使いやすくてセキュア
“堅い”雰囲気の中小企業に最適

ビジネスのスピードを上げるために、コミュニケーションの促進が必要だった

まず、御社の事業について教えてください。

片岡さん：当社は創業から90年以上の歴史の中で、地元・新潟を中心に金融サービス業を営んできました。現在は住宅ローンつなぎ融資事業とリノベーションマンションの販売事業をメインにおこなっています。

Chatworkを導入いただいたきっかけについて教えてください。

片岡さん：大きな理由は、社内のコミュニケーションを促進するためです。当社は営業店が5店舗あり、なおかつ本社が2フロアにわたっているため、スピーディーなコミュニケーションができていませんでした。たとえば複数の部署が関係するプロジェクトを進める場合、コミュニケーションのスピードが遅く、今誰がボールを持っているのかわからなくなる事態も見受けられました。コミュニケーションを推進して、そのような課題を解決するためにChatworkを導入しました。

Chatwork以前はどのような方法でコミュニケーションを取られていたのでしょうか。

片岡さん：以前は電話とメールが主な連絡手段でした。あとは導入しているグループウェアの掲示板機能で連絡事項を通知することが多かったです。ただ、メールは1通つくるのに手間もかかりますし、宛先やCC、BCCなどを毎回設定するのも大変です。

草深さん：当社が導入しているグループウェアにはチャット機能がなく、プロジェクトメンバーや部署メンバーで円滑にコミュニケーションする手段がなかったのです。その役割をChatworkが担ってくれました。

使いやすさと高いセキュリティ性が決め手

Chatworkと比較・検討したツールやサービスはありましたか。その中でChatworkを選んだ決め手についても教えてください。

片岡さん：海外製のチャットツールも含めて比較しましたが、Chatworkが一番使いやすかった点が決め手になりました。海外製のツールは横文字が多く、ITリテラシーが高くないと使いこなせない印象でした。当社は社員の年齢層も幅広くITリテラシーもまちまちでしたので、「社員の誰にとっても使いやすい」という点を重視して比較し、Chatworkを選びました。

水上さん：コストの安さ、サポートやFAQの充実度、他のソフトウェアとの連携の充実度もChatworkを選んだ理由です。Chatworkはユーザー数が多いため、ビジネスチャットの中でも高いプレゼンスがあり、今後も他のソフトウェアとの連携が期待できると考えました。それに加えて、セキュリティ設定や監査機能がある点も高評価でした。比較検討していた他社サービスではログを取得できる期間があまり長くないのですが、Chatworkは長期間にわたりログが取得できます。

片岡さん：セキュリティについては、当社が金融サービス事業をおこなっているということもあり、もっとも気にかけた部分です。サーバーの場所が国内にあることや、データの流出などのセキュリティインシデントが過去に起きていない点もChatworkを評価した理由です。

草深さん：何よりChatworkが当社の組織文化に"馴染んだ"ことがよかったですね。たとえばChatworkには既読機能がないため、「読まなければ」という圧力が生まれにくいです。その代わり、当社ではリアクション機能を「読んだ」ことの意思表示として活用しています。Chatworkのこうした特徴が、当社にはちょうどよかったのだと思います。

「気軽さ」を強調することでスムーズに社内浸透

Chatworkの導入にあたって懸念点はありましたか。

片岡さん：やはり社内に浸透するかどうかは不安がありました。対策として、最初は経営戦略部の中だけで利用して、事前に使いやすさや当社にマッチするかなどを確認しました。部内で問題ないことが確認できてから、全社導入に踏み切りました。また、これは嬉しい誤算だったのですが、全社導入の時期に経営戦略部のメンバー2名が異動となり、異動先の部署でもChatworkの利用が進んでいったようです。

水上さん：全社導入の際は、社員に対して「Chatworkは気軽に話す場所です」という伝え方を意識しました。というのも、当社の組織文化がどちらかといえば堅めということもあり、そのままだとチャットの利点である気軽さが生まれにくいと考えたからです。実際、最初の頃はメールのような挨拶文をチャットの頭につけている人もいました。ただ、役員もこうした「気軽なコミュニケーション」という方針に理解を示してくれて、自ら積極的に利用してくれたこともあり、トップダウンでChatworkを利用しやすい雰囲気が生まれていったように思います。

草深さん：事前に社内のPCをデュアルモニターにしていたことも功を奏した印象です。たとえば左モニターで業務を、右モニターでChatworkを、といった使い方をしています。

複数部署が関わるプロジェクトの運用がスムーズに

Chatworkをどのように活用しているか教えていただけますか。

片岡さん：グループチャットは主に3種類あります。部署ごとのグループ、プロジェクトごとのグループ、連絡用のグループです。

水上さん：たとえば当社には「社内報製作委員会」というプロジェクトがあるのですが、こうした部署間連携が必要なプロジェクトでは専用のグループチャットを作成し、効率的にコミュニケーションを取っています。私たち経営戦略部はプロジェクトベースで動くことが多いので、プロジェクト用のグループに多く参加しています。

片岡さん：特に1年に1回しか活動しないプロジェクトでは、Chatworkのログと検索機能が頼りになります。今までは前回活動したときの記録を探すのが大変でしたが、Chatworkなら長期間ログが保存されており検索もできるので、1年前のやりとりもすぐに見つけられます。

水上さん：同じ質問を何度もしなくていいというのもメリットですよね。たとえば総務部では「この業務はどうすればいいのか」という質問が毎日のように飛び交うんです。Chatworkなら過去のやりとりが記録されているので、過去にもあった質問なら検索して解決できます。いわば社内Wiki的な活用をしています。質問する側も質問される側も時間を取られないので助かります。

片岡さん：プロジェクトで発生した成果物や疑問、質問などのやりとりは残しておきたい「ストック情報」ですが、Chatworkはそうしたストック情報が自然にたまっていくので、ナレッジベースとしても機能しています。

電話やメールの手間が減り、コミュニケーションのハードルも下がった

Chatworkの導入効果について教えてください。

片岡さん：導入目的でもあった「コミュニケーションの促進」は達成できたと感じています。Chatworkを使えば相手が不在であっても"報連相"が可能ですし、相手の仕事を邪魔しないので連絡しやすくなったと思います。絵文字やリアクションといったカジュアルな機能がコミュニケーションのハードルを下げてくれたので、その結果としてコミュニケーション量が増えたのだと感じています

草深さん：今まではちょっとした話をするときには内線を使うことが多かったのですが、相手が会議などで席を外していると、かけ直す手間がかかっていました。Chatworkを導入したことで社員同士のアポ取りが簡単になり、気軽に打ち合わせしやすくなったと感じています。

片岡さん：たしかに内線をかける数はかなり減ったと思います。特に総務部は経理処理方法の質問などで内線がひっきりなしにかかっていたので、内線が減って業務にも好影響が出ているのではないでしょうか。

水上さん：社内の連絡はほとんどがChatworkに置き換わったので、社員同士でのメールも少なくなったと思います。チャットを頻繁に送りあっているので、文字でのコミュニケーションが組織文化として根付いてきた印象を受けています。文字コミュニケーションが増えた結果、業務の指示漏れや受け取り間違いが減ったと思います。

Chatworkの導入を検討している企業へメッセージをお願いします。

片岡さん：ツール導入の際に「あれもしたい、これもしたい」と要件が膨らんでしまうことはよくあると思いますが、多機能すぎるツールでは定着率が低くなってしまうのではないかと思います。Chatworkはコア機能であるチャットに機能が絞られているので、非常にシンプルで使いやすいです。多くの中小企業にぴったりだと感じます。

ありがとうございました。