無駄な時間コストを大幅に削減し、社長自身の時間捻出の最大化に寄与

プライベートチャットの「同時ログイン不可」「既読機能」に課題を抱えていた

まず、御社の事業について教えてください。

宮下：当社は平成15年に創業し、飲食店経営と整備工場から事業を始めました。現在は建設業、不動産仲介業、飲食業、コンビニストア経営、MAZDAディーラー、経営コンサルティングなど事業を多岐にわたって展開しています。

事業の幅が非常に広いのですね。

宮下：そうですね。ただ、ばらばらに見えて実は一貫した考えに基づき事業を拡大しています。その考えとは、「隣地戦略」です。たとえば、保険業を営んでいると、お客様の多くが車を所持しており、新たに買い換える人も出てきます。最初は車屋さんを紹介していましたが、それなら自分たちで整備したり売ったりしたいと考えてディーラーと整備工場を始めました。さらに板金は外注していましたが、これも効率的ではないので鈑金工場も自前でつくりました。このように、既存事業とシナジーのあるビジネスに進出していくのが隣地戦略の考え方です。

多角化経営のお手本のようですね。そうしたなかで、Chatworkを導入することになったきっかけはなんだったのでしょうか。

宮下：Chatworkを導入する以前の5〜6年前当時は、社内でプライベートチャットが主に利用されている状態でした。しかし、プライベートチャットはプライベートでは便利かもしれませんが、業務で使うには問題の多いツールです。たとえば、端末の同時ログインができません。PCでログインするには、他の端末から一旦ログアウトしなければならないのです。業務ではノートPC、デスクトップPC、スマートフォンなどを適切に使い分ける必要があります。その際、いちいちログアウトとログインを繰り返すのは現実的ではありません。

もう1つの課題は権限管理です。退職者が出た場合、社内のチャットから外す必要がありますが、プライベートチャットではそれが簡単ではありません。もし、退職後もチャットに残り続けてしまうと、セキュリティ上の問題が発生する可能性があります。

また、プライベートチャットの特徴である既読機能にも課題がありました。様々な事業を行っているため、休日でも他の社員がチャットでやりとりすることがあるのですが、その際にうっかりチャットを開いて既読をつけてしまうと、返信しないといけない気になって休日でも軽く返事してしまうのです。あるいは、見ただけで返信せずにいると、今度は翌日以降になってそのタスクを忘れてしまっていたりします。

最後にデータ共有です。プライベートチャットは送受信したデータが一定期間で削除されてしまい、検索性も良くありません。やりとりしたデータがしっかりと残り続け、後から簡単に検索もできるツールの必要性を感じていました。

これらの課題を解決するために導入したのがChatworkです。お付き合いのある社労士の先生に相談したところ、Chatworkをご紹介いただきました。

コミュニケーションにおいてChatworkはもっとも優れたツール

他社のチャットツールと比較検討はされましたか。その中でChatworkを選んだ決め手は何だったのでしょうか。

宮下：Chatwork導入時は他社との検討は行いませんでした。現在は事業や相手によって他のビジネスチャットツールなども使い分けていますが、なかでもコミュニケーションに関してはChatworkがもっとも優れていると実感しています。

どちらかといえば、比較したのはメールですね。メールアドレスはありますが、当社のように事業を多角化している場合、グループ会社ごとにドメインも違ってくるので、社員が会社を移ったりすると追跡するのが大変です。

また、同時期に社内のIT化プロジェクトを進めており、クラウドストレージやクラウド勤怠管理システム、クラウド会計ソフトなどを導入していたことから、連絡ツールについても情報管理やデータ共有がメールより容易なビジネスチャットに移行するべきという考えでした。

社内だけでなく社外とのやりとりも極力Chatworkに統一

Chatworkの導入について、社内外の反響はいかがでしたか。導入する際の懸念点などはありましたか。

宮下：申し上げたように、社内ではそれまでプライベートチャットがメインに使われていました。そこに新しいチャットツールを導入したわけですから、最初は抵抗感を持つ社員も少なからずいたと思います。ただ、プライベートチャットを禁止して連絡ツールをChatworkに一本化し、導入を進めた結果、プライベートチャットにはないChatworkのメリットを感じてもらえました。現在ではChatworkがなければ仕事ができないくらいの認識にまでなっています。

また、最初は社員がダイレクトチャットを使いたがることに苦労しました。Chatworkは情報を共有するためのツールですから、1対1でのやりとりになるダイレクトチャットは使ってほしくありません。そこで、ルールとしてダイレクトチャットを禁止して対処しました。もちろん、なかには他の人に聞かれたくない話もあるでしょう。ですが、そういった内容はダイレクトチャットではなく、対面で伝えるべきだと考えています。具体的には、退職や欠勤、遅刻などの連絡ですね。こうした重大な連絡については気軽なチャットではなく対面を推奨することで、起きにくくなると考えています。

他に大変だったのは、社外の取引先への定着です。たとえば、経営コンサルティング事業の顧問先とのやりとりはChatworkを使用しており、現在では「Chatworkを使うこと」を契約する際の条件にしています。

最初はこの条件を理解してもらうのに苦労しました。顧客には「Chatwork以外で連絡されても返信はかなり遅くなる」ことをはっきりと伝えて、会社の都合でChatworkを使用できない場合は個人アカウントを作成してもらってでも使用してもらっています。さらに、契約する際にChatworkの導入レクチャーを丁寧に行い、プライベートチャットとの違いやChatworkならではのメリットをしっかり伝えることで懸念を払拭しています。

当社は自動車、建設、不動産、損保生保代理店、飲食、コンビニと幅広い業界に関わっているので、これまでにかなりの会社さんのChatwork導入に貢献してきました。ひょっとしたら、Chatworkの回し者なんじゃないかと思われているかもしれませんね。

コンサル顧問先や注文住宅の顧客ともChatworkで情報共有

ここからは、Chatworkの具体的な活用法についてお聞きします。どのようなグループチャットを作成されているのでしょうか。

宮下：グループ会社、部署、店舗、顧問先ごとにグループチャットを作成しているほか、税理士や社労士とのやりとりもChatworkを使用しています。その他、多数のグループチャットを作成しています。

グループチャットではどのようなやりとりが行われているのでしょうか。

宮下：たとえば、「税務チャット」なら、顧問税理士や会計担当者がメンバーに入って、情報共有や次回のアポイントなどをやりとりしています。あるいは、コンビニエンスストアや飲食店、ディーラーなどの店舗であれば、店長や幹部、社員など立場別のグループチャットに加えて、通達や連絡、回覧などのグループチャットも用意して情報共有を行っています。

各事業を超えてやりとりすることもあるのでしょうか。

宮下：もちろん、ありますよ。たとえば、当社は福利厚生の一環として、社員であればオイル交換や車検が割引で受けられます。その際、作業を行うのはグループ企業の自動車会社なので、自動車会社と別のグループ企業の社員がチャットで頻繁にやりとりを行っています。「オイル交換をお願いしたいんですが」「この日ならいいですよ」といった具合です。

こうしたやりとりは、Chatworkがなければおそらく電話でしていたでしょう。ですが、電話では細かい内容までメモしきれません。そもそも、社員からの依頼はビジネス上の利益につながるわけではないので、相手の時間を拘束する電話だと頼みにくくなってしまうかもしれません。

社外の方とはどのようなやりとりをされているのでしょうか。

宮下：まず、コンサルティングの顧問先とは、資料や試算表、決算書の共有などを行っています。契約している労務士とは、社員の履歴書や賃金台帳、雇用契約書、勤怠管理システムの情報共有を行っています。また、保険代理店事業では法人契約しているお客様との事故報告や保険金請求など、やりとりをすべてChatworkで行っています。Chatworkなら当社の担当者が何人もメンバーに入っているので、ほぼ24時間体制で対応できますからね。

当社ならではといえるのが、建築事業部での活用です。注文住宅のお客様とグループチャットを作成し、完成するまでチャットでやりとりします。お客様が街で見かけて気に入ったクロスなどの写真をアップされたり、住宅ができあがるまでの履歴を残したりするのに便利です。プライベートチャットと違ってアップした写真データが削除されない仕様が効いていますね。

無駄な時間を削減することで社長自身の売上を最大化

Chatworkを導入した効果について教えてください。

宮下：電話する時間が明確に減りました。体感では9割くらい減った感覚があります。私への連絡は基本的にChatworkにして、電話はしないでほしいと伝えてありますからね。また、クラウドでの情報共有が容易になったおかげで、紙の印刷コストは削減できたと感じます。

とにかく大きいのは、社長である私自身の時間短縮につながっていること。たとえば、私は顧問先と月に1回対面で会いますが、その際に必要な書類などはあらかじめChatworkで共有してもらっています。それを事前に読み込んで対面の打ち合わせに臨むことで、目の前で書類を読むという無駄な時間をなくせるのです。その結果、1日に会える人数が増えて私自身の時間の価値を高められます。結果として、私自身の売上高の最大化を図れるのです。

Chatworkの導入を検討されている企業へメッセージをお願いします。

宮下：Chatworkは非常に使いやすいツールです。携帯でもPCでも、いつでもどこでも使用可能なので、打ち合わせ中や信号待ちなどちょっとした時間でサッとタスク処理ができます。そうした積み重ねが、案件数の増加や信頼獲得につながります。

ありがとうございました。