Chatwork

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スムーズに在宅勤務へ移行できたのはChatworkがあったから

新型コロナウイルスの感染拡大にともない、早い段階で在宅勤務体制へ移行したGMOインターネット株式会社。以前からChatworkを活用していた同社では、在宅勤務にありがちなコミュニケーション課題が少ないといいます。在宅勤務時のChatwork活用について話を聞きました。

規模
1,001名以上
業種
インターネットサービス
目的・効果
業務効率化 他部署との連携

GMOインターネット株式会社

1995年インターネット事業を開始。現在グループ企業は114社、パートナー(従業員)は約6000名。インターネットインフラ事業、インターネット広告メディア事業、インターネット金融事業、仮想通貨事業が主な事業で、特にインフラ事業におけるドメインシェアは9割、サーバーシェアは5割を誇る。(取材:2020年3月)

デベロッパーリレーションズチーム
加藤由香子

  • 新型コロナウイルスの感染拡大が社会問題に
  • 在宅勤務の前後で社内コミュニケーションの大きな変化を懸念
  • 長期間の在宅勤務で孤独や精神的な疲れも
  • いち早く在宅勤務体制へ移行した
  • 以前から使っていたChatworkをコミュニケーションツールとして活用
  • オンラインビデオ会議の頻度を高めた
  • パートナー(従業員)の安全を守りながら業務が進められるように
  • 在宅勤務体制に移行後もこれまでと変わらない環境で仕事ができる
  • 顔が見える会話によりコミュニケーション不足が解消

課題

  • 新型コロナウイルスの感染拡大が社会問題に
  • 在宅勤務の前後で社内コミュニケーションの大きな変化を懸念
  • 長期間の在宅勤務で孤独や精神的な疲れも

解決策

  • いち早く在宅勤務体制へ移行した
  • 以前から使っていたChatworkをコミュニケーションツールとして活用
  • オンラインビデオ会議の頻度を高めた

効果

  • パートナー(従業員)の安全を守りながら業務が進められるように
  • 在宅勤務体制に移行後もこれまでと変わらない環境で仕事ができる
  • 顔が見える会話によりコミュニケーション不足が解消

新型コロナウイルスの感染拡大に伴って、いち早く在宅勤務体制へ移行

まず、業務内容について教えてください。

加藤:私はデベロッパーリレーションズチームに所属し、エンジニアに向けた技術広報という立場で、弊社の強みをアピールして採用につなげる業務をおこなっています。もともとはメンバー全員が所属部門との兼務で立ち上がったチームでしたが、今年から正式なチームとなり3名が専任となりました。

現在、多くの企業が新型コロナウイルスの対応として在宅勤務の導入を始めています。そんななか、GMOインターネット株式会社さまでは2020年1月27日よりいち早く在宅勤務体制へ移行されました。在宅勤務の前後でChatworkの活用に変化などはありましたか。

加藤:正直、在宅勤務移行の前後でChatworkの使い方はそれほど変わっていません。もともと社内のコミュニケーションにChatworkを活用していて、慣れていたのでそう感じるのかもしれませんね。

いち早く在宅勤務体制への移行を進めた同社。写真のとおり立派なオフィスも現在はまったく人がいないため、少々寂しい社内風景。

イベント出展や広報業務における情報共有にChatworkを活用

Chatworkの活用の内容について伺います。加藤さまはChatworkをどのように使っていますか。

加藤:私のメインの業務は、エンジニア向けのオフライン/オンラインイベントの企画立案・実施のほか、ブログやソーシャルを通しての広報などです。1つのイベントごとに1つのグループチャットを作成し、そこに関係するメンバーをアサインしてやり取りをおこなっています。チームメンバー以外にも、たとえば登壇者やその人の上長など他部署のメンバーも加わります。1つのグループチャットで情報をまとめることで関係者全員が動きを共有できるのです。

大規模なイベントの場合は情報が多くなりすぎませんか?

