無駄な時間が削減され、年間224万円分のコスト削減につながった

情報共有と大容量ファイルの送付手段に課題

2013年よりChatworkをご利用いただき、2018年からは有料プランでお使いいただいています。Chatwork導入のきっかけとなった組織課題は何だったのでしょうか。

河野：Chatworkの導入前は、社内外の連絡手段が電話、メール、口頭に限られていました。口頭や電話では「言った言わない」が起きたり、記憶違いがあったりして、結果的にお客様にご迷惑をおかけする事態が頻繁に起きていました。

また、社内の連絡網や情報共有にはメーリングリストを使用していたのですが、メールだと容量の大きなファイルが送れないという課題がありました。仕事柄、写真や動画、CADファイルなどをよく送るので、メールの容量問題は大きな問題でした。

オンラインストレージを使っていたこともありましたが、ダウンロードに期限があり、過ぎてしまうと再度送付しなければなりません。また、メールはやりとりが多くなると、どれが最新なのかがわかりにくいですし、迷惑メールも多くてストレスがたまります。社員の誰かがうっかり迷惑メールを開いてしまうセキュリティリスクも無視できません。

Chatworkなら、そうした課題を解決できると思いました。

他のチャットツールと比較検討はされましたか。

河野：比較はしておりません。社員のなかにはプライベートチャットを使っている者もいましたが、それらは個人用のツールであり、ビジネスとは分けるべきだと考えました。誤送信による情報漏えいリスクもありますからね。何より、Chatworkと違ってプライベート向けのチャットツールはファイル容量や閲覧期間に制限があるものが多いです。先ほど申し上げたように、ファイルの扱いが一番の課題だったので、大容量ファイルを無期限に保持できるChatwork以外ありえませんでした。

メリットを実感したことでベテラン社員にも浸透

Chatworkを導入する際、懸念点や苦労したことはありましたか。

河野：私は特に懸念や心配はなかったのですが、社員については全員がちゃんと使いこなせるかどうかは気になっていました。社員にヒアリングしたところ、新しいツールが1つ加わることへの不安はやはり持っていたようです。

そうした懸念にどう対処されましたか。

河野：まず、メリットを実感してもらうことを心がけました。そのうえで、Chatworkを使うこと自体を仕事の仕組みに落とし込み、慣れていってもらいました。ベテランの職人のなかには使い方がわからず戸惑う人もいましたが、若い社員がアドバイスするなど引っ張ってくれました。

また、Chatworkと同時期に、社員全員にスマートフォンとタブレットを支給しました。

現場で写真を撮って、すぐにChatworkで共有するといった使い方がされています。スマホやタブレットと組み合わせた際の便利さを体感したことで早く浸透したのではないでしょうか。

社内外問わず情報共有に活用、API連携で業務効率も向上

Chatworkの活用方法についてもお聞きします。グループチャットをどのように分類し、どんなやりとりに使用されているのでしょうか。

河野：グループチャットは、社内、社外、部署、プロジェクト、研修、お客様、採用など、16のカテゴリーに分類しており、必要に応じて都度作成しています。グループチャット内では社員間の連絡や指示報告、お客様情報や工程表などの共有、お客様やパートナー企業との連絡など様々なやりとりを行っています。特に外出先で急を要するファイルの受け渡しや、訪問先で必要になった技術資料の送信などが可能になったことで、業務の連携が強化されました。

いくつか当社ならではの使い方をご紹介します。まず、新人教育における動画活用です。当社では新人が入社した後、ベテランの職人と共に現場に出ます。その際、ベテランの作業を動画で撮影し、Chatworkで共有するようにしています。ポイントはベテランが自ら動画を用意するのではなく、新人が撮影すること。これは、動画がベテラン目線になり、新人にとってわかりにくくならないようにするためです。

次にお客様とのやりとりです。お客様と当社担当者が入ったグループチャットの他に、お客様と当社担当者、さらにパートナー企業の3社を交えたグループチャットもあります。また、お客様に関するやりとりを、当社の社員間だけで行う用途のグループチャットもあります。このように、1社のお客様に関しても、「どの情報をどの範囲まで公開するのか」という基準で複数のグループチャットを設けて情報共有を行っています。

外部ツールとのAPI連携も行っています。たとえば、kintoneと連携することで、作業が終わったら自動でChatworkに送信する機能を実装しました。当社ではkintoneでの作業を終えた後、報告を上げる必要があるのですが、Chatworkとの連携で報告が「ついで」に終わっている状態を構築できました。

GASを活用した自動リマインドも行っています。たとえば出退勤です。当社では、事務所を最後に出た人が電気やエアコンを切ったかどうかをチェックすることにしています。そうしたチェックが自動的にChatworkに送信されるので、誰が最後に退勤したのかなどがすぐわかるのです。

無駄な時間が削減され、年間224万円分のコスト削減につながった

Chatworkを導入した効果について教えてください。

河野：まず、私自身の確認業務が圧倒的に減りました。以前は報連相や確認、承認チェックなどの時間が1日に2時間はかかっていましたが、Chatwork導入後は30分ほどに短縮できています。仮に1年間で毎日2時間、730時間使っていたとすると、183時間まで減ったことになります。人時生産性から計算すれば、約300万円から約76万円へ、224万円のコストが削減できたことになります。さらに、社内会議での印刷物が必要なくなったことで、印刷代の削減にもつながりました。

また、情報共有のスピードが大幅に上がりました。メールや口頭と違って、グループの全員がスムーズに情報を共有できます。休暇の申請にしても、Chatworkで行うようになってから全員に見える化されたため、工事の工程作成も楽になりました。

社員からも、連絡における時間的ロスが大幅に削減できたと聞いています。電話や口頭では記録が残らないため、手書きでメモを残す必要がありましたが、Chatworkなら「連絡」と「メモ」が同時に行えるわけです。伝達すべき相手が多数の場合は、特にこの恩恵が大きいように感じます。

もともと感じていたデータの送信問題も解決しました。メールで大容量ファイルが送れなかったり、オンラインストレージの期限切れにストレスを抱えたりすることがなくなり、データのやりとりが快適に行えています。

連絡や情報共有の円滑化は、リモートワークにも役立っています。総務や経理といったバックオフィスでは、コロナ禍をきっかけにリモートワークを導入したのですが、スムーズに導入できたのはすでにChatworkを活用した情報共有を行っていたからだと思います。

Chatworkの導入を検討されている企業へメッセージをお願いします。

河野：Chatworkを導入したことで、当社では年齢を問わずITスキルが向上するという効果が生まれています。

日常的にChatworkを使い慣れることで、その他のITツールに対する抵抗感もなくなってくるのだと思います。当社にはSEなどのIT専門職はまったくおりません。そんな当社の社内で、APIやGAS、RPAといった言葉が出てくるようになるとは思ってもみませんでした。

Chatworkが社内に定着するのか懸念する会社もあると思いますが、様々な事例から自社に合う使い方を探して取り組むと社内浸透しやすいです。そして、トップがChatworkを使うんだという意思決定をすること。加えて社内に味方を作ると、加速度的に浸透が進みます。

ありがとうございました。

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※記載の内容は取材時点の情報です。現在のChatworkの機能や料金プランとは異なる可能性がございますのでご了承ください。