事務量が30％減り「協会ビジネス」の運営が極めて効率的になりました。より使命に注力できるようになり、売上げも1.5倍です

思考と空間の整理のプロ「ライフオーガナイザー」を育て、日本人の幸福度を上げる！

日本ライフオーガナイザー協会は、片づけのプロ『ライフオーガナイザー®』を育成し、日本に「暮らしやすさ」を広めることを目的に活動している。

公益法人制度が改正された日にあたる、2008年の12月1日に「一般社団法人」を取得した、「協会ビジネス」の草分けとしても知られており、テレビ放送もされた注目の大会『協会アワード2013』では大賞の『文部科学大臣賞』を受賞するなど、成功している協会団体として全国に認知されている。

高原理事長の、「片づけを通じて生活を楽に！」という想いから生まれた実績は華々しい。2008年に協会を設立してからは、「片づけのプロ養成講座」から『ライフオーガナイザー®』という職業を知ってもらうための「入門講座」まで、戦略的に講座を作り上げ、述べ16,000人以上がこれらを受講。片づけのプロとして独立できる資格の保持者は1,300人を超えた。

講座のみならずPR戦略も巧みである。協会設立当初、メディア露出は高原様が中心だったが、「片づけのプロ」が育ってくると雑誌やテレビへの出演を有資格者に依頼するようになり、彼女たちはスタープレイヤーに成長。『ライフオーガナイザー®』として自立・独立するだけでなく、商業出版の著者も15名以上輩出した。

2015年現在、1,000名以上のアクティブな会員が在籍。女性98％（平均年齢44.8歳、既婚者85％、子供あり77％）の組織となっている。会員は、ほぼ大半が個人事業主であり、彼女たちが日常的に使いやすいインフラといえば「コストの安いITツール」である。

そのため、これまで「無料のITツール」を利用して、講座の開催情報、協会からの情報発信、会員同士の横のつながりに活用してきたという。

無料のツールより、協会の仕事を安心して動かせるツール

Chatworkを使い始めたきっかけを教えてください。

高原 : Chatworkは、ある協会代表者からの紹介で知りました。「協会運営にとても向いている」とのことでしたが、新しいツールの導入は面倒と感じ、必要に迫られていなかったこともあり、この時は聞き流しました。

その後、利用中の「メール共有システム」のサービス終了や、「会員が交流するためのSNS」のサーバダウンが相次ぎました。このSNSは、無料のサービスで、サーバダウン時にツール提供者とは連絡がつきませんでした。

ダウンのタイミングが重要イベントの直前だったこともあり、他の方法でリカバリをするのが大変でした。

「コミュニティがあり交流できること」は協会の会員特典であり、会費もいただいているので「SNSのサービス提供者が悪い」では済ませられません。講座の開催計画や教材の発注もそのSNSでおこなっていたので、代替の業務連絡をする必要も生じました。これはまず、より安心できる方法に変えなければと思いました。

そんな時、再度Chatworkの利便性・使い方・安全性などを、熱く面白く聞く機会がありました。「ビジネス専用で、これなら安心して協会の業務連絡ができる」と感じ、利用を決めました。

決断から、協会にChatworkが定着するまでは早かったですね。「オフィシャルツールをChatworkにする」と講師達に伝達し、その1か月後には完全移管しました。

認定講師・1級取得者など約200人と常時つながり、あらゆる業務連絡をおこなう　

Chatworkの使い方を教えてください。

高原 : あらゆる仕事をChatworkで進めています。

協会スタッフとの連絡、事務作業の外注先との連絡、認定講師とのやり取り、全国のチャプター（支部）との情報共有、講座運営、イベント開催や書籍制作などのプロジェクト進行など、すべてです。

協会事務に携わるスタッフは約10人で、Chatworkのビジネスプランを利用しています。そのほか協会の認定講座の講師をしている方を中心に、約200人の協会員（ほぼ女性・平均年齢44.6歳）がChatworkでアクティブに連絡をしています。

会員は個人でChatworkアカウントを取得しており、活用頻度により無料プラン・有料プランの方がいらっしゃいます。

時間と情報のオーガナイズに成功。事務時間は30％減、売上1.5倍

Chatworkの導入効果について教えてください。

高原 : 時間的な効果が一番大きいです。情報がChatworkに集約されており、目的ごとにグループチャットを作っているので情報を探す手間が少なくなりました。

また、1回あたりの連絡にかかる時間は、メールより短縮されました。メールは1通打つのに少なくとも2〜3分はかかりますし「お世話になります」などの言葉も必要です。一方Chatworkはチャットなので、「まいど！」など挨拶も気さくな言い方を使えますし、用件も「コメント1〜2行」でOKです。これによりすべての主要な人たちとのやり取りが短縮され、大幅な時短につながりました。

おかげで事務作業にかかる時間は全体で約30％減りました。

こうして浮いた時間に、新しいことを考えたり、人と会ったりして、より協会理念の「もっと楽に、もっと生きやすく」を具現化する活動ができ、結果として売上も上がりました。約1.5倍です。

「タスク機能」を使い「講座情報の掲載依頼」や「教材の発送の依頼」などの業務をおこなうことで、作業の抜け漏れもなくなりました。依頼した仕事が完了したことは、グループチャットの参加者に見えるので、作業の進捗をいちいち確認しなくても良くなりました。

Chatwork（チャットワーク）のタスク管理機能の使い方 | ビジネスチャットならChatwork

Chatwork（チャットワーク）のタスク管理機能は、チームで仕事をする際に大変便利な機能です。タスクで依頼すると、そのタスクが埋もれず担当者に確実に伝わります。また、担当者がタスクを期限内に完了したかどうかの把握も簡単です。

「1級認定講座」の受講条件は、ネットにつながるPCを持っていること

大きな効果が出ていていますが、導入時に苦労や工夫した点があれば教えてください。

高原 : Chatworkは他のツールに比べてシンプルなので、導入のハードルは感じませんでした。会員は98％が女性で、彼女たちが利用できていることから考えて、女性にとっても使いやすいツールなのでしょう。個人的にもChatworkが無かったら仕事ができないぐらい使い込んでいて、使いやすいと感じています。

当協会の会員は女性が98％、平均年齢は44.8歳なので、ITリテラシーが高いとは言えませんが、会員のほとんどは個人事業でありローコストのインフラを必要としています。そのようなツールはITツールしかありません。そのため、有料で仕事を受注できるようになる「ライフオーガナイザー1級認定講座」は、「インターネットにつながるPCを持っていること」を受講条件にしています。スマートフォンやiPadだけではNGです。「PCがまったく分かりません」という人がいないので、Chatworkの使い方を伝えると、みんな覚えて使いこなします。他の協会の方のお話しを聞くと、「PCなんて！」「ツールを取り入れるのは大変！」という声も多い中で、比較的ITツールの活用が進んでいるのはこのためではないでしょうか。

トップダウンで導入し、「レクチャー動画」で使い方を学習

高原 : Chatworkは最初トップダウン的に導入しました。そして、Chatworkを初めて使う方には、まず「使ったら必ず仕事に役立つ」ことと「実際に使って効率的に仕事が進んでいること」を伝えます。そして、Chatworkのレクチャー動画を「使い方を学習するためのグループチャット」で配信し、必ず視聴するようにと「タスク形式」で伝達します。この方法でレクチャー動画を確実に視聴してもらい、使えるようになっていただいています。講師たちも「えっ！」と思いながらも、使わないと仕事にならないので使ってくださいます。

Chatwork（チャットワーク）初心者が知っておくべき操作と始め方 | ビジネスチャットならChatwork

Chatwork（チャットワーク）の初心者や、まだChatworkを使ったことがない方向けに、Chatworkの始め方と、最低限覚えておくべき基本機能と操作方法を紹介します。Chatworkの基本機能である、メッセージの送信、音声/ビデオ通話、タスク管理、ファイル管理を最低限使えるようにしておくと活用できるでしょう。

時間と情報をオーガナイズできる、協会ビジネス向きのツール

最後にメッセージをお願いします。

ライフオーガナイズ（全体を整えて仕組み化すること）の三要素「情報・時間・物」のうち、「時間のオーガナイズ」が最も重要です。仕事で一番時間がかかるのは「人とのコミュニケーション」です。これをChatworkに一元化し、より短い言葉でやり取りできるようにすれば、もっと時間を有効活用できるようになります。

Chatworkは、ライフオーガナイザーがおすすめする、協会ビジネスにぴったりのビジネスツールです。