メールやプライベートチャットの課題を解消し、成長企業の情報共有に貢献

メールやプライベートチャットでの情報共有に課題を感じていた

まず、御社の事業について教えてください。

南郷：WITHDOM Groupは福岡県宗像市、古賀市、久留米市を中心に、新築住宅の設計・施工、住宅リフォームの設計・施工、不動産売買事業を行っています。また、新築住宅のフランチャイズ事業や、住宅事業者様向けのYouTube集客コンサルティング事業も展開しています。

Chatwork導入のきっかけとなった組織課題は何だったのでしょうか。

南郷：社内の情報共有に課題感を持っていました。もともと社内での連絡はメールとプライベートチャットが中心で、ファイルはサーバに置いて共有するといった方法をとっていました。ただ、メールはどうしても文章がかしこまってしまい、気軽にやりとりする雰囲気にはなりません。そのため、チャットならすぐに終わるようなやりとりにもかなり時間がかかったりしてしまいます。

では、プライベートチャットはどうかというと、やりとりのスピードは速いのですが、送信した添付ファイルが一定期間で削除されてしまったり、情報を探しにくいといった問題がありました。また、プライベートチャットのビジネス版と個人のプライベートチャットが混在してしまっており、会社として管理しづらいという問題がありました。

もう1つ、プライベートチャットの課題として感じていたのが、社員の意識の問題です。プライベートチャットはプライベート用のツールという印象が強いので、仕事とプライベートの切り分けがやりにくいのです。そのため、やりとりの内容も公私混同の雰囲気があり、仕事を甘く見てしまう恐れがあると感じていました。

そのような意識を変える意味でも、会社としてオフィシャルのチャットツールをしっかりと選定する必要があったのです。

Chatworkは使いやすくビジネス向きのツール

他社のチャットツールと比較検討はされましたか。

南郷：特に比較はしておりません。Chatworkを知ったのは、YouTube集客コンサルティング事業を始めたのがきっかけです。法人のお客様に「Chatworkでやりとりしませんか」とご紹介いただき使い始めました。その際に、Chatworkはとても使いやすいなと感じて、他のお客様とも利用するようになり、その流れで社内にも導入したのです。

どのような点が使いやすいと感じましたか。

南郷：まず、インターフェースがビジネス向きである点です。たとえば、概要欄に仕事で必要な情報を記入したり、スプレッドシートへのリンクを張ったりと、プライベートチャットでは難しいことがChatworkなら簡単にできます。当時、プライベートチャットに感じていた課題も、Chatworkなら解決できそうだと思いました。今ではすっかり情報共有のプラットフォームになっていて、もう抜けられません（笑）。

Chatworkの導入について、社内から反対意見などはありましたか。導入する際の懸念点などはありましたか。

南郷：Chatworkの導入については決定事項としてトップダウンで進めたので、反対意見などは特にありませんでした。それまで使用していたプライベートチャットは、BtoCでのお客様とのやりとりを除いて使用禁止としました。

部署や役職別にグループチャットを分類

ここからは、Chatworkの具体的な活用法についてお聞きします。どのようなグループチャットを作成されているのでしょうか。

南郷：全社向けのグループチャットのほか、役職別のグループチャット、部門別のグループチャット、案件ごとのグループチャットなどに分けて作成しています。

導入当初は全社チャットを中心に活用していたのですが、それだと情報が混在してしまい混乱のもとになってしまうので、現在は情報ごとにグループチャットを細かく分けています。たとえば、「入金」チャットなら入金に関する情報だけ、「土地情報」なら土地の価格に関する最新情報だけをアップするという使い方です。各情報については参加メンバーも必要な人だけに絞っています。先ほどの入金グループチャットでいうと、現場監督は入っていません。現場監督の業務には無関係ですし、逆に不要な情報まで目に入ると業務のノイズになってしまいますから。

情報をグループチャットで整理することで、全社チャットは本当に全社に流す必要のある情報だけに特化できました。たとえば、全体会議の日程や新卒の内定式やレクリエーションに関する話題などです。また、YouTubeの制作案件についても制作チームとその他のチームなどが横断的にからむことから全社チャットでやりとりしています。

仕事とプライベートの切り分けにも貢献

必要なメンバー間で必要な情報をやりとりし、業務とプライベートもしっかりと区別する。メリハリの効いた活用法です。

南郷：そうですね。仕事とプライベートが混在していたプライベートチャットでは難しかった"意識の切り替え"が実践できています。仕事とプライベートを分けているからこそ、社内サークルチャットでは冗談なども飛び交ういい雰囲気が作れていると感じます。

他ツールとの連携に概要欄も積極活用

概要欄はどのように活用されていますか。

南郷：概要欄は現在のところ、そのグループチャットに関連するスプレッドシートのURLを貼り付けています。ただ、今後はSalesforceとBoxを導入して、スプレッドシートから情報管理を移行する予定です。ですから、Chatworkの概要欄にもSalesforceやBoxのURLを記載して、アクセスしやすいようにしていきます。

社外との活用はいかがでしょうか。

南郷：フランチャイズ事業を行っていることもあり、社外とのChatwork活用も行っています。最初だけメールでやりとりしても、すぐにChatworkに移行することにしています。Chatworkを使うことについては、当社の方から提案することが多いのですが、断られることは稀ですね。すでにChatworkを導入済みという企業も多くなっており、Chatworkの浸透ぶりを実感しています。

以前はBtoBでのやりとりはメールが中心でした。ですが、申し上げたようにメールはかしこまってしまうのでやりとりのスピードが落ちてしまいます。ビジネスのスピードアップにはチャットが必須ですが、だからといってプライベートチャットはカジュアルすぎる。そういう意味で、Chatworkはちょうどいい立ち位置のツールだと感じています。

Chatworkは企業のコミュニケーション構築のベースになるツール

Chatworkを導入した効果について教えてください。

南郷：課題だった情報共有が楽になったと感じます。やりとりのスピードが上がり、正確に情報が伝わるようになりました。また、電話やメールなどの立ち位置も明確になり、ツールの適切な使い分けもできるようになったと思います。

電話やメールの立ち位置というと？

南郷：たとえば、給与関係など他の人には聞かれたくない話を少人数に伝えるときはメールを使うこともあります。Chatworkでもいいのですが、やりとりが一時的であることがわかっている場合は、わざわざグループチャットを作成するほどでもないですから。

場合によっては電話も使用するし、口頭で伝えることもあります。社員を褒めるときや緊急時などは、感情をのせて伝えたいからです。

ニュアンスなども含めて"正しく伝える"のは意外と難しいのですね。

南郷：そうですね。チャットで周知して、口頭でも伝えて、緊急時は電話でも伝える。そんなふうに何度も伝えることで、ようやく伝えたいことが正確に伝わるのです。

当社は事業成長を続けており、社員数も倍々のペースで増えています。当然、組織拡大にともなって情報共有はどんどん大変になっていきます。そのようなタイミングでプライベートチャットからChatworkに切り替えられたのはよかったですね。

Chatworkの導入を検討されている企業へメッセージをお願いします。

南郷：Chatworkは組織内コミュニケーションを構築するベースとなりうるツールです。特に売上が伸びたり、社員数が増えたりと、組織拡大中の企業には導入をおすすめします。当社の場合は電話やメールもまだ必要だと考えていますが、それらでは難しい部分をChatworkが担ってくれています。生産性を上げる意味でも、ぜひChatworkを活用してみてください。

ありがとうございました。