加藤:たしかに規模が大きい場合は1つだけでなく、いくつか役割に応じたグループチャットを用意することもあります。たとえば当日の運営用のグループチャットは別に用意したりしますね。

その他にはどのようなグループチャットを使っていますか。

加藤:昨年までホスティング事業と兼務していたこともあり、ホスティング事業部のグループチャットに今も入っています。他にもプロダクトやマーケティングのグループチャットなどにも入っていますね。外部のエンジニアに向けてサービスをアピールすることも技術広報としての業務なので、その情報を吸い上げるために他のチームともしっかり連携する必要があるからです。

また、API連携で競合他社の情報を毎朝取得するグループチャットもあり、そこにはチーム全員が入っています。こうした情報収集用のグループチャットが各サービスごとにあります。

本記事の取材も在宅勤務環境で実現。チャットで連絡を取り合いながら取材当日テレビ会議で話を伺った。

"同僚への気軽な呼びかけ"の役割をChatworkが担う

在宅勤務の前後で使い方に変化はないとのことですが、コミュニケーションの量や密度などの部分で変化は感じていますか?

加藤:Chatworkを通してのコミュニケーション頻度は以前より上がっています。やはり、会社に出勤していたときとは環境が大きく違い、在宅勤務では隣にいる人に「ちょっと」と気軽に話しかけることはできません。そうした気軽な呼びかけの役割をChatworkが担ってくれるようになっているのです。

機能でいうと、リアクション機能がメンバー間でとても好評です。文字だけでは伝わらないニュアンスが表現できて、よりリアルでの会話に近い雰囲気がチャットで再現できます。既読の確認にも使えるのが便利ですね。以前は読んだことを伝えるのに「了解です」という一言がずらっと並ぶようなこともあり、投稿に「了解は不要です」とつけたりしていました(笑)。リアクション機能でそれもなくなり、より会話がスムーズになったと思います。

会社にいると緊急の用件は会って伝えるということができたと思いますが、在宅勤務ではそのあたりもChatworkを活用していますか。たとえば、緊急用のグループチャットなどを作ったりしていますか。

加藤:私の業務については、そもそも緊急性を伴うことがないようにしています。メインの業務がイベントの進行管理なので、早めのスケジューリングを徹底すれば緊急事態はほとんど起きないのです。上長もそこはわかってくれているので、Chatworkでのレスも速く、特に困ることはないですね。

同社のグループチャットの1コマ。在宅勤務でも気兼ねなく雑談で盛り上がっている様子が伺える。

在宅勤務でオンラインビデオ会議は必須

リアルでのコミュニケーションができないことについてはどう感じていますか。

加藤:対面でのコミュニケーションも重要だとあらためて感じています。対面で話さないと伝わりにくいこともあります。それに、やっぱり在宅勤務はずっと1人なので孤独ですし、精神的に疲れてくることもあると思います。そういうときはオンラインビデオ会議での朝会を開いたり、雑談の時間を設けたり、オンライン飲み会やランチ会を開催したりもしています。在宅勤務をする上でオンラインビデオ会議は必須だと思いますね。

チャットでのテキストコミュニケーションとオンラインビデオ会議の使い分けなどはどのようにしていますか。

加藤:明確な切り分けはないのですが、全員の意識の共有を図る場合などは対面のほうがスムーズだと思いますね。私たちもチームで1日1回、兼務メンバーも含めると1週間に1回は必ずオンラインビデオ会議で顔を合わせて話すようにしています。

自宅の作業環境やオンオフの切り替えが課題

在宅勤務になってから感じる課題はありますか。

加藤:在宅勤務だからというわけではないのですが、関わるサービスが多いと入るグループチャットも増え、情報量が多くなりすぎる課題は感じています。社内のグループチャットの数もどんどん増えてしまうので、新たにルールづくりを検討しています。たとえば終了したプロジェクトのグループチャットには「終」の文字をつけるとか、検索されるだろうキーワードをグループチャットの名前に入れておくなどです。

Chatworkに限らない在宅勤務の課題という意味では、やはり自宅の作業環境ですね。特にモニターや椅子は在宅勤務のためによいものを買ったパートナー(従業員)も多くいます。私も座椅子を買いました。

在宅勤務ですとオンとオフの境目が曖昧になったりしませんか。

加藤:それはありますね!Chatworkについては皆そのあたりを配慮していて、送る時間はちゃんと考えられています。ただ、私は主婦でもあるので、家のことをしながら業務時間中に見られなかったチャットをついスマートフォンでチェックしてしまうようなこともありますね。オンオフはしっかり管理したいと思っています。

これから在宅勤務への移行やChatworkの導入を検討されている企業にアドバイスをお願いします。

加藤:私自身は在宅勤務に移行してもそれほど仕事の環境が変わったと感じませんでした。その理由は、以前からChatworkを使っていたからだと思います。ただ、テキストコミュニケーションだけでは不十分で、オンラインビデオ会議もあわせて導入すると良いと思います。

ありがとうございました!