですが、データの保存に制限があり、そして、使い勝手が悪かったので、採用に至りませんでした。

そこで、同様にキャンペーンをされていたChatworkを試すことになったのですが、実際に使ってみて、既読機能がないことやデータの保存容量に制限がなかったことなどの理由以外にもさまざまな便利な機能を活用でき、非常に使い勝手が良かったため、そのまま現在も継続して使わせてもらっています。

他にも気に入った便利な機能はありますか？

佐藤：気に入った機能をひとつずつあげていくのは難しいくらいたくさんあります。当社にとってChatworkは、事業を持続させるのに不可欠なくらい便利な機能をたくさんもたらしてくれるツールです。

例えば、どんな状況でChatworkの便利さを感じられますか？

佐藤：当社の工場は長さが500メートルくらいあって端から端までの移動に時間がかかり、従業員同士が会ってやりとりするのが大変でした。それが今ではChatworkのおかげで文字でやりとりできるようになり、細やかな意思疎通も可能になりましたから、移動して会って話をする必要がなくなりました。

各従業員が毎日何キロと移動して話をしていた負荷と時間が削減されたことを考えると、とてつもなく多くの人件費の削減につながっています。

Chatworkを社内に導入するにあたり、ご苦労された点があれば教えてください。

佐藤：導入当初、アプリをインストールするのに総務部が全従業員をサポートすることが必要で手間が発生しましたが、それ以外は特に問題に感じたことはありません。

グループチャットはどのように分けておられますか？

佐藤：社内では生産部門などの部門別に分けて使っているのと、全社共有で、朝礼での伝達事項の共有、会社の取り組みの案内、誕生会の案内などのグループチャットが存在します。

社外では、お客様とのやりとりに使うグループチャットが多いです。　例えば、ホームページ制作業者とか、新商品の開発関係者とか、展示会出展の際の関係者とのやりとりに使います。

Chatworkはどのようにご利用されていますか？

佐藤：基本的に発信する人は上長レベルで、彼らは全員会社から付与された業務用携帯にChatworkをインストールして使用しています。

一方で、ワーカーさん達は情報を発信する必要がないため、自分の携帯にChatworkをインストールして情報を確認するようにしてもらっています。

社外のお客様と最初にChatworkを使う時、どのように声をかけておられますか？

佐藤：Chatwork IDをお持ちですか？とこちらから声をかけて、持っておられないようでしたら、システムの導入をオススメしています。

残念ながら、会社の規模が大きくなればなるほど既存のシステムからの切り替えが難しいよう導入してもらえないケースもあります。

Chatworkの機能で気に入っておられるものがあれば教えてください。

佐藤：Chatworkの営業の方に教えていただいた外部アプリと連携させた電話受け付け機能が大変重宝しています。

今までは、電話がかかってくるといったん作業を中止した上で対応しなければならず、せっかく集中して作業に取り組んでいたのに邪魔されてしまうことで生産性が落ちることに悩まされていました。

今は従業員が電話に出る必要がなくなり、生産性もあがっていると評判も上々です。

また、当社はChatworkをメールと併用していますが、1日に200件くらい受け取るメールのほとんどが勧誘などのスパムメールなので、あまりメールは使っていません。

名刺からメールアドレスをなくして、Chatwork　IDを載せているくらいです。

Chatworkの導入で社員と理念の共有が実現！従業員満足度も95％を達成！

Chatworkを導入することで何か変化を感じられたようでしたら教えてください。

佐藤：先ほども申し上げましたが、やりとりのために広大な敷地にいる従業員が移動して打ち合わせをする必要がなくなったことが非常に大きいです。

また、外部のお客様とのやりとりでもChatworkを使うことが多いですが、導入前よりも案件を処理するスピードが早くなっています。

事業で利益を出すには、タスクの処理を出来るだけ早くこなし、より多くのタスクをこなすことが大事だと考えておりますのでこれらの目的達成のためにChatworkは大変重宝しています。

他にも感じられたことがありますか？

佐藤：業務委託者とのやりとりもスムーズになりました。　

彼らは全員在宅勤務で、これまでは業務報告をあげてもらうのに苦労していましたが、Chatworkのおかげで日報をあげるのが簡単になったようで、管理者ともども喜んでいます。

個人的には、Chatworkは情報を受け取る方も楽で良いと思っています。メールのように書式にこだわらずにすみますし、書かれている内容も要件だけで短時間で読み切れることがうれしいです。

Chatwork運用にあたり貴社独自のルールを設けていますか？

佐藤：緊急の場合を除き、平日の営業時間内以外はChatworkを使わないようにしています。

社員のストレスを軽減するため、上司から連絡が来ても回答しなくて良いし、見ないで良いというルールにしています。

また、業務用の携帯は退社時に会社においてから帰るようにしてもらっています。それもさきほどと同じ理由です。

最後になりましたが、これからChatworkを使おうと思っている企業へ一言、お願いします。

佐藤：どなた様も早くChatworkを導入なさった方が良いと思います。　

従業員間のやりとりがスムーズになりますし、会社の価値観の共有を組織の隅々までできるようになることで組織の風通しが良くなります。

仲間全員が同じ目的に向かっていることを従業員全員に認識させるには、情報を共有することが不可欠です。

あるコンサルティング企業に調査をお願いしてわかったのですが、ほぼ8割の従業員と会社の理念の共有が出来ているという結果が出ました。また、従業員全体の95％がこの会社で働いていて良かったと言ってくれています。

これらはChatworkを採用して皆と情報共有が出来ていなければありえなかった結果だと思っています。

当社にとってChatworkの存在は事業継続に必要不可欠です。

ですから、当社と同じように多くの企業様がChatworkの便利さを体験していただければと思っております。