「言った、言わない」が起きなくなり、様々なコスト削減につながった

口頭連絡での「言った、言わない」と、メールでの情報管理の煩雑さが課題

まず、御社の事業について教えてください。

密山：滋賀県を中心に、関西広域にて建設関係の事業を営んでおります。建設事業のなかでも、測量業・人材派遣（施工管理）・土木工事業・建築工事業を行っており、現在では測量業を中心に事業活動を行っています。その中でもICTを活用した3次元測量に力を入れており、レーザースキャナーやドローンで効率化を図り、人材不足に対応していくi-Construction事業に取り組んでいます。

Chatwork導入のきっかけとなった組織課題は何だったのでしょうか。

密山：以前は連絡手段が電話かメールだけだったこともあり、情報共有やコミュニケーションに関する課題がありました。たとえば、幹部社員が部下に指示を出したのに、部下が期限までにやっていなかったというトラブルがあったとします。幹部社員は指示を出したと言いますが、部下は聞いていないと言う。指示が電話や口頭だと記録に残らないので、「言った、言わない」が起きてしまうわけです。逆もまた然りで、部下が幹部社員にお願いしたのに幹部社員は聞いてないと言うケースもあります。

メールを使えば記録には残ります。ですが、メールはあとから探しにくいのが難点です。私自身はメールをフォルダ分けして整理していますが、そんなことをやる人はなかなかいないし、個人の整理の仕方についてそこまで指導するわけにもいきません。

そもそも、メールだとコミュニケーションが取りにくいという課題もあります。メールのやりとりのあとに「ありがとう」とか「了解」とか、一言送るだけでコミュニケーションや関係性が円滑になったりするものですが、なかなかメールで一言だけ返信するのはやりにくいですよね。そういう使い方ができる人もいれば、できない人もいます。

記録を文字に残せて、あとから検索しやすく、一言だけの気軽なコミュニケーションもとりやすいツールはチャットしかありません。そこで導入したのがChatworkです。

丁寧な説明とトップの積極的活用で浸透を後押し

他社のチャットツールと比較検討はされましたか。その中でChatworkを選んだ決め手は何だったのでしょうか。

密山：比較はしていません。知人からChatworkを紹介されて、便利だったので導入を決めました。Chatwork以前に使っていたのはプライベートチャットでしたが、プライベートチャットはビジネスではなく個人用のツールなので、なるべくなら使いたくないと思っていました。会社の情報が漏れてしまうセキュリティリスクもありますからね。

Chatworkの導入について、社内外の反響はいかがでしたか。導入する際の懸念点などはありましたか。

密山：社員のなかには新しいことを嫌がるタイプの人もいるので、Chatworkを受け入れて使ってくれるのかという不安はありました。ただ、そうした社員の不満というのはつまり「新しいツールが入ることで、仕事が増えるのではないか」ということなんです。若い世代はともかく、年配の社員は特にスマホやデジタルへの苦手意識が勝ってしまう。ですから、Chatworkは報告・連絡・相談のためのツールであること、導入することで仕事が増えることはなく、むしろ業務効率が上がるのだということを丁寧に説明しました。

さらに、私が自ら積極的にChatworkを活用するよう心がけ、「おはよう」とか「今日の現場はどうだった？」とか「お疲れさまでした」とか、気軽なメッセージも含めて発信することで、会社全体にも浸透させることができました。上がやらないのに、下がやるわけがないですからね。当社では誰よりも私が一番Chatworkを使っていると思いますよ。

部門や役職別にグループチャットを作成し情報管理を効率化

ここからは、Chatworkの具体的な活用法についてお聞きします。どのようなグループチャットを作成されているのでしょうか。

密山：グループチャットはグループ全社向け、部門別、役職別、事業グループ別など細かく分けています。取引先ともChatworkでやりとりするため、よく使うものだけでも50以上はあります。たとえば部門別なら管理部や技術部、ICT部、設計部などがあり、そのなかでも5人くらいの小さなチームに分けてグループチャットを作成しています。Chatworkのグループチャットでピラミッド構造の情報管理を行っているようなイメージですね。

1つ例を挙げると、「サンキ営業・役員」グループチャットでは、お客様情報やライバル情報などをやりとりしています。たとえば、見積もりで他社の方が安かったなら、なぜそうなったのかを調査し、情報を集約しています。Chatworkで情報を一元化することで、あとから調べたい場合でも簡単に振り返ることができるのです。

その他に、勉強会用のグループチャットや研修用のグループチャット、部門会議用のグループチャットなどもあります。

社外とも積極的に活用、スケジュール調整やファイル管理に便利

Chatworkを使っていて便利だと感じるのはどんな点でしょうか。

密山：たとえば、スケジュール管理です。スケジュール管理は「調整さん」を使っていますが、そのURLをChatworkで共有する使い方が便利です。これがメールですと、埋もれてしまって社員が忘れてしまう可能性がありますが、Chatworkはグループごとに分かれていて情報が整理されているので見落とすことがありません。

また、私個人としてはマイチャットをクラウドストレージのように使っています。普段、重要な会議や打ち合わせは録音しておき、あとから文字起こしをしているのですが、これまでは録音ファイルをどこに保管しておくのかに課題がありました。録音してすぐにメールで送ろうにもファイルの容量が大きすぎるので外部のサービスを使う必要があります。さらに、メールは先ほどから申し上げているように埋もれる可能性があります。そこでマイチャットです。録音したらすぐにファイルをマイチャットに上げておく。これなら絶対になくなりませんし、保管場所もばらばらにならずに済みます。何より、ツールをChatworkに集約できるのが利点ですね。私はなるべく1つのツールで仕事をこなしたいのです。

社外の方とはどのような活用をされているのでしょうか。

密山：取引先にも「Chatworkはやっていますか？」と声をかけて、最初からChatworkを使うようにしています。もともとChatworkを導入している企業は多いので、スムーズにやりとりをスタートできます。

また、全国の建設会社のコミュニティである建設部会にもChatworkを導入してもらっています。以前は連絡手段が電話だったのですが、Chatworkの方がメリットが大きいことを説明して使うようにしました。

Chatworkを使う上でのルールなどは決めていますか。

密山：あまり細かくルールを作ると使ってくれなくなると思うので、特にルールは決めていません。

トラブルの防止や様々なコスト削減に効果

Chatworkを導入した効果について教えてください。

密山：まずは、社員やお客様との日程調整が楽になったこと。全体発信が容易になったことで、各自の調整内容が文章で残るため、取りこぼしや「言った、言わない」の防止につながっています。

加えて、電話や紙を使う頻度が減ったことで、電話代や紙・印刷代、郵便切手代などのコスト削減にもつながりました。仮に電話を1回3分としても、それが毎日何回もあることを考えると年間ではかなりのコストです。それが削減できたのは大きな効果といえます。

結局のところ、コストは「人が動くこと」に対してかかってくるものです。人を集める時間、人が移動する時間、それらはすべてコストです。Chatworkでそのようなコストを削減することで、結果的に無駄な残業の削減や、業務の質の向上が実現できるのです。

Chatworkの導入を検討されている企業へメッセージをお願いします。

密山：Chatworkは社員全体への発信や外部との調整内容がテキストで残るため、ビジネス上のトラブルを軽減できるツールです。誰にとっても使い方が簡単で、社外とのコンタクトも容易に行えます。移動中でも社員との面談ができるなど、時間の有効活用もできます。そのような効果を期待されるのであれば、ぜひ導入してみてはいかがでしょうか。

ありがとうございました。