Chatworkで正確な情報共有の効率化を実現！全国規模の事業拡大にも成功

Chatworkの採用で履歴の追跡や情報共有、プロジェクト管理が簡単に

貴社の事業内容について教えてください

白井： 当社は2017年に私が立ち上げました。

会社の収益の柱となる事業はRILLEE-ON（リリーオン）というフェイシャルサロンの経営で、おおよそ、全体の8割くらいの収益をあげております。

Sonic Fit（ソニックフィット）というリフトアップマシンを使用し、メニューは１つだけ。１メニューに特化したサービスを提供していることが特徴のサロンです。

現在全国の13ヶ所に店舗があり、1店舗を除き全て自社で運営しています。

これまでは主に女性専用サロンを展開してきましたが、今年は別ブランドで男性専用サロンをオープンしました。

それ以外は、美容機器販売や化粧品・サプリの販売もやっております。

Chatworkはどのようなきっかけで最初ご利用いただいたのでしょうか？

白井：私はこの会社を立ち上げる前からChatworkを使用していて、この会社でも使用したいと考えて、会社設立後間もなく導入しました。

メールは、やりとりの履歴を遡って確認することが難しく、また、店舗ごと、プロジェクトごとといったグループによって情報を管理することが簡単ではありません。　そのため、チャットを採用しようと考えたのでした。

当初は、Chatworkの他にも「やりとりとグループ分けがしやすい」という理由でプライベートチャットの導入を検討していたのですが、「仕事とプライベートの区分けができない」と思い、最終的にはChatworkを導入することにしたのです。

導入前に他社製のコミュニケーションアプリと比較検討をされましたか？

白井：私の記憶では、当時はビジネス用途に用いるプライベートチャットがなく、海外製のコミュニケーションアプリも今ほど普及しておらず、Chatwork以外に選択肢はありませんでした。

実際にご利用を開始いただいて、どのように感じられましたか？

白井：プライベートチャットとインターフェイスがよく似ていて、非常に使いやすいと感じました。

これであれば社員にも取引先にも抵抗感が少なく利用してもらえるなと思ったことを覚えています。

多くの方に使われているサービスであるという安心感も手伝って導入を決めました。

Chatworkのお陰で社員の成功・失敗事例の共有がスムーズになり、サービスレベルが向上しています

Chatworkを社内に導入する際の懸念点や不安、苦労したことがあれば教えて下さい。

白井：社内に導入する時は特に困ることはありませんでした。

社員には入社の段階でChatworkのアカウントを開いてもらい使い方を学んでもらいますので、特にトラブルになることはありません。

問題になるのは、外部の方々に初めてChatworkを使ってもらう時です。

当社の場合、フランチャイジーや機械の導入先とグループを作ってやりとりを行うことが多いのですが、ITリテラシーによってはChatworkの導入時につまずく方がおられるので、そういった方達にChatworkのアカウントを開いてもらうのに苦労することがありました。

でも、アカウントを一度開いていただきますと、Chatworkの操作方法がわからずに戸惑うということはなくご利用いただけているみたいです。

グループチャットはどのように分けて使われていますか？

白井：社内と社外で分けて使っています。

イメージは以下のとおりです。

社内：

• 全社員：全社的な連絡を通達
• 店舗責任者：自社が運営する店舗の責任者と主に運営に関する情報を共有
• 店舗：日報用。店舗ごとに作成し該当店舗外の全社員をメンバーに含めている

社外：

• 取引先名：取引先と情報共有
• プロジェクト名：新規でプロジェクトが発生した時に使用
• 士業名：税理士、弁護士、社労士と情報を共有している

社内向けのグループチャットは全てデイリーでヘビーユーズされています。

店舗の日報を全社員が見ることができるようになっているのは、成功事例や失敗事例を共有することで実務に役立てて貰おうという願いがあるからです。スタッフごとにその日起こった出来事、お客様の反応や対応したことなどを報告して貰っています。

ここまでオーダーメイドで施術してくれたサロンは初めてとか、サプリでシミ・肝斑が改善されたとか、Yahoo!ニュースで有名な女優さんが当社のサービスを紹介していたのを知ってすぐに予約を取っていただいたとか、リピートをしてくれた理由などの報告をあげてもらっています。

ここで共有されるスタッフの声は、他のお店のスタッフと共有することで、会社全体の業務の改善に役立っているので大変ありがたく思っております。

大変丁寧な報告がされていますね。

白井：出来るだけたくさんのお客様に関する情報やクレームなど現場の情報を集めることでより良いサービスを提供することができるようにスタッフ一同でがんばっています。

社外向けでは、Chatworkのおかげで、士業の先生方達とうまく情報の共有ができているのですが、取引先とはあまりうまく情報の共有ができていないと感じています。

社外向けではどういった点でうまく情報の共有がうまくできてないと感じられていますか？

白井：取引先から当社に対してChatworkを使ってもっとお客様のご意見や問題点の相談などをあげていただければ、現状を把握し問題を解決した上でノウハウの蓄積ができるかもしれない、と少しだけ歯痒く感じています。

当社の従業員からはたくさん相談事や報告があがってきていますから、取引先が喜んでChatworkを活用して問題点やお客様のご意見を共有する文化を構築していくことが今後の課題のように感じています。

社外用ではグループチャットをどのように活用されていますか？

白井：取引先の場合、発注依頼に対して発送の報告、業務報告、新商品を紹介するホームページに関する情報を共有するなどで活用しています。

士業の先生とは、それぞれの専門領域に関する情報のやりとりを日々行っております。

運用面で何か工夫されていることはありますか？

白井：各店舗のスタッフが、極力、自分に関係する情報だけを受け取るようにグループチャットの運営を心がけています。

例えば、他の店舗の日報を読むことが出来れば、担当店舗の営業活動やサービスを改善するのに役立ちますが、他のお店のイベントに関する告知などを知らされてもあまり役に立ちません。

各スタッフが必要とする情報と受け取る情報がマッチしなかったり、送られてくる情報が過多になることでストレスを感じないように、情報共有時にその棲み分けに気を使っています。

また、コロナになってからは各スタッフに体温を報告して貰うようにして各店舗の衛生管理面での強化活動にも力を入れています。

他にも貴社ならではのユニークなChatworkの使い方があれば教えていただけますか？

白井：当社ではシフトで勤務するスタッフもたくさんおりまして、それぞれ休日が異なります。

管理をするこちらとしては大変ですが、休日には仕事から完全に解放されるように、Chatworkのメッセージが届かないように配慮して運営しております。

実は、これを行うことで、各従業員の勤怠管理も行っています。

貴社特有のChatworkの運営ルールは存在していますか？

白井：これが当社特有の運営ルールなのかどうかはわかりませんが、当社の運営ルールは以下のとおりです。

まず、グループチャットを作る裁量権を持つのは、会社代表の私だけです。

そして、グループチャットの概要欄には、そのグループチャットの用途を明記しています。目的外の情報が共有されないように工夫しているのです。

また、情報共有にズレや漏れが生じないように、前後の文脈も踏まえてより理解が進むように、不必要な報告作業ややり取りを省いた時間短縮、といったことを目的として、個人同士でのやりとりは原則禁止し、基本的にグループ内だけでやりとりを完結させるように徹底しています。

Chatworkだから出来る！情報を効率的に正確に複数のメンバー間で共有

Chatworkをご利用いただいて何か感じられたことがありますか？

白井：Chatworkがなければ、時間の利用が非効率になると思います。

情報を共有するツールとしてすごく良いと思っています。

グループメンバー間で成功事例も失敗事例もすべて効率的に共有できていることに大変満足しています。

日報による報連相も、上司と担当者の間でのみ情報共有が行われるのではなく、関係者全員で情報が共有できるようになることはすごいことですし、間に人が入ることで発生する細かなニュアンスのズレがおきなくなり正確な情報が共有されることは素晴らしいと思います。

Chatworkを使ってみてコスト的にはどう感じられましたか？

白井：特に高いと感じたこともなく、得られるメリットの方が多く、必要経費だと感じております。

最後になりましたが、これからChatworkを使おうと思っている企業へ一言、お願いします。

白井：社内外問わず、効率よくコミュニケーションが取れて認識のずれを防ぐことが出来るツールです。

Chatworkはメールと異なり、要点だけのやりとりで済むので、役職の垣根を越えて簡単に情報共有ができるのがすごいことだなと思います。

プロジェクトや仕事を進めていくには、スムーズなコミュニケーションを行うことが不可欠ですので、それを実現することができるChatworkを導入して損することはありえません。

皆様がChatworkの利便性を体験していただければと思います。