それまで使っていたチャットツールから乗り換えた理由

チャットワークを使おうと思ったきっかけは何だったのでしょうか。

鈴木:弊社はもともと一部の部署でチャットツールを使っていました。たとえばeマーケティング事業本部ではIP Messengerを使っており、私のシステムソリューションセンターではハングアウト、他にもチャットワークの無料版を使う人もいました。ただ、統一ルールがなかったこともあり、便利だという理由で業務に個人のLINEを使うなどセキュリティ面で問題が出てきました。そこで、セキュリティの確保やログの保存ができるチャットツールを正式に導入し、安心して使ってもらおうと考えたのです。

雨森:もうひとつの大きな理由は、それまで部署で使っていたIP Messengerのバージョンアップが止まり、やはりセキュリティ面で問題が出てきたことです。また、IP Messengerは社内LANの中で利用可能、ログを各PCに保存できるなどの特徴があります。それらは長所でもあるのですが、オフライン時にメッセージの送受信ができなかったり、社員が退職してPCの持ち主が変わったときにログをどうするのかといった問題の原因にもなります。総合的に考えて、IP Messengerはやめようという話になったのです。

写真:英会話スクールのサイト
英会話スクールの運営などの「語学事業」やWebマーケティング戦略などの「IT事業」を提供する同社。

サポートの良さとセキュリティの強固さでチャットワークを選択

チャットワーク以外のツールは検討していらっしゃったのでしょうか。

鈴木:そうですね、いくつか検討して、特にSlackは最後まで候補でした。決め手になったのはローカライズの問題ですね。ツールを使っていると、必ず想定外のトラブルが起きます。起きないツールは存在しないといってもいい。そんなときにチャットワークはすぐにコミュニケーションがとれて相談できます。実際、導入時にはいろいろと相談させていただけたので正解だったと思います。

チャットワーク導入時に懸念していたことはありましたか。

鈴木:やはり、セキュリティ面です。使い勝手がいいだけにチャットワークを利用して外部へ情報やファイルを流出させてしまわないかを懸念しました。これは、チャットのログがとれたり外部との接続を制限したりできる「エンタープライズプラン」を選択することで解決しました。また、運用ルールとして「外部とのやり取りは許可制」「機密や個人情報は載せない」といった規約を作り、チャットの概要欄に記載しています。それさえ守ってもらえればあとは自由に使っていいことにしています。

雨森:もともと社員はIP Messengerを深く使い込んでいましたから、素直にチャットワークに移行してもらえるかどうかも懸念材料でしたね。ただ、LINEを使っている人は比較的早く使い方を覚えてくれましたし、導入後は他の部署からも使いたいという要望があって、今は当初想定していた人数よりもはるかに多くの社員が使っています。

鈴木:現在、チャットワーク利用者は500名以上に増えています。これからさらに増えると思いますね。

写真:インタビューの様子
eマーケティング事業本部R&D事業部 次長 エンジニア 雨森潤様(左)、システムソリューションセンターITベースサポート部 部長 鈴木徹様(右)。

プロジェクトを進行するための電子会議室として活用

普段はどのようなやり取りにご活用いただいているのでしょうか。

鈴木:eマーケティング事業本部とリンゲージ事業本部という大きな2つの部署で利用しているほか、管理系の部署でも使っています。社内の日常の連絡やちょっとした相談事、会議のアポイント取りなどあらゆるコミュニケーションに活用しています。一部の社外の方との連絡にも使っていますが、その場合は先ほど申し上げたように許可制にしています。

雨森:グループチャットで電子会議室的な利用をすることも定着しつつありますね。

電子会議室とは何でしょうか。

鈴木:何かプロジェクトを進めるのに、いちいち顔を合わせて会議をするのは時間がかかります。提案があるなら1人がチャットワークにポンっと投げて、それに対してメンバーが意見を出し合うというやり方で多くの話し合いは完結できるんですね。それに、チャットならすべてログが残りますから、言った言わない論争も起きません(笑)。

雨森:最終決定するには顔を合わせる必要があるかもしれませんが、そうでないところはすべてチャット内でやろうという流れができつつあります。

鈴木:1人で複数のプロジェクトに関わっているといろいろと混乱することもあるのですが、グループチャットだとテーマ別に分かれているので整理しやすいですし、プロジェクトを同時並行するのに役立っています。

チャットワークの導入でメールは10分の1に、会議は半分以下に

チャットワークを使ってみてよかった点を教えてください。

鈴木:簡単な相談事や連絡を思い立ったときにさっと送れるようになりました。メールよりも簡単に送れますし、誤送信の心配もないので、社内連絡においてはメールの利用率が激減しましたね。体感的には10分の1以下になっています。もちろん、メールの良さもあります。硬めの会話を残しておきたいときや、会話ではなく全体に通達して終わりという場合はメールを使います。ただ、そこから会話に発展したり意見の交換をしたりするのはチャットですね。

雨森:プロジェクトの進め方が完全に変わりましたね。隣の席にいる人ならその場で直接話しをすればいいのですが、部署をまたぐようなプロジェクトだとこれまでは予定を調整して会議をする必要があったのです。それがチャットワークでできるようになったので、会議の回数がかなり減りました。平均すると半分くらいにはなったんじゃないでしょうか。スケジュール調整が少なくなって、すごく楽になりました。

鈴木:想定外によかったのはタスク管理ですね。チャットってどんどん会話が進むので、重要な発言が流れていってしまうんです。それをタスクとして拾い集めておくと、あとで確認するのが楽になります。

メッセージとタスクが一緒になっている良さも感じています。タスクからメッセージに戻れるので、タスクに関する詳しい情報や必要な会話がすぐに確認できる。スピード感もありますし、何をすればいいのかがわかりやすいです。それまでタスク管理はグループウェアでおこなっていたのですが、IP Messengerでやり取りして、それをコピーしてグループウェアを立ち上げてそこに貼り付けて......と手間だったんですよね。チャットワークになってから、ひとつのツールで完結できるようになったのが良かったですね。

雨森:僕はタスクがどれくらいたまっているかを人に見られたくないので、マイチャットで管理しています。抱え込んでいるって思われたくない!(笑)

鈴木:使い方は人それぞれですね(笑)。でも皆、便利に使っています。

グラフ:所要時間の図解

チャットになじみのある世代を中心とした導入を推奨

これからチャットワークの導入を検討している企業へメッセージやアドバイスなどをお願いします。

鈴木:チャットになじみのある人を集めたコアグループを作った方がいいと思いますね。LINEを使いこなしている世代を中心に広げていくのがいいのではないでしょうか。上からではなく、下から広げていかないと会社の文化として根付かないと思うので。

雨森:チャットツールは世の中に多数出ているので、企業ニーズによる比較が重要だと思います。トラブルは必ず発生するものなので、それに対してどう対応してくれるかは重要です。セキュリティやサポートを重視するのでしたら、チャットワークは安心しておすすめできますよ。

写真:インタビューを受けてくださったおふたり