Chatworkで従来のコミュニケーションツールの弱点を克服！

Chatworkは従来のコミュニケーションツールの弱点を克服してくれています

貴社の事業内容について教えてください。

小林：当社は東京にあるアトラスホールディングスという事業会社で、意匠設計事務所「カイ設計」と構造設計事務所「アトラス設計」の2社を子会社に持ち、建築設計・監理業務を行っています。

どのようなことがきっかけでChatworkを導入されることになられたのでしょうか？

小林：当社が業務の効率化の指導を受けていたコンサルティング会社とやりとりをするためにChatworkの導入をすすめられたのが最初の出会いでした。2019年初め頃の出来事でした。

その時は米国のビジネスチャットツールとChatworkのどちらが良いかを試してみるように言われて、両方とも試した結果、使い勝手が良かったChatworkを選びました。

当初はフリープランで使用をしていました。利用していたのは、そのコンサルティング会社とやりとりを行うためだけで、利用者は3名だけでした。

1年ほどたったタイミングで緊急事態宣言が発令され、その時にChatworkを有料プランに切り替えました。

有料プランに切り替えられた理由を教えてください。

小林：緊急事態宣言が発令され、原則全員が自宅勤務になったため、密にコミュニケーションをとることができるChatworkを当社のオフィシャル・コミュニケーション・ツールとして使うことになりました。

在宅勤務の方とのやりとりはいかがでしょうか？

小林：コロナ禍が落ち着きつつある現在ですが、今も数名ほど家庭の事情で在宅勤務の方がおられます。

在宅勤務者とは、ChatworkとChatwork LiveやZoomを併用することで日常的にやりとりを行っておりますが、非常に便利です。

メールや電話だとコミュニケーション・コストが高いので、従来の仕組みを使っていたら、現在のように効率的なやりとりをオフィスの外にいる人とは、できなかったと思います。

在宅勤務者も、オフィス勤務の人も垣根なしで、同じくらい容易にコミュニケーションをとることができるのはChatworkを導入したからだと思っています。

職業柄、施工図や図面などのサイズが大きなファイルを共有しながら業務を進めることが多いのですが、ChatworkだとFaxをとるような大変な作業をせずに、携帯で写真をとってデータで簡単にあげることができますし、本当に楽です。

Chatworkを導入される前と後で何か変化を感じられましたか？

小林：Chatworkを導入する前はメールや電話、Faxを利用していたのですが、それらのコミュニケーションツールが実は不便なことに気がつきました。

既存のコミュニケーションツールのどういった点を不便に感じられましたか？？

小林：電話だとお互いの時間を拘束しますし、記録を取ることが出来ないので後で言った言わないの議論になることもあります。あと、同時に複数の人と通話できません。

また、メールの場合、情報を整理するのが大変ですし、Chatworkのようにグループを作って同じ相手と情報のやりとりができません。また、文面をフォーマルなものに仕上げなければならないのがとても大変です。CCで送られてきても対応に迷うこともあります。

その点、Chatworkは記録が残りますし、要点だけ書いてやりとりができますし、画像やファイルの共有も簡単で、従来の全てのコミュニケーションツールの弱点を克服してくれています。

Chatworkは「優先順位の高い情報だけ識別して受け取ることができる」ので大変重宝しています

Chatworkを社内に導入するにあたり、ご苦労された点があれば教えてください。

小林：個人的に、特に不都合は感じませんでしたし、私のところに問題として報告されることもまったくありませんでした。

当社の場合、Chatworkを全社導入にしたのは、緊急事態宣言が発令されてからで、従業員に使い方や運用ルールの説明をする暇がありませんでした。

ですから、従業員はChatworkを手探りの状態で使い始め、使っていく間に慣れていき、運用上のルールも使っている間に何となく出来上がったのが実態です。

運用面でお困りになられたことはありませんでしたか？

小林：導入当初は、グループチャットの作成で戸惑いました。

どんなグループを作成したら良いかわからず、少数のグループを作成して運営していたのですが、さまざまな情報が自由に流れ、収集がつかなくなることを経験しました。

また、管理職以上の役職では、社内でグループチャットが立ち上がると漏れなくメンバーに入れられて、たくさんチャットを受け取るようになり、物理的に、全てのチャットに目を通すのができない状態になったこともあります。

しかし、これらの問題は使っていくうちに慣れて解決することができました。

どのように大量の情報に忙殺される問題から解放されたのでしょうか？

小林：ミュート機能を活用しながら、優先順位が高いグループはピン留めし、必要な情報が目に触れられるような状態を作っていきました。優先順位をつけて識別できるのは大変ありがたいと感じています。

従来のコミュニケーションツールにはない情報を選別することができる、これらの機能は大変便利で重宝しています。

グループチャットはどのように分けておられますか？

小林：社外用と社内用で分けて使用しています。現時点では、圧倒的に社内用のグループチャットの数が多く存在しています。

ちなみに社内のグループチャットは、

• 案件
• カイ設計、アトラス設計とホールディングスの3グループ
• 各社の部門ごと（設計部、監理部、総務部、設計課など）
• 各社の役員会、グループ全体の役員会、各社の役職ごと・役職間ごと（部課長、課長係長など）
• 各社ごと全体、グループ全体

などのグループに分類されています。

社外向けでは、士業の先生方、経営コンサルティング会社、内定者といったグループチャットが存在しており、主に業務連絡に使用しております。

Chatworkはどんな業務のやりとりで使われることが多いですか？

小林：社内では、プロジェクト別、グループ別、全社で業務のために情報共有、業務の進捗やと完了報告、レクリエーション、といった目的別に分けて使用しています。

例えば、新規の案件を受けた時に、窓口が何人かいますので、概要欄に当該案件に関する情報を整理して記載したものを共有することを行っております。

社外では主に士業の先生方やコンサルタントと、それらの方々にお任せしている専門業務に関するやりとりがほとんどです。

概要欄を有効活用されて、とても上手にChatworkの機能を使いこなされておられますね

小林：そうですね。グループチャットのタイトルに物件名、顧客名、プロジェクト名を書いて、概要欄にその案件の工程や進捗状況などを書くようにしています。

チャットだと情報が流れてしまうので、常に人の目についておいて欲しい情報は、概要欄に残しておく工夫をしています。

また、チャットのグループ名の頭にアルファベットを付けて上手に棲み分けされていらっしゃることに気がつきました

小林：最初の頃に、Chatworkの営業担当の方からプロジェクトならPR、グループならGRのようにグループ名の頭にアルファベットを頭にアルファベットを振っておくと分かりやすくなるとアドバイスいただきまして、今もそのようにしております。

内定者というグループチャットについて教えていただけますか？

小林：緊急事態宣言中にChatworkを使って学生さんの採用活動を行ったのですが、その時に用いたグループチャットです。

これまでは対面で行っていた面接や説明会などをオンラインで行いました。

最初は抵抗がありましたが、実際にやってみてスムーズに進んだので驚きました。

また、特に学生さんから不満を聞くことはありませんでした。

Chatworkを使って採用活動を行った時の方が、普段よりも入社を断られることも少なかった気がします。

Chatworkで気に入っている機能があれば、教えてください。

小林：たくさんありますが、検索機能が充実している点とリアクションマークが人とのコミュニケーションを容易にしてくれている点がとても気に入っています。

メールだと情報があちこちに散らばり、後になって見直したり整理するのがとても大変ですが、Chatworkの検索機能はとても優秀で、欲しい情報を、グループごととキーワードごとで検索をかけて簡単に入手できますし、時系列で整理されていますから　後から見直す時も簡単です。

そしてリアクションマーク。特にダンスをしているアイコンとひょうきんなアイコンが大好きです。自身は年配で硬めの文章を書く傾向が強いことから、この機能を積極的に使うことで相手との距離感を詰めようと心がけているのですが、非常に効果的に感じています。

メールやFAXだと感情を伝えることが困難ですので、ポジティブな気持ちが伝えられるリアクションマークはとても素晴らしいと思います。

Chatworkで共有したい情報に漏れがなくなり、共通認識をもってプロジェクトが進められるようになりました。

Chatworkを使って仕事の進め方や社内の仕組みが変わるようなことがありましたか？

小林：社内の情報共有の方法を統一することで生産性があがりました。

以前は、文章や設計資料をメールで送ったり、社内ファイルサーバーでやり取りしたり、紙でやりとりしたり、口頭でつたえたり、担当者や状況により、いろいろな方法で情報共有をしていました。

そのため、後になってから記録を見返すのが大変でした。

社内導入後は、基本はChatworkを用いて情報共有するルールに変えたのですが、やりとりがスムーズになり、後になって時系列に整理された情報を見直すことが簡単にできます。

当社は設計事務所なので、建物の図面データを数多くとり扱いますが、Chatworkでは大きなデータのやり取りもできますので、以前のようにデータを印刷して渡す手間が省けて、これも非常に助かっています。

Chatworkを導入することで何か感じられたようでしたら教えてください。

小林：情報のやりとりがスムーズになり、対面の打ち合わせの時間が2〜3割削減されています。

いったん情報を共有すると、メールのように再度情報を確認するのに大量に時間をとられることもなくなりました。

その分、他の仕事が出来るようになりましたので、全体的な労働時間が若干短縮されました。

効率的に時間が使えるようになったということですね。　何かChatworkを入れてから時間の使い方や仕事の進め方で変化があったようでしたら教えていただけますか？

小林： 会議の進行が早くなりました。これまでだと、会議が始まってから資料を配布して、参加者が議論をし、誰かが議事録にまとめたのを後日、手にとってから案件が処理されるという流れでした。

それが、今だと、会議の前にChatworkで資料を共有し、その日のうちに議事録を手にした参加者が、案件を当日中に処理するという流れになっています。

今までよりも効率的に時間を使えるようになりました。

効率的に時間が使えるようになった以外にも良かった点がありますか？

小林：情報の共有が非常に簡単で便利になったことです。

当社はフロアを２つ使っていますが、社内のどこにいてもChatworkが入った端末さえあれば、簡単に図面や資料を入手することができるのは、あらかじめ印刷された図面や資料が社内の特定の場所に行かないと入手できなかった当時の手間暇を考えると隔世の感があります。

また、業務を行う場所は、社内だけではありません。管理業務を行う社員は建築現場に行きますし、お客様や行政機関等との打合せをするために外出する社員も多いです。また、在宅勤務を選択している社員もいます。

このようにさまざまな場所にいる社員がChatworkでやりとりすることができると、共有したい情報の洩れがなくなり、共通認識をもってプロジェクトが進められるようになったので、これもすごいことだと思います。

他にもChatworkを使って良かったと思われる点がありますか？

小林：社内で共有している設計ソフトの空き情報の情報交換が早くなり、作業待ちの時間が減って、設計者の作業効率が高くなったことです。

当建築事務所では限られたライセンス数での建築用の設計ソフトを用いて業務を行っております。

通常は全てのライセンスが必要になるくらい設計ソフトが同時に使用されることはないのですが、繁忙期はどうしても設計ソフトを使いたい人が増えるために、やりくりをすることが求められます。

そのやりくりをおこなうためにグループチャットを作って、使っていないライセンスを確認し、すぐに利用したい人が使えるようにしました。

以前だと空いたライセンスを確認するために、使いたい人が皆に聞き回るという作業が発生していたのですが、Chatworkのおかげで確認作業が非常に楽になりました。

Chatworkのご利用方法で、貴社独自のユニークなものがあれば教えていただけますか？

小林：緊急事態宣言が発令されてからですが、Chatworkを用いて朝と晩のあいさつを必ず行うようになりました。

特に時間の指定などでルールを設定することはありませんでしたが、それで安否確認を行えるため、社内に良い習慣を定着することができたと思っております。

最後になりましたが、これからChatworkを使おうと思っている企業へ一言、お願いします。

小林：手軽に情報共有ができるとても便利なツールです。

多くの方にその利便性を体験していただけたらと思います。