“段取りが8割”の建設業に最適
営業効率が向上し案件も増加

文字で履歴を残す文化がなく「言った、言わない」が起きていた

まず、御社の事業について教えてください。

木村：当社は明治時代に鍛冶屋として創業し、現在は土木や建築、木造住宅、不動産などの事業を手がけています。公共工事をはじめ、土地探しから造成、住宅建設まで地域の暮らしに根ざした仕事を行っており、トンネル掘削に使う火薬類（爆薬等）も取り扱っています。

Chatwork導入のきっかけとなった組織課題は何だったのでしょうか。

木村：建築の現場はたくさんの人や会社が集って仕事をする場です。そのなかで重要なのは情報共有なのですが、これまで社内の報告・連絡・相談が思うようにいかず、業務が滞ることが多々ありました。原因はコミュニケーションの手段です。当社にはそもそも文字で履歴を残すという文化がなく、電話や対面など口頭で伝えることがほとんどだったため、あとから「言った、言わない」でもめることもありました。

かといってメールは文面を作るのが面倒です。会社名と肩書を書いて、相手の名前を書いて、「お世話になっております」から始めて......とメールならではの作法が多すぎます。そこで導入したのがChatworkでした。

Chatworkはプライベートチャットの課題を解決してくれるツール

他社のチャットツールと比較検討はされましたか。その中でChatworkを選んだ決め手は何だったのでしょうか。

木村：当初、活用していたのはプライベートチャットです。ですが、ここにも課題がありました。まず、写真などのデータが一定期間で削除されてしまうことです。住宅建設は1〜2年はかかるプロジェクトであり、かなり前のファイルを参照することもよくあります。それなのに、データが保持されていないのでは困ります。

また、プライベートチャットは本来プライベートで使用するツールなので、プライベートのグループと仕事のグループが1つのアプリ内に混在することになります。すると、仕事のグループに送るはずだった情報を誤ってプライベートのグループに送信してしまうなどのミスも発生しやすいのです。

「既読」をつけると返信しなければいけない空気になるのも困りものです。仕事中にうっかりプライベートのプライベートチャットを見てしまって既読をつけるのが嫌で、あまりビジネスではプライベートチャットを使いたくないと思っていました。

そんな折、取引先の会社がたまたまChatworkを使用しており、まさに私が望んでいたツールだったためChatworkに切り替えることにしました。

Chatworkと対面コミュニケーションを使い分けることが重要

Chatworkを導入する際の懸念点などはありましたか。

木村：技能実習生を含めた全社員を対象にChatworkを導入することで、社内の連絡は格段に楽になりました。一方で、直接話すべき内容でもチャットで済ませてしまう社員が少なからずいることが懸念点でした。Chatworkには、履歴を残せたり、ファイルを保管できたり、過去のやりとりをすばやく検索できたり、メッセージをブックマークしたり、よく使う情報を概要欄にまとめたりといった多くのメリットがあります。一方で、文字では伝えにくいニュアンスを正しく伝えたり、臨場感を持って話したりすることについては、対面や電話など口頭でのコミュニケーションの方が向いています。

そこで当社では、Chatworkと対面コミュニケーションは使い分けるよう社員を指導しています。時間に余裕がある連絡や、全社員に対して行う通達などにはChatworkを活用し、それ以外の連絡はなるべく対面や電話を使うといった具合です。もし、履歴に残したい場合は、電話したあとで同じ内容をChatworkに共有すればいいのです。

社内へのChatworkの浸透で苦労はありませんでしたか。

木村：Chatworkは使い方が難しくないので、浸透については特にハードルはなかったですね。ITに慣れている若手はもちろん、70代の社員もiPadでChatworkを使いこなしています。

各営業所と本社事務所をグループ分けして事務処理を効率化

ここからは、Chatworkの具体的な活用法についてお聞きします。どのようなグループチャットを作成されているのでしょうか。

木村：全社向けや部署、案件ごとにグループチャットを作成して使い分けています。まず、全社向けのグループチャットでは社員全員に向けた通達・回覧などを発信しています。たとえば、日報を上げるように促す通達や、各現場ごとの請求書チェックの通達、コロナに関する情報、担当者が現場を定期的にまわる「安全パトロール」に関する情報など、社員全員が知っておくべき情報です。

部署ごとのグループチャットには、たとえば「広告」グループなどがあります。これは社内の広報担当者の連絡用です。会社で運用しているSNSにアップする原稿や写真を共有したり、住宅の撮影を行うためのカメラマンの手配など、広報まわりのやりとり専用のグループチャットです。現場の社員には関係ない話題が多いので、広報だけでグループチャットを独立させています。

また、Chatwork活用で特徴的なのは、本社事務所との連絡用にグループチャットを作成している点です。たとえば「事務所⇔建設部【報連相】」チャットなら、本社事務所と建設部のメンバーが入ってやりとりを行っています。当社は営業所や現場が複数ありますが、経理や総務といったバックオフィス機能は本社にしかありません。そのため、請求書のチェックや支払伝票の処理などの事務作業は、必ず本社事務所と連携する必要があるのです。

"工事は段取りが8割" Chatworkで社内外の連携を強化

社外の方とChatworkは活用されていますか。

木村：活用しています。たとえば、給与計算の外注先とのグループチャットです。現場の日報や電子版タイムカードをChatworkで共有し、原価計算や給与計算をお願いしています。外注先と経理、私の3者がグループチャットに入っており、データのやりとりや確認などを行っています。

他には合同インターンシップにもChatworkを活用しています。合同インターンシップは、同じ地域で建設業を営む3社が集まって開催するインターンシップです。産学官で連携しており、Chatworkには参加社のほかに富山大学の先生や自治体の担当者も入ってやりとりを行っています。

最後に、工事案件ごとのグループチャットです。「◯◯邸新築工事」のような名前のグループチャットで、社内の営業スタッフや工務担当者、社外からはデザイナーやコーディネーター、地盤改良工事業者、基礎工事業者、配管業者、電気工事業者など多数の業者が入っています。

実際に工事が始まると専用の工程管理ソフトに移行するのですが、それまでのやりとり、たとえばお客様との打ち合わせ議事録の共有や、図面に関する話し合い、入金確認などはChatworkで行います。工事案件が成功するかは8割が段取りで決まります。だからこそ、Chatworkによる効率的な情報共有が重要なのです。

営業スタッフ間の情報共有がやりやすくなり売上増にも貢献

Chatworkを導入した効果について教えてください。

木村：プロジェクトごとの配布資料を紙からPDFに変更したので、ペーパーレス化が促進できています。月に4回の定例会議だけでも10枚×4回で40枚。各プロジェクトも含めると数え切れない枚数の紙資料がなくなりました。工事書類については一定期間の保管義務があるので紙はなくせませんが、それ以外の紙が減ったことで保管スペースの削減にもつながっています。

また、営業スタッフ間で情報共有がやりやすくなり、営業活動にも効果が出ています。先にお客様を訪問した営業スタッフが得た情報を、別の営業スタッフが把握しておくことで、商談もスムーズに進むのです。いわば営業管理ツールのような使い方ですね。おかげで訪問できる件数が増えただけでなく、そこから案件化するケースも増えてきました。専用のサービスもありますが利用料が高額ですし、当社くらいの規模ですとChatworkの方が使いやすいと感じます。

ファイルの保管やデータの整理にも役立っています。概要欄にGoogleWorkSpaceなどのリンクを張ったり、マイチャットにファイルを保管してオンラインストレージ代わりに使ったりしています。ファイルを探す時間や手間が削減できたと感じています。

Chatworkの導入を検討されている企業へメッセージをお願いします。

木村：Chatworkはとても使い勝手のいい連絡ツールです。多くの企業で使用されているため、Chatworkで簡単につながることができるのも便利です。プライベートチャットのように既読がつかないため、自分のペースで利用できます。

最近の若手はITツールも使い慣れていますから、今後はChatworkのようなコミュニケーションツールがないとスムーズに仕事を進めるのは難しいのではないでしょうか。建築業界もそうですが、人手不足を補うには最適なサービスだと思います。

ありがとうございました。