700人の学生イベントを大成功に導いたのがチャットワークです

学生が大舞台で自分の夢を語るイベント 『学生ドリプラ』

『夢・学生ドリームプレゼンテーション』について教えてください。

和久 : 『夢・学生ドリームプレゼンテーション』実行委員会は23名の学生と4つの運営局で構成されています。主な活動は、イベントの企画運営と、プレゼンターの夢を半年かけてブラッシュアップすることです。

運営にあたっては、協賛などの支援を受けずに運営しました。その理由は、企業に自分たちが返せるものが今はないと思うからです。運営資金は入場料でまかないました。667人以上集まれば赤字にならないと算出できたので、自分たちの力で運営をしようと決意しました。結果は約700人が集まり、赤字を出さずに運営できました。2013年は3回目の開催で、1000人の参加を目指しています！お客さんである学生から「ドリプラを見て変わりました！」と言ってくれる人がめちゃくちゃいてて、嬉しかったです。

実行委員会の皆さんは大学が違うそうですが、日ごろはどのように活動していますか？

和久 : 学生団体のサポートをしてくれる、HOMEと呼ばれる一軒家（会員制）に集まってイベントの準備をしています。2週間ごとにミーティングをおこない、開催1週間前にはここに皆で寝泊まりをしてイベントを完成させました。

実行委員会メンバーは別々の大学だから、情報共有が一番大切なのに...

なぜChatworkを使い始めたのですか？

和久 : 関西外大・追手門など、メンバーが兵庫・大阪・京都と大学がバラバラなので情報共有が一番大切になってきます。そのために、最初はメーリングリストやFacebook・サイボウズなど、いろいろ使いましたが上手くいきませんでした。試行錯誤の中でChatworkを使いはじめ、やってみたら上手くいったという感じです。

メーリングリストやサイボウズは、何がうまくできなかったのですか？

和久 : 学生ということもあり、誰が・何を・いつまでにするのか曖昧になりやすいし、送った資料がどこにいったか分からなくなってしまうというのが悩みでした。これに対し、メールは一応見ますが、情報が拡散していって、何の話がどうなっているのか分からなくなっていました。Facebookは見る癖がつきにくく、LINEはどんどん流れていくので「あれどうなった？」となりました。サイボウズは使ったものの過疎化しました。読みにくい・資料のやり取りが不便・タスクの進捗を確認しにくいといった問題があったからです。Chatworkはこれらに比べ、見た目や使い方がシンプルで分かりやすく、使いこなすことができました。

誰が・何を・いつまでにすれば良いかハッキリ分かるChatwork

Chatworkでは、「誰が・何を・いつまでにするのか曖昧になりやすい」という問題は解決しましたか？

和久 : はい！たとえば、これまではミーティングで決まったことがどうなったか分からなくなりがちでしたが、Chatworkでミーティングの議事録をとり、その場で決定したことを「タスク追加・期限設定」をするので、何をすべきかとても分かりやすくなりました。このおかげで、決めたことが曖昧なまま終わることがなくなりました。

情報共有がうまくいくようになると、業務はどのように変わりましたか？

和久 : 特に連携が必要だったのは、企画局と広報局なのですが、企画局で決めたことを広報局に拡散してもらう時に、細かい伝達がうまくいきました。また、局が違う人がミーティングをしている時に、他局の人は出席する必要はありませんが、チャットを見ておいてもらうことで話が早くなりました。ファイルを一元化できたことも大きくて、ファイルを探すことがなくなりました。おまけにミーティングに参加できなかった人も、Chatworkで議事録を見るだけで、話しの流れが分かるし、ファイルも受け取れるのでとても助かりました。

企画局の村上さんは、どのような点が良くなったと感じていますか？

村上 : 資料作りに役立ったのと、忙しいメンバーの助け合いができるようになったことです。企画は資料作成が多かったので、どこまで資料が進んでいるのかを把握するのは大変です。共有することがとても多くて、広報・誘導などさまざまな担当があり、誰が何をやっているのかChatworkで分かることで、「今ここ手伝えるよ」と忙しい人をフォローできるようになりました。

企画局の資料の中でも、全40ページの当日運営マニュアルは傑作でした！ドリプラは4時間のイベントで、照明運営・ダンス用の音響・リスクマネジメント・司会者の原稿など、分単位で構成されています。マニュアルが簡単なものだった昨年は、イベントが1時間近く押しましたが、今回はマニュアルと十分な情報共有のおかげで30分早く終わりました。

企画局・広報局など、各局で必要なグループチャットを作って運営

どのようなグループチャットを作って運用したのですか？

和久 : 10個以上の専用グループを作って情報を共有しました。

学生ドリプラ実行委員会で作った主なグループチャット

• マニュアル作成のためのグループ
• 議事録の確認をするためのグループ
• チケットの販売報告グループ
• 10人分のプレゼン作りを支援するグループ
• 企画グループ
• 広報グループ
• 事務局グループ
• 合宿選抜グループ

イベント終了後は、Chatworkのファイルを全部ダウンロードしてフォルダに保管しました。資料は、1年間活動するとすごい量になります。以前はデスクトップにバーッと並んでいたのですが、綺麗になりました。心の乱れはデスクトップに表れると思うので、Chatworkのおかげで心も穏やかになったんじゃないかな。

無駄な負担が50％以上軽減され、本当にやりたいことに注力

情報共有の他にも役に立ったことはありますか？

和久 : 事務作業は50%以上減ったと思います。たとえば、昨年はチケット販売の報告に3日ぐらいかかっていましたが、今年は「チケット販売チャット」にリアルタイムに販売報告を上げていき、ほんの数時間で終わりました。また、僕のように管理する側の人間は一番やることが減ったと思います。というのも、学生イベントの特徴は、1週間前がすべてです。昨年はメーリングリストだけでやっていて、1週間前がむちゃくちゃしんどかった。

一方、今年はChatworkなどのツールをめちゃくちゃ活用したので、僕はほとんどやることがなくて楽だったんですよ。それを振り返った時に、情報共有がやりやすかったからじゃないかと感じています。全体の責任者というのは、何も無かったとしても不安になります。「あれは？集客は？プレゼンターは？」という感じで、とりあえず不安だった。

今はタスク一覧で仕事の状況が見られるので、何でも落ち着いて対処できるようになったなと思います。

メンバーのみなさんは情報共有以外で役に立ったことは？

村上 : メンバーの事務作業はめっちゃ減ったと思います。企画局はメンバーとなかなか会えないので、でかいです！特に資料の作成がスピードアップしたのは大きくて、「これ出しました」→「直しました」→「じゃあこれでOK！」という流れが凄く早いです。Chatworkはパッとコメントが上がるじゃないですか。チャットならではの簡単さがあります。

また、二度手間も回避できました。誰かには言っているけど、皆には伝わっていないことがあります。「この話ばっかりしてるわ」という感じになって、本当にやりたかったことができなくなっていましたが、今は本当にやりたいことをやれるようになりました。

イベントは大成功。「思いを形にしやすくなった！」と実感

最後に、イベント運営をする方、学生団体の方に向けてメッセージをお願いします。

和久 : 僕は、メンバーには、イベントが終わった時に「タスクをこなすのが早くなりました」とか、「企画書を作れるようになりました」とか言ってほしくない。本当に大切な夢をちゃんと持って引退してほしいんです。思い重視なんですけど、思いを形にするためには色んなツールを活用しなくちゃいけなくって、いざ使ってみると、思いを形にしやすくなった！とChatworkを導入して思いました。

「あんなこと、こんなことしたいね！」でも進まない...みたいな。思いが強い人にはこのパターンが多いです。それをChatworkを使って、議事録グループを作ってやっていると具体的に話が進むようになり、有耶無耶になることがなくなりました。学生団体はお金はもらえないし、どっちかと言えばお金を使うほうです。その活動に、メンバーは時間を提供してくれるので、委員長として何を与えられるのかと考えた時に、成長だと思ったんですよね。だから、思いを形にするためにこれからもChatworkを使います！