Chatwork(チャットワーク)のタスク管理機能の使い方

Chatworkの使い方
AWAY

目次

Chatworkの「タスク管理」機能とは、チャットのメンバーに完了してほしい仕事(タスク)をわかりやすく伝えられる機能です。

タスク管理機能は次のように使うことができます。

  • 担当者にタスクの追加する「タスクの追加」
  • 追加されたタスクを確認する「タスクの確認」
  • 追加されたタスクの完了通知をする「タスクの完了」

それぞれの役割と、操作方法を説明します。

Chatworkのタスク管理機能:タスクの追加

自分や依頼する相手にタスクを作成することを「タスクの追加」と呼びます。

タスクの追加は、画面の右カラムからおこなうことができます。

01(1)_Chatworkのタスク管理機能:タスクの追加.png

「+」ボタンをクリックすると、以下の項目を設定する入力欄が表示されます。

  • タスクの内容
  • タスクの担当者
  • タスクの完了期限
00(1)_Chatworkのメッセージ作成の基本.png

各項目を入力し、「タスクの追加」をクリックすると、担当者にタスクの内容が通知されます。

同時に、追加されたタスクの内容が、グループチャットまたはダイレクトチャットのタイムラインに表示されます。

0x_Chatworkのタスク管理機能:タスクの追加.png

1. タスクの内容を記入する

「タスク追加」をクリックすると、タスクの内容が記入できるようになります。入力欄に、担当者に完了してほしいタスクの内容を記入します。

2. タスクの担当者を設定する

タスク担当者を設定します。担当者に設定できるのは、タスクを作成するグループチャットまたはダイレクトチャットのメンバーです。

担当者は複数人設定することもでき、自分をタスクの担当者にすることも可能です。

3. タスクの期限を設定する

タスクを完了してほしい期限を設定します。期限は日付だけではなく、時間も設定することができます。

「タスクを追加」を押すと、タスクが追加されます。

Chatworkのタスク管理機能:タスクの確認

自分が参加しているグループチャットまたはダイレクトチャットで追加されたタスクについて、確認できるのは以下のタスクです。

  • 自分に追加されたタスク
  • 自分が追加した(依頼した)タスク
  • 自分以外に追加されたタスク

なお、自分が参加していないグループチャット内のタスクや、自分以外のユーザーがマイチャット内で追加したタスクは確認できません。

追加されたタスクを確認する

自分に追加された(自分が担当者に設定されている)タスクは、右側カラムと右上アイコンどちらからでも確認することができます。

02(1)_Chatworkのタスク管理機能:タスクの確認.png

タスクを確認する方法(1)右上アイコンから確認する

右上のアイコンをクリックします。

タスクに設定された期限ごとに、自分に追加されたタスクの内容を確認できます。

03(1)_Chatworkのタスク管理機能:タスクの確認.png

すでに完了したタスクを確認したいときは、「完了タスク」のタブをクリックします。


タスクを確認する方法(2)右カラムから確認する

各グループチャットの右側に、そのグループチャットで追加されたタスクが表示されています。初期設定では、自分が担当者のタスクのみが表示されています。

「自分のタスクのみ表示」のチェックをはずすと、自分以外に依頼されたタスクを確認することができます。

05_Chatworkのタスク管理機能:タスクの確認.png

なおグループチャット内にタスクがないと、タスクは表示されません。

自分が自分に追加したタスクもここに表示されます。

Chatwork上で自分に追加されたタスクを完了する

自分に追加されたタスクには、「完了」ボタンがついています。「完了」ボタンをおすと、タスクを追加したユーザーに通知が届きます。

また、タスクを追加したグループチャットのタイムラインに完了したタスクが表示されます。

06_Chatworkのタスク管理機能:タスクの完了.png

なお、追加されたタスクを削除することもできます。削除したタスクは、完了通知がされません。

Chatwork上のメッセージをタスク化する

タイムライン上のメッセージをそのままタスクの内容にコピーすることもできます。

タスク化したいメッセージの上にカーソルをおくと、「タスク」というボタンが表示されます。

07_Chatworkのタスク管理機能:タスクの完了.png

「タスク」ボタンをクリックすると、引用付きのメッセージがタスクの内容にコピーされます。

Chatworkのタスク管理機能の活用方法

グループチャットのメッセージは、簡単に送信できる一方、時間が経つとほかのメッセージに埋もれてしまうおそれがあります。

タスクは右上アイコンとグループチャットの右カラムからいつでも確認ができるため、見落としが少なくなる点が特徴です。

以下のような場面では、チャットではなく、タスクを利用して仕事の依頼をすると便利です。

タスクの完了期限が明確なとき

経費精算や勤怠登録など、完了期限が明確な業務はタスクで依頼をしましょう。

追加されたタスクは担当者が完了期限ごとに確認できるため、見落としや取り掛かり忘れが減ることが期待できます。

タスクの完了状況を依頼者が把握したいとき

全社アンケートなど、依頼する相手が多かったり、完了していない人を把握したい場合はタスクで依頼しましょう。

タスクは複数人を担当者にすることができます。またタスクを依頼した人は、依頼したタスクを右上アイコンから確認することができます。

同じタスクでも、複数人の担当がいる場合は、タスクが複数表示されます。完了した人のタスクは一覧に表示されないため、残っているタスクの数を数えることで完了率が分かります。

チームでの仕事にはタスク管理機能を活用しよう

タスク管理機能は、チームで仕事をする際に大変便利な機能です。

タスクを依頼する際は、そのタスクが埋もれず担当者に確実に伝わること、担当者がタスクを期限内に完了したかどうか把握できることが重要です。

Chatworkのタスク管理機能を使うと、タスクの依頼が簡単で確実になります。チームメンバーに仕事を依頼する際に、ぜひおためしください。

またChatworkには、タスク管理機能以外にもファイル管理機能など、その他機能も充実しています。下部よりダウンロードできる無料動画で、Chatworkの操作方法をぜひ習得してください。

知らなかった!Chatworkの便利な活用ヒント集
Chatworkを10倍使いこなす!使い方のヒント

Chatwork(チャットワーク)使っているけど、チャット機能だけしか使っていない…なんてことはありませんか?

Chatworkで業務を進めているみなさまへ、Chatworkをより便利に使うためのヒントをお伝えします。

この資料一冊で、業務をより効率的に進めるためのChatworkの機能や活用方法がまるわかりです。

明日から使える具体的なヒントが満載ですので、ユーザーのみなさまはぜひ参考にしてください。

ダウンロード
Chatwork

Chatwork

Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

関連記事