メールによるストレスがなくなり、開発スピードが2倍になりました

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メンバー構成を教えてください

吉田 : 社員は2011年に2名からスタートし、現在は23名です。内訳は、開発担当者が11名・企画担当者が12名です。Chatworkは2013年の2月に導入し、25名プランを利用しています。

メールが増えすぎ、追い切れないと社内から苦情

Chatworkを導入する前、どんなことで困っていましたか？

吉田 : 会社の設立時はメンバーが2名でしたが、1年後には20人以上になりました。そのタイミングでメールのやり取りが多くなりすぎてしまい「メールが追いきれない。」と社内で苦情になりました。 というのも、私は30人ぐらいまでのマネージメント方法として「すべての情報は全員に共有する方が良い。」と考えています。当初は業務に関連するメーリングリストをひとつに定め、すべてのメールのやり取りを全社員に共有していました。さらに業務で決まったことはどんな小さなことでも口頭で処理せず、すべてメーリングリストに流すようにしていました。創業時はこの方法で迅速に情報共有ができ、全員が同じ目線で業務を進めることができました。

ところが、時間とともにメールのちょっとしたレスなどが大量にやり取りされるようになり、余計な情報が膨大に行き交うようになりました。情報共有手段としてメールに限界を感じ、この状態を改善するために適当なツールを探しはじめました。

どんなツールを検討しましたか？

吉田 : 海外のチャットツールはいくつか試しました。Yammer（ヤマー）、HipChat（ヒップチャット）などです。

Chatworkを選んだ決め手は？

吉田 : 決め手は、開発の人たちにChatworkの評判が非常に良かったことです。

「自分の必要な時に必要なタイミングでChatworkは見ればよい」という点が良いのだそうです。クラウドワークスではメールは強力なプッシュツールとして利用しています。メールですぐに返信してほしいと連絡が来たり、開発中に話しかけられたりするのはプレッシャーです。

これがChatworkだと開発者のペースで対応ができるのでストレスになりません。

海外のツールと比べた感想は？

吉田 : 海外のツールに比べてChatworkは一覧性が高いと思います。他の海外のツールはもっと階層構造になっています。フォルダ的な概念で一階層目のフォルダがあって、それをたどると2階層目があって、3階層目があってという具合です。階層構造のフォルダは、分かる人同士のコミュニケーションには良いのですが、詳しくない人が見ると全体構造がわかりにくいです。

その点Chatworkは、左側にグループがフラットに並べられているので全体の構造を把握しやすいです。

プロジェクト進行・部署間の相談・外部パートナーとの連絡に利用

クラウドワークスにはChatworkの利用ルールがあるそうですね。

吉田 : はい。クラウドワークスでは社員間で情報格差が起きないようにしています。情報は平等にした上で、スキルや努力で結果に差が出るようにしたいからです。

そのため、Chatworkの運用にもルールを設けています。個別のチャットを禁止し、すべてのグループチャットに原則全員が入る形で運営しています。

スキルや努力で結果に差がでるようにするための利用ルール

• 新しいグループチャットには全員を追加（全社員全グループ参加）
• 個別チャットは禁止

この方法では、直接関係のないグループにも入ることになるので受け取る情報がかなり増えますが、どんな情報がやり取りされているかは誰でも見ることができます。かつメーリングリストと違い、関係のないものは無視しやすいのでストレスがありません。「必要な人を必要なグループに入れる」という発想は、もう少し組織が大きくなってからで良いかなと思っています。

どのような目的のグループチャットを作っていますか？

吉田 : プロジェクトごとにグループチャットを作っています。他には部署間の相談などのグループ・外部のエンジニアとのグループ・情報共有のためのグループがあります。

【開発担当の使い方】

クラウドワークスのサービス改善グループ・新規の技能開発・UX改善が中心です。開発のみ外注のエンジニアがグループに入っています。

【企画・マーケティング担当の使い方】

クライアントサポート・新規クライアントの獲得・受注者の獲得・業務提携の推進・イベント運営・マガジン制作・Webページの制作などがあります。

【企画が開発に相談するためのグループチャット】

企画の人が誰に相談していいか分からない時に、「開発への相談依頼」というグループに投稿できます。企画は開発にとても詳しいわけではありません。ここにポストすると開発の全員が見てくれて、適切な答えや担当者を教えてくれます。

【情報共有のためのチャット】

渋谷に移転したばかりでしたので、見つけた渋谷のランチ情報をシェアしています。

メール1日500通が半減し、業務効率アップ

Chatworkの利用で変わった点は？

吉田 : メールが減って業務効率が確実に上がったと思います。うちではメールは強力なプッシュツールなので、本当に必要なものだけメールでプッシュされてくるようになりました。メールは自分に関係なくても開かないと何が入っているか分からないので全部開きます。この開く作業がめちゃくちゃ無駄です。

この意味ではChatworkは開く感覚がなくて、1個1個開かないといけないメールに比べて業務効率としては格段に違う印象があります。

メールの量はどう変化しましたか？

吉田 : 以前は、私は1日500通ぐらいあったと思います。今は200〜250通です。社員はもっと少ないです。開発者はほぼメールはなくなりました。企画の人は社外との連絡もあるので200ぐらいです。

開発者のストレスが軽減され、開発スピードが2倍に

開発者にとってはどのような点が変わりましたか？

吉田 : 開発スピードは2倍になったと思います。もともと開発がメールに返信する時間が毎日半分ぐらいありました。「メールの情報を読み込む」・「理解して返信する」という作業が圧倒的に短縮されました。この意味で開発スピードは2倍になったと思います。

もう1点は、開発者のストレスがなくなったことです。彼らはプッシュされるのがあまり好きじゃない。Chatworkは強力なプッシュはされないし、かつ情報が全部ストックされていて、自分のタイミングで全部見返せます。開発が自分のペースで業務に集中できるようになったというのはすごく大きいと思いますね。

開発の野村真一さんは、Chatworkを使ってみていかがですか？

野村 : リモートで開発を委託している開発者とのやり取りに非常に便利です。Redmine（開発専用のプロジェクト管理ツール）やメールだと細かいやり取りは面倒ですし、Skypeは電話のように相手に即レスを求める感じがいまいちでした。Chatworkはその中間くらいで、バランスが非常によいと感じます。グループチャットにしておけばやり取りが共有されるのでノウハウの共有にも一役買っていると思います。

開発の田中洋喜さんは、Chatworkを使ってみていかがですか？

田中 : 日々のリリース報告をするチャットがあるのですが、数が多くても一覧で俯瞰できるのと、検索しやすいことにより、いつリリースされたかの備忘録にもなっていて気に入っています！

野村 : リリース報告は便利ですね。細かいフィードバックが同じスレッド上で展開できて必要があればそのままタスクにできたりもするのでGOODです。

ディスカッションの量が増え、よりアイデアが出るように

他にはChatworkによる変化はありますか？

ディスカッションが増え、一体感が生まれた

吉田 : 会社メンバー全員でのディスカッションの量が増えましたね。メールだと限られた人がやり取りし、関係ない人は全部読まないので意見が言えませんでした。Chatworkを使うと、関係ない人達も全員で議論ができるので会社としての一体感が生まれたと感じています。社員が5〜6人の時は何でも全体で話していたのですが、20人を超えると全員で毎回集まって議論できません。社員が増えたタイミングでChatworkがあったので、引き続き全員で議論ができ一体感が生まれました。

アイデアを出しやすくなった

吉田 : メールは件名を入れて宛先をいれてといった手順を踏む必要がありましたが、Chatworkはダイレクトに用件だけを伝えても不自然じゃありません。やり取りの敷居が非常に下がり、いろいろなアイデアを出しやすくなった感があります。メールは人によっては引用で返信する人もいますし、過去のやり取りを全部消して送る人もいて、返信のやりかたに決まりがありません。こうなると返信が3回以上になると、もう関係ない人は読まないのでアイデアは出にくいです。その点Chatworkだと、関係ない人でもワンクリックで全体のやり取りを1回でざっと目を通せるので、自分が直接関わっていないプロジェクトの情報ができます。

どんな場面でアイデアがたくさん出て良いなと思いましたか？

吉田 : たとえば、会社概要のリニューアルをする時にそう思いました。プロジェクトメンバーを限定していたのですが、実はアイデアを持っている人が社内にたくさんいて「こうしたほうがいい」、「ああしたほうがいい」と意見がでました。

たとえば「最近のつぶやき」といって、Twitterに流れているクラウドワークスに関連する投稿が出るようになっています。このプラグインのアイデアと組み込み方は担当以外のエンジニアが出してくれました。

新人・若手が議論に参加しやすくなった

吉田 : Chatworkは新人・若手が議論に参加しやすいツールだと思います。メールでは意見の内容そのものよりも、「メールの書き方が失礼」とか、「その書き出しはないだろう」といったツッコミが入っていました。過去のやり取りを全部見返して、理解してから意見を言うという慣例もあります。これを若手はストレスに感じていました。

一方、Chatworkでは気兼ねなく1行2行でも「こういうことってあるんじゃないでしょうか？」とか、「こんなのどうですか？」とリンクを張ることがよくあります。

ユーザー追加時に、過去のやり取りが一覧できて楽

吉田 : Chatworkはアルバイトが入った時などに、後からユーザーを追加しても過去のやり取りを全部見ることができます。ここは他のチャットツールと全然違います。ちゃんと情報がストックされている。この機能は劇的に便利だと思っています。メールの場合、過去メールを探し出して、それを転送してあげないと分かりません。Chatworkはグループに人を加えるという「ワンアクション」で過去のやり取りが全部共有できます。かなり良いなと思っています。

日本のベンチャーはみなChatworkを応援している気がする。

最後に、ベンチャーなど、成長を目指している方に一言お願いします。

吉田 : Chatworkは無駄な情報が減り、議論が活性化しやすくなります。メールの量が多すぎるとか煩雑だと感じている人はChatworkを導入するとストレスは相当減ると思います。

Chatworkに一言お願いします。

吉田 : こういう情報共有ツールって皆思いつくし、似たようなツールを作っている一部上場企業もあります。多くは資金調達もしています。そんな中、自分達の力だけでここまでのツールを作ったということは、本当にすごいと思っています。日本発、世界に通じる新しい情報共有ツールとして飛躍してほしいと思います。この意味では、日本のベンチャーは皆Chatworkを応援している気がしますね。