思考と空間の整理のプロ「ライフオーガナイザー」を育て、日本人の幸福度を上げる!

日本ライフオーガナイザー協会は、片づけのプロ『ライフオーガナイザー®』を育成し、日本に「暮らしやすさ」を広めることを目的に活動している。

公益法人制度が改正された日にあたる、2008年の12月1日に「一般社団法人」を取得した、「協会ビジネス」の草分けとしても知られており、テレビ放送もされた注目の大会『協会アワード2013』では大賞の『文部科学大臣賞』を受賞するなど、成功している協会団体として全国に認知されている。

協会アワード2013表彰式の様子。写真中央が日本ライフオーガナイザー協会の高原理事長。

高原理事長の、「片づけを通じて生活を楽に!」という想いから生まれた実績は華々しい。2008年に協会を設立してからは、「片づけのプロ養成講座」から『ライフオーガナイザー®』という職業を知ってもらうための「入門講座」まで、戦略的に講座を作り上げ、述べ16,000人以上がこれらを受講。片づけのプロとして独立できる資格の保持者は1,300人を超えた。

講座のみならずPR戦略も巧みである。協会設立当初、メディア露出は高原様が中心だったが、「片づけのプロ」が育ってくると雑誌やテレビへの出演を有資格者に依頼するようになり、彼女たちはスタープレイヤーに成長。『ライフオーガナイザー®』として自立・独立するだけでなく、商業出版の著者も15名以上輩出した。

2015年現在、1,000名以上のアクティブな会員が在籍。女性98%(平均年齢44.8歳、既婚者85%、子供あり77%)の組織となっている。会員は、ほぼ大半が個人事業主であり、彼女たちが日常的に使いやすいインフラといえば「コストの安いITツール」である。

そのため、これまで「無料のITツール」を利用して、講座の開催情報、協会からの情報発信、会員同士の横のつながりに活用してきたという。

片づけと収納がらくになる仕組みづくりライフオーガナイズ もっと心地いい暮らし方』日本ライフオーガナイザー協会 (監修)

無料のツールより、協会の仕事を安心して動かせるツール

重要イベントの準備中に業務連絡に利用していた「無料のSNSサービス」がダウン。別の連絡手段に切り替えるなど、リカバリに一苦労。無料ツールに頼ることのリスクを体感した。
チャットワークを使い始めたきっかけを教えてください。

高原 : チャットワークは、ある協会代表者からの紹介で知りました。「協会運営にとても向いている」とのことでしたが、新しいツールの導入は面倒と感じ、必要に迫られていなかったこともあり、この時は聞き流しました。

その後、利用中の「メール共有システム」のサービス終了や、「会員が交流するためのSNS」のサーバダウンが相次ぎました。このSNSは、無料のサービスで、サーバダウン時にツール提供者とは連絡がつきませんでした。

ダウンのタイミングが重要イベントの直前だったこともあり、他の方法でリカバリをするのが大変でした。

「コミュニティがあり交流できること」は協会の会員特典であり、会費もいただいているので「SNSのサービス提供者が悪い」では済ませられません。講座の開催計画や教材の発注もそのSNSでおこなっていたので、代替の業務連絡をする必要も生じました。これはまず、より安心できる方法に変えなければと思いました。

そんな時、再度チャットワークの利便性・使い方・安全性などを、熱く面白く聞く機会がありました。「ビジネス専用で、これなら安心して協会の業務連絡ができる」と感じ、利用を決めました。

決断から、協会にチャットワークが定着するまでは早かったですね。「オフィシャルツールをチャットワークにする」と講師達に伝達し、その1か月後には完全移管しました。

「『安価なITツール』は協会運営と、会員さんの仕事に絶対必要ですが、『無料のツール』だけに頼ることはリスクが高いことを『イベント直前に起こったサーバーダウン事件』により実感しました。」と高原様。

認定講師・1級取得者など約200人と常時つながり、あらゆる業務連絡をおこなう 

チャットワークの使い方を教えてください。

高原 : あらゆる仕事をチャットワークで進めています。

協会スタッフとの連絡、事務作業の外注先との連絡、認定講師とのやり取り、全国のチャプター(支部)との情報共有、講座運営、イベント開催や書籍制作などのプロジェクト進行など、全てです。

協会事務に携わるスタッフは約10人で、チャットワークのビジネスプランを利用しています。そのほか協会の認定講座の講師をしている方を中心に、約200人の協会員(ほぼ女性・平均年齢44.6歳)がチャットワークでアクティブに連絡をしています。

会員は個人でチャットワークアカウントを取得しており、活用頻度により無料プラン・有料プランの方がいらっしゃいます。

心斎橋の協会オフィス、出張先、どこにいても全国のライフオーガナイザー数百名とつながっている。(左)/書籍制作、イベントなどのプロジェクト進行もチャットワークでおこなう。(右)
協会のチャットワーク画面。講師・資格所持者 約200人が参加中。協会内の事務連絡、講師200人とのやりとり、講座運営、プロジェクト進行など、あらゆる業務をチャットワークで進めている。エモーティコン(感情を表すイラスト)を使って柔らかく伝達できる点や、ファイルを楽に送受信できる点が良いと言う。

時間と情報のオーガナイズに成功。事務時間は30%減、売上1.5倍

チャットワークに重要な情報を集約した結果、Gmailに重要な連絡が届く頻度は減り、メールを検索する回数も減った。
チャットワークの導入効果について教えてください。

高原 : 時間的な効果が一番大きいです。情報がチャットワークに集約されており、目的ごとにグループチャットを作っているので情報を探す手間が少なくなりました。

また、1回あたりの連絡にかかる時間は、メールより短縮されました。メールは1通打つのに少なくとも2〜3分はかかりますし「お世話になります」などの言葉も必要です。一方チャットワークはチャットなので、「まいど!」など挨拶も気さくな言い方を使えますし、用件も「コメント1〜2行」でOKです。これにより全ての主要な人たちとのやり取りが短縮され、大幅な時短につながりました。

おかげで事務作業にかかる時間は全体で約30%減りました。

こうして浮いた時間に、新しいことを考えたり、人と会ったりして、より協会理念の「もっと楽に、もっと生きやすく」を具現化する活動ができ、結果として売上も上がりました。約1.5倍です。

「タスク機能」を使い「講座情報の掲載依頼」や「教材の発送の依頼」などの業務をおこなうことで、作業の抜け漏れも無くなりました。依頼した仕事が完了したことは、グループチャットの参加者に見えるので、作業の進捗をいちいち確認しなくても良くなりました。

「タスク」で全国から講座情報の掲載依頼が届く。講座概要を協会ホームページに掲載してもらう時に「タスク機能」を使う。抜け漏れが無くなり、進行状況を誰でも把握可能になった。

「1級認定講座」の受講条件は、ネットにつながるパソコンを持っていること

「効率化できると伝え、レクチャー動画で学習してもらっています。」
大きな効果が出ていていますが、導入時に苦労や工夫した点があれば教えてください。

高原 : チャットワークは他のツールに比べてシンプルなので、導入のハードルは感じませんでした。会員は98%が女性で、彼女たちが利用できていることから考えて、女性にとっても使いやすいツールなのでしょう。個人的にもチャットワークが無かったら仕事ができないぐらい使い込んでいて、使いやすいと感じています。

当協会の会員は女性が98%、平均年齢は44.8歳なので、ITリテラシーが高いとは言えませんが、会員のほとんどは個人事業でありローコストのインフラを必要としています。そのようなツールはITツールしかありません。そのため、有料で仕事を受注できるようになる「ライフオーガナイザー1級認定講座」は、「インターネットにつながるパソコンを持っていること」を受講条件にしています。スマホやiPadだけではNGです。「パソコンが全く分かりません」という人がいないので、チャットワークの使い方を伝えると、みんな覚えて使いこなします。他の協会の方のお話しを聞くと、「パソコンなんて!」「ツールを取り入れるのは大変!」という声も多い中で、比較的ITツールの活用が進んでいるのはこのためではないでしょうか。

トップダウンで導入し、「レクチャー動画」で使い方を学習

高原 : チャットワークは最初トップダウン的に導入しました。そして、チャットワークを初めて使う方には、まず「使ったら必ず仕事に役立つ」ことと「実際に使って効率的に仕事が進んでいること」を伝えます。そして、チャットワークのレクチャー動画を「使い方を学習するためのグループチャット」で配信し、必ず視聴するようにと「タスク形式」で伝達します。この方法でレクチャー動画を確実に視聴してもらい、使えるようになっていただいています。講師たちも「えっ!」と思いながらも、使わないと仕事にならないので使ってくださいます。

時間と情報をオーガナイズできる、協会ビジネス向きのツール

最後にメッセージをお願いします。

ライフオーガナイズ(全体を整えて仕組み化すること)の三要素「情報・時間・物」のうち、「時間のオーガナイズ」が最も重要です。仕事で一番時間がかかるのは「人とのコミュニケーション」です。これをチャットワークに一元化し、より短い言葉でやりとりできるようにすれば、もっと時間を有効活用できるようになります。

チャットワークは、ライフオーガナイザーがおすすめする、協会ビジネスにぴったりのビジネスツールです。

「チャットワークは、ライフオーガナイザーがおすすめする、協会ビジネスにぴったりのビジネスツールです。」と高原様。