イベント運営において、チャットワークは神ツールです

日本初のコワーキングイベント「Coworking Conference TOKYO 2012」

「Coworking Conference TOKYO 2012」とは？

山川 : 2012年6月16日、東京で初めて開催された、全国のコワーキングスペースの関係者が一同に集うイベント。

主催・運営は、コワーキングスペースを経営するZEN Coworking 山川ジャッキーさん、下北沢オープンソースCafe 河村奨さん、ホームページ制作の株式会社トリニティワークス 滝口信哉さん、MODX Japan PRマネージャー 御影けいさんを中心とした有志のメンバーでおこなわれた。

当日は、34のコワーキングスペースの出展、500人以上の来場者を集め、パネルディスカッションなどで盛り上がり、大成功をおさめた。

イベント開催にあたり、どんな準備が必要だったか教えてください。

山川 : 「出展企業との連絡」「制作物の作成」「イベント内容の企画」といったさまざまな準備が必要でした。山川さんは参加企業・関係各社との連絡を、広報は河村さん、ホームページは滝口さん、無線LANは御影さんという具合に、各人が得意な分野を担当しました。

押寄せるFacebookメッセージに、思わず「やるって言うんじゃなかった...」

イベントの準備にChatworkを使い始めたきっかけを教えてください。

山川 : 最初、イベント参加企業との連絡をFacebookメッセンジャーでおこなっていましたが、出展企業の募集開始を境に、やり取りの量が爆発的に増え、主催者側がパンクしてしまいました。このままではまずいと思っていたところ、Chatworkの存在を知り利用し始めました。

「主催者側がパンク」について詳しく教えてください。

山川 : 準備初月の3月、翌4月はFacebookメッセンジャーで連絡を取りながら、問題なく準備は進んでいました。ところが、5月のゴールデンウィーク明けに事態は一変しました。出展企業の募集開始に加え、「コワーキングビザ（※全国のコワーキングスペースを無料もしくは優待価格で利用できる仕組み）」のプレス発表をしたことでイベントへの申し込みが殺到したのです。

Facebookメッセンジャーで、約60人とのやり取りが延々と続き、24時間メッセージ到着音が流れ続け、iPhoneの電池は2時間で切れ通話も不能になりました。2日間眠れず、相手にもメッセージ着信音が鳴ると思うと、メッセージを送る時間を考えるようになりました。「やるって言わなければよかった...」と、この時ばかりはそう思いました。

Chatworkの導入で、状況把握にかかる時間を50%も削減

Chatworkはどのような形で活用しましたか？

山川 : まずは、出展企業との連絡をChatworkに統一しました。

次に、映像チーム・会場チーム・懇親会チーム・備品の用意・ホームページの制作などの業務別にグループチャットを作り、用件別に仕事を進めていきました。

イベントの事務連絡手段をChatworkに変更すると、運営はどう変わりましたか？

山川 : すべてが明快になりました。Facebookメッセンジャーでは、大量のメッセージをやり取りすると「誰がどんな問い合わせをしてきて、どう返事をしたのか」ということが分からなくなってしまい、業務が破たんしてしまいました。

一方Chatworkにすると、同じようにやり取りしているにも関わらず、何が、今、どうなっているのか分かるようになりました。出展企業との連絡を引き受け、怒涛のメッセージの受け答えをしていた私は、「これは神ツールだ！」と思いました。

滝口 : Chatworkはマネージャーの役割を果たします。イベントを催す時、通常は、1人マネージャーがいることが前提となりますが、Chatworkを使えば、今回のように自分の仕事を持ちながら、有志で集まったメンバーでも情報が管理され、運営が破たんしなくなります。

実際、イベントの工程管理のために線表（ガントチャート）を4月に作ろうと言っていたのですが、Chatworkを入れたら、いつの間にか必要なくなっていました。画面上のやり取りを読むだけでガントチャートと同じ効果があったのです。

ロゴやURLの収集が大変！というホームページ担当の悩みを一挙解決

イベント運営で欠かせない業務で、特にChatworkが役に立った点を教えてください。

滝口 : ロゴやURLの収集でとても役に立ちました。

というのも、イベント用のホームページには参加・協賛企業の情報とロゴがずらっと並ぶものです。そこに表示させる正確な情報を集めるのは、本当に大変な作業です。社名を表示させるのか、ブランド名なのか、リンク先URLはどれにすればいいのか、あいまいな情報がバラバラに集まってくる。どこにリンクさせればいいのかは、主催者は判断できないので、ひとつひとつ問い合わせることになります。必要データ提出の締切を設けたものの、募集告知開始から、イベント当日までの1か月間でオープンするスペースがいくつもあったため、思うようにはいきませんでした。

この混乱の中、Chatworkは、タスクとファイルを組み合わせて使える仕組みがあり、届いたロゴファイルに依頼文を書き添えて、タスクとして作業担当者に知らせることができました。おかげで、抜けもれが一切出ませんでした。Facebookメッセンジャーのままだと、何かを見逃していたと思います。

御影 : 購入品の管理にも良かったです。会場の無線LANには、520回線も接続があったのですが、この準備に必要な買い物をすると、「LANケーブル100m買いました。」と書いておくのです。

山川 : そうそう、これは予算管理にも役立ちました。スポンサーからの予算があるのに、気付いたらけっこう使っている。でもChatworkを見るだけで、これまでに何を買ったのか分かるようになりました。

「ぐだぐだ運営地獄に落ちていたところが一転、天国に行けました。」

Chatworkは今回のイベント運営において、何のツールだったと言えるでしょうか？

山川 : 神ツールですね。ないと地獄に落ちていたところが、天国になりましたよ。もしもChatworkが無かったら、イベント当日に「物がない」「人がいない」というハプニングだらけの、グダグダのイベントになったと思いますが、実際には素晴らしい運営ができました。

滝口 : Chatworkを使って準備をすすめると、やることリストに対してリーダーを立てるだけで、自動でそのパートが進んでいきました。私は情報の整理は苦手ですが、Chatworkは画面を見るだけで「この仕事終わってないよね。」と直感で分かりました。おかげで、情報の取りこぼしや意思疎通できていない点が一切なく、スムーズな運営になりました。

最後に、イベント運営の予定がある、イベント運営に興味があるという読者に一言お願いします。

河村 : 市民団体が集まるイベント、有志のイベント、このような状態でも使いきれるのがChatworkです。組織がなくても、リーダーがあいまいでもコミュニケーションの流れの中で使えます。これはとても大きいことと思います。

通常、組織やグループではコミュニケーションを誰かが管理しないといけませんが、Chatworkをコミュニケーション管理者にしておけば、マネージャーを立てなくてもある程度管理できてしまいますよ。イベント運営にはおすすめです。