情報共有の効率化で案件数が5倍以上に！メールの課題をチャットで解決

メールに対して情報共有や管理面での課題を感じていた

まず、御社の事業について教えてください。

森：当社は創業80年になる、鋳物を中心とした金属部品メーカーです。主にホテルやレストラン、居酒屋などの業務用厨房機器に使われる業務用厨房部品と、学校の門扉や照明灯を鋳物で作る景観鋳物を取り扱っております。社員数は22名の小さな会社です。

Chatwork導入のきっかけとなった組織課題は何だったのでしょうか。

森：以前は社内のコミュニケーションツールとしてメールを使っていたのですが、大事な内容が大量のメールに埋もれることが多く、依頼しても忘れられてしまう事態が起きていました。また、メールを送るたびにいちいち複数のメールアドレスをコピーして宛先やCCに貼り付けるのも面倒に感じていました。メールはそもそもツールとして情報の整理整頓をするのに向いていませんし、情報共有のスピードも決して速くないと思います。

同じ時期、当社は経営が代替わりしたこともあり、技術だけでなく営業やサービスも積極的に行っていく会社へと舵を切りました。しっかりとお客様の声を聞いて、すばやく製品に反映していくためには、部署間の連携がこれまで以上に重要です。そのためにも、メールではなくチャットの活用が必須だと考えました。そこでChatworkを導入することにしたのです。

コミュニケーションツールにコストを支払うのは「時間を買う」感覚

他社のチャットツールと比較検討はされましたか。その中でChatworkを選んだ決め手は何だったのでしょうか。

森：他のチャットツールとの比較はしていません。しいて言えば、お客様の希望でプライベートチャットを使う社員はいたかもしれません。ただ、社内では使用を禁止しています。プライベートチャットはやはり個人向けのツールであり、仕事で使うと公私混同になります。やりとりも1対1になりがちで、会社側で管理ができませんからね。

Chatworkは、一緒に勉強会に参加している経営者仲間から紹介されて知りました。触ってみて、とても便利だと思ったのでそのまま導入を決めました。

コミュニケーションツールにコストをかけるという点については、どのようにお考えでしょうか。

森：「時間を買っている」と考えています。たしかにメールであればお金はかかりませんが、冒頭で申し上げたようにコミュニケーションのスピードや正確性に問題があります。「聞いてない、知らない」ということがあってはならないし、それは社員にとって一番のストレス要因になります。そうした課題を解決するために、しっかりとお金をかけてChatworkを導入するべきというのが私の考えです。

Chatworkの導入について、社内の反響はいかがでしたか。導入する際の懸念点などはありましたか。

森：当社は社員の平均年齢が33歳で若手が多いこともあり、Chatworkの導入については心配していませんでした。むしろ、私が想定していた以上にスムーズに定着して、驚いたくらいです。若い社員がITツールを使い慣れていることもありますが、それ以上にChatworkが使いやすく、便利であることがすぐに実感できたのが大きかったのだと思います。

営業管理ツールとの連携で情報を一元管理

ここからは、Chatworkの具体的な活用法についてお聞きします。どのようなグループチャットを作成されているのでしょうか。

森：全社向けのグループチャットの他、役職や部門、社内プロジェクトなどで個別にグループチャットを作成しています。たとえば、「業務用厨房部品グループ」や「景観材グループ」では、それぞれの製品の営業グループメンバーが情報共有を行っています。具体的には、見積もり依頼やお客様からのお問い合わせの共有、納入スケジュールの調整などをやりとりしています。

見積もりの承認については「見積承認グループ」で行います。営業から上がってきた見積承認依頼に対して、私が承認を行う専用のグループチャットです。

この他にも、日々の業務報告を行う「日報」や、送られてきたFAXを共有する「FAX」、社内のイベントなどで撮影された写真をアップする「写真」、協力会社様や会計事務所、コンサルティング会社とのやりとりを行う「○○（社名）×モリチュウ」などのグループチャットがあります。

その他に御社ならではのグループチャットはありますか。

森：営業がお客様を訪問した際の情報を共有する「マイページシェア」というグループチャットでしょうか。「マイページ」とは、当社で導入している営業管理ツールです。営業担当者は訪問内容をマイページに登録しているのですが、その内容を見るためにいちいちマイページを開いて見に行くのは効率的ではありません。そこで、マイページをAPIでChatworkに連携し、マイページに登録された情報をすべてChatworkに流しています。わざわざマイページを開かなくても、Chatworkのグループチャットを見るだけで訪問内容がわかるのはとても便利です。

メッセージを区分することで、すばやいアクションにつなげる

タスク機能はお使いでしょうか。

森：活用しています。誰かに仕事を頼むときは、必ずタスクをつけます。その際、チャットの本文に【依頼】という言葉をつけるルールにしています。このルールにより、メッセージを受け取った側は「自分が何らかのアクションを求められている」ことが明確になるわけです。そして、依頼を受けた側は作業を終えたらタスクを完了し、【回答】をつけて返信します。

他にも、メッセージの区分を表す言葉として【共有】や【感謝】も使用しています。共有や感謝はタスクではないので、受け取った側が対応する必要はありません。

メッセージの冒頭を見るだけで、"そのメッセージが依頼なのか共有なのか感謝の言葉なのか"がわかるわけですね。

森：そうですね。この区分があることで、「返信が必要なのか、不要なのか」「具体的に対応すべきなのか、しなくていいのか」といった判断がすばやくできるのです。

概要欄はお使いでしょうか。

森：スプレッドシートなどGoogleのサービスを導入しており、グループチャットに関連するシートやドキュメントのURLを概要欄に貼り付けて、すばやくアクセスできるようにしています。また、GoogleフォームとChatworkを連携し、フォームで入力した情報をChatworkに飛ばすといった活用も行っています。

情報共有の効率化により案件数が5倍以上に

Chatworkを導入した効果について教えてください。

森：案件数が5倍以上になりました。Chatworkだけの効果というわけではありませんが、Chatworkで情報共有を効率化できたことが寄与しているのは間違いありません。

また、Chatworkで様々な業務のスピードが上がりました。たとえば、営業担当者にはiPadを支給しているのですが、Chatworkとの組み合わせで社外でも仕事が行えます。見積り依頼など、以前は会社に戻る必要があった業務も外からできるようになり生産性が向上しました。

もともとの課題だったメールの問題点も解決しました。Chatworkでタスクをつけることで依頼が埋もれることもなく、Googleサービスやマイページとの連携で、Chatworkをハブとした情報の一元管理も可能になりました。社内のコミュニケーションが緊密になったことで、お客様のご要望やクレームへの対応もスピーディーになったと感じています。

これまでは、ほとんど電話だった協力会社様とのやりとりも、Chatworkになってからはお互いに時間を拘束されなくて済むようになりました。

社内外を問わず、Chatworkのおかげでコミュニケーションがとりやすくなったことが積もり積もって、案件数の増加につながっているのだと思います。

Chatworkの導入を検討されている企業へメッセージをお願いします。

森：大企業はもちろん、中小零細企業でも非常に使いやすいコミュニケーションツールだと思います。実務的にもシンプルで導入しやすいので、まずは小さなグループから使い始めてみるのもいいでしょう。若い人たちだけのグループを作ってみて、社内への浸透を図るのも一つの方法だと思います。モリチュウでは、今やChatworkなしでは業務が進まないといえるほどになっています。

ありがとうございました